Docs2Manage6

Docs2Manage

— это комплексное решение для управления документами, которое обеспечивает возможности сканирования, хранения и мгновенного поиска.

Он поддерживает несколько отделов в одной базе данных и позволяет изменять поля данных и права/роли пользователей…Подробнее о Docs2Manage

Пока нет отзывов

Начальная цена: доступна по запросу

Бесплатная версия недоступна

Бесплатная пробная версия недоступна всех размеров планируют, расставляют приоритеты, управляют и выполняют свою работу более эффективно. Платформа предлагает решения для самых разных областей применения, таких как…Подробнее о monday.com

Начальная цена: доступна по запросу

Доступна бесплатная версия

Доступна бесплатная пробная версия

Сравнить

Посетите веб-сайт

Nagix

NAGIX — это передовая цифровая система документов с доступом, которая преобразует и форматирует клиентские документы, финансовые отчеты и многое другое в доступные документы, совместимые с UA, включая PDF-файлы . NAGIX — идеальное решение для вашей организации…Подробнее о Nagix

Отзывов пока нет

Начальная цена: Доступна по запросу

Бесплатная версия недоступна

Бесплатная пробная версия недоступна

Посетите веб-сайт

Perfect Doc Studio

Разработка и доставка персонализированных документов, контрактов, электронных писем, SMS и автоматических телефонных звонков вашим клиентам на более чем 100 языках с помощью Perfect Doc Studio. Эта система позволяет бизнес-пользователям получить 100% контроль над своими клиентами…Подробнее о Perfect Doc Studio

Начальная цена: доступна по запросу

Бесплатная версия недоступна

Бесплатная пробная версия недоступна

Посетите веб-сайт

Apryse PDF SDK

Apryse, ранее известная как PDFTron, выводит решения для работы с документами на новый уровень, делая работу лучше и упрощая жизнь. Являясь мировым лидером в области технологий обработки документов, Apryse предоставляет разработчикам, корпоративным клиентам и малым…Подробнее об Apryse PDF SDK

Начальная цена: доступна по запросу

Бесплатная версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Посетите веб-сайт

Интеллект СМК

FrontRunners 2023

Интеллект предоставляет гибкое программное решение и платформу для управления качеством предприятия (eQMS), предназначенную для соответствия любым требованиям FDA и ISO, а также для целей цифровой трансформации. Создан на основе Intellect Compliance…Подробнее о Intellect QMS

Начальная цена: Доступна по запросу

Бесплатная версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Сравнить

Посетить сайт

Менеджер электронной почты для Microsoft 365

Colligo Email Manager для Microsoft 365 идеально подходит для предприятий среднего и крупного бизнеса, использующих SharePoint Online в отраслях с нормативными требованиями или требованиями политики. Надстройка SharePoint позволяет сохранять и автоматически классифицировать…Подробнее о диспетчере электронной почты для Microsoft 365

Начальная цена: 5 долларов США в месяц

Бесплатная версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Посетите веб-сайт

FileHold

FileHold Enterprise — это решение для управления документами, которое помогает крупным организациям перейти на безбумажную рабочую среду. FileHold можно установить локально или в безопасном частном или общедоступном облаке. Особенности включают в себя…Подробнее о FileHold

Начальная цена: $25 в месяц

Бесплатная версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Сравнить

Посетить веб-сайт , от первоначальных утверждений до окончательных утверждений. Централизованная платформа позволяет пользователям публиковать утвержденные документы v. ..Подробнее об Orcanos

Начальная цена: доступна по запросу

Бесплатная версия недоступна.

Бесплатная пробная версия недоступна. Вы делитесь своим контентом и сотрудничаете с ним либо со своей организацией, либо с внешними людьми, у которых также должен быть доступ. Таким образом, вы создаете единый источник правды и…Подробнее о Phonemos

Стартовая цена: $2,50 в месяц

Бесплатная версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Посетите веб-сайт

IntraHub

IntraHub — это безопасное и простое в использовании облачное решение для внутренней совместной работы. IntraHub позволяет пользователям создавать свой собственный «концентратор», адаптированный для бизнес-целей их компании, и предоставляет все необходимые инструменты для совместной работы …Подробнее о IntraHub

Пока нет отзывов

Начальная цена: $5,00 в месяц

Бесплатно версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Посетите веб-сайт

Библиотека Adobe PDF

Автоматизируйте создание, обработку и управление PDF-файлами в крупномасштабных приложениях, чтобы быстрее выйти на рынок. Используя тот же исходный код Adobe, что и Acrobat, для согласованности и надежности библиотека Adobe PDF дает разработчикам гибкие…Подробнее о библиотеке Adobe PDF

Начальная цена: Доступна по запросу

Бесплатная версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Посетите Веб-сайт

Комнаты

Drooms — это облачное решение для виртуальной комнаты данных, предназначенное для малого и среднего бизнеса. Это позволяет пользователям безопасно получать доступ и обмениваться конфиденциальными файлами и документами как с внутренними командами, так и с внешними клиентами. T…Подробнее о Drooms

Начальная цена: $12,90 в месяц

Бесплатная версия недоступна

Доступна бесплатная пробная версия

Сравнить

Посетить веб-сайт

Cerberus FTP Server

решение, которое помогает предприятиям малого и среднего бизнеса управлять передачей файлов с помощью двухфакторной аутентификации и безопасного шифрования SSL. Платформа также включает в себя белый/черный список IP-адресов и …Подробнее о Cerberus FTP Server

Начальная цена: $499,00

Доступна бесплатная версия

Доступна бесплатная пробная версия

Сравнить

Посетите веб-сайтПросмотреть все продукты относится к более широкой категории систем управления контентом (CMS), помогает бизнес-пользователям загружать, отслеживать и архивировать документы в цифровом виде, сохраняя при этом их безопасность. Многие системы управления документами включают инструменты рабочего процесса для управления жизненным циклом конкретных документов, таких как статьи или юридические контракты.

По данным Ассоциации управления информацией и изображениями (AIIM), 75% компаний используют более одного решения для управления документами. Это отражает как объем информации, которой сегодня должны управлять компании, так и разнообразие доступных решений.

С этой целью мы создали это руководство для покупателей, чтобы помочь вам лучше понять, что представляет собой эта технология и как она работает, чтобы вы могли выбрать лучшее программное обеспечение для управления документами для своей организации.

Вот что мы рассмотрим:

• Что такое программное обеспечение для управления документами?
• Общие приложения программного обеспечения для управления документами
• Общие сценарии покупателя
• Рыночные тенденции для понимания

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами предоставляет организациям следующие функции:

• Центральное хранилище записей с возможностью поиска.
• Бумажные документы можно загружать и хранить в цифровом виде, что устраняет необходимость в дополнительном пространстве (и стоимости), необходимом для хранения бумаги. Помимо улучшения организации и эффективности.
• Цифровое хранилище документов сводит к минимуму риск потери или повреждения записей.

Организации, которые часто используют и/или ведут записи, содержащие конфиденциальную личную информацию, например, в медицинской или финансовой сфере, могут особенно извлечь выгоду из программного обеспечения для управления документами. Эти решения могут помочь обеспечить соответствие документов отраслевым стандартам, а также предоставить соответствующим пользователям быстрый и надежный доступ к записям.

Скриншот основной панели управления в eFileCabinet

Программное обеспечение для управления документами также полезно для компаний, которые ищут способ реализации процессов рабочего процесса на основе правил, таких как просмотр и утверждение документов перед публикацией и/или выпуском.

Общие приложения программного обеспечения для управления документами

Программное обеспечение для управления документами представляет собой широкую категорию, охватывающую множество различных приложений. Многие из этих приложений могут продаваться как отдельные продукты или объединяться в комплексный интегрированный пакет.

Захват документов и визуализация	Использует технологию обработки изображений для оцифровки печатных документов. Эти приложения часто интегрированы с функциями чтения документов и поиска.
Индексация	Назначает метаданные (например, такие свойства, как автор и формат файла) документам в библиотеке или архиве, чтобы сделать их доступными для поиска.
Издательство	Позволяет пользователям создавать, редактировать и распространять контент с помощью инструментов рабочего процесса и разрешений на основе ролей.
Ведение документации	Защищает записи, классифицируя и архивируя конфиденциальные данные.
Управление делами	Автоматизирует документирование и управление обращениями, включая утверждения, разрешения ролей и другие необходимые шаги.
Управление контрактами	Облегчает рабочий процесс для создания и пересмотра определенных типов договоров (например, ипотечных договоров).

Снимок экрана программного обеспечения M-Files, показывающий метаданные документа документов: Организации, желающие перейти на безбумажные документы путем оцифровки бумажных документов, часто ищут отдельное приложение для обработки изображений документов, которое помогло бы быстро загружать эти документы без необходимости сканировать их вручную. Приложения обработки изображений иногда являются частью более крупного интегрированного пакета, который предлагает дополнительные инструменты для отслеживания, хранения и поиска этих цифровых записей.

Защита конфиденциальных записей: Компании в определенных отраслях подчиняются государственным постановлениям, определяющим порядок хранения и доступа к записям. Эти правила часто требуют от организаций хранить как исторические, так и текущие документы в цифровом формате и ограничивать доступ к ним. Эти компании часто ищут приложения для управления документами, которые предназначены для обеспечения соответствия требованиям и включают такие функции, как контрольные журналы и разрешения на основе ролей. Компании также должны рассмотреть виртуальную комнату данных, которая предлагает больше функций и средств защиты, которых нет в стандартных системах управления документами.

Организация файловых систем: Многие компании испытывают трудности с поиском файлов и доступом к ним. Например, документы могут храниться в нескольких местах, включая сетевые диски, отдельные рабочие столы и веб-платформы для обмена файлами, что в некоторых случаях может нарушать политики компании. Эти покупатели стремятся унифицировать хранилище документов, чтобы сотрудники могли легко и безопасно получать к ним доступ.

Многие крупные организации часто ищут решения для управления корпоративным контентом (ECM), которые представляют собой более комплексные системы, часто включающие, помимо прочего, приложения для управления записями и цифровыми активами.

Поиск отраслевого решения: Некоторым компаниям требуются решения, адаптированные к конкретным жизненным циклам документов в их организации и включающие инструменты управления делами или контрактами. Программное обеспечение для управления документами помогает автоматизировать и отслеживать уникальный рабочий процесс этих записей, чтобы повысить эффективность и гарантировать, что ни один шаг не будет пропущен.

Рыночные тенденции для понимания

Веб-решения становятся все более доступными: По данным Gartner, в то время как локальные системы управления документами продолжают доминировать на рынке, веб-решения (например, M-Files, Acquia и Spring CM) может помочь дополнить его. Эти решения предлагают такие преимущества, как удаленный доступ к документам, дополнительную безопасность за счет резервного копирования данных в облаке и устранение дополнительных затрат на технологии и оборудование.

Инструменты для совместной работы становятся все более популярными: Все большее число решений для управления документами начинают включать инструменты, облегчающие сотрудничество между пользователями. Эти инструменты позволяют нескольким сотрудникам работать с общими документами, обмениваться файлами и общаться с помощью социальных инструментов на одной платформе, тем самым меняя способ совместной работы команд с записями.

Появление мобильных решений для управления документами: Десять лет назад было немыслимо, чтобы компании могли создавать и редактировать документы на мобильных устройствах. Однако сегодня широкое распространение технологий смартфонов и планшетов привело к тому, что многие поставщики программного обеспечения для управления документами предлагают мобильные приложения, которые позволяют пользователям удаленно получать доступ к содержимому и редактировать его.

---

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и функций, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Многие предприятия малого и среднего бизнеса (SMB), такие как юридические фирмы, творческие фирмы, средства массовой информации и издательские организации, стремятся отказаться от бумаги и ищут для этого подходящий инструмент. Несмотря на это, предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы управления данными является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для малого и среднего бизнеса эффективная система DM может повысить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина — наличие места для хранения и систематизации документов. Управление версиями, рабочие процессы, права доступа, резервное копирование и защита данных также могут обрабатываться решением DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классификации данных — еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ отображения рабочих процессов в вашей организации. При всей этой мощи неудивительно, что во всем мире доходы от проектов по DM и системам управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно растут, как показано на диаграмме ниже от исследовательской фирмы Statista (открывается в новом окне).

Более глубокое погружение: наши проверенные решения

Ascensio System OnlyOffice

Отличное управление файлами и совместное редактирование

4.0 Отлично

Итог:

Ascensio System OnlyOffice — это эффективная система управления документами для малого и среднего бизнеса. Однако более крупные предприятия могут захотеть поискать в другом месте.

ПРОФИ

• Бюджетный ценник.
• Сильный основной набор функций.
• Одновременное редактирование документов упрощает совместную работу.

ПРОТИВ

• Функции соответствия могли бы быть лучше.
• Нет интеграции с корпоративным каталогом для облачной версии.

Microsoft SharePoint Online

Управление документами и файлами, совместная работа и рабочий процесс

4. 0 Отлично

Практический результат:

Microsoft SharePoint Online — это эффективное сочетание рабочего процесса, совместной работы и управления документами. Обозначение «Выбор редакции». Но убедитесь, что вам нужна вся эта мощность, потому что ее цена может быть значительной.

ПРОФИ

• Надежная экосистема сторонних интеграций.
• Гораздо проще в использовании, чем раньше.
• Доступно отдельно или в комплекте с Microsoft Office 365.
• Гибко настраиваемые рабочие процессы.

ПРОТИВ

• Для установки нужны специалисты.
• Имеет высокий ценник.

DocuWare Cloud

Solid Import and Custom Data Integration

4.0 Отлично

Практический результат:

DocuWare Cloud — это надежная система управления документами с мощным набором основных функций. Однако в нем отсутствуют некоторые функции, которые мы нашли в конкурирующих решениях.

ПРОФИ

• Исключительные возможности формы.
• Мощные возможности импорта документов и полей данных.

ПРОТИВ

• Ограниченные интеграции.
• Некоторые функции требуют отдельной загрузки.
• Функциональность обмена могла бы быть лучше.

Продан	Список цен	Цена
DocuWare	Посетите сайт	Посетите сайт	Видеть это (Открывается в новом окне)

Прочтите наш обзор DocuWare Cloud

Hightail Business

Ориентирован на творческие группы по работе с контентом

4.0 Отлично

Итог:

Hightail Business — это решение для управления документами файлы, такие как изображения и видео. В этом отношении у него богатый набор функций, хотя, если вы хотите действительно насладиться его полным спектром возможностей, вам нужно выбрать его самый высокий ценовой уровень.

ПРОФИ

• Ориентирован на творческих профессионалов.
• Включает инструменты комментирования и утверждения, которые инициируют цикл обратной связи с клиентами.
• Позволяет легко получать файлы от клиентов через функцию восходящей связи.

ПРОТИВ

• Не конкурирует напрямую с Microsoft SharePoint Online или Ascensio System OnlyOffice в управлении документами.
• Ограниченная поддержка стандартных типов офисных документов.

Продан	Список цен	Цена
Хайтейл	36 долларов за пользователя в месяц	36 долларов за пользователя в месяц	Видеть это (Открывается в новом окне)

Прочтите наш Hightail Business Review

Rubex от Efilecabinet

Обмен и совместный кольцо следующего поколения

4. 0 Отличный

Суть:

Rubex по efilecabinet File. Основное внимание уделяется улучшенным рабочим процессам, мощному распознаванию символов, а также расширенному поиску и безопасности.

ПРОФИ

• Удобное универсальное решение для безопасного хранения, управления и совместного использования деловых документов и файлов.
• Надежное оптическое распознавание символов (OCR) и функция поиска.
• Мощные функции контрольного журнала.

ПРОТИВ

• Невозможно редактировать документы онлайн.
• Плохая интеграция с мобильным приложением.

eFileCabinet Online

Хорошее соответствие и функции хранения

3.5 Хорошо

Итог:

eFileCabinet Online — это комплексное решение для управления файлами с надежными функциями соблюдения требований и хранения. Обновленный пользовательский интерфейс упрощает поиск всего, независимо от того, с какого устройства или платформы вы к нему обращаетесь.

ПРОФИ

• 30-дневная политика возврата.
• Надежное сотрудничество и административный контроль.
• Множество сторонних интеграций.

ПРОТИВ

• Невозможно редактировать онлайн.

Ознакомьтесь с нашим онлайн-обзором eFileCabinet

Ademero Content Central

Хорошее сканирование документов и управление метаданными

3.0 В среднем

Итог:

Aderemo Content Central отличается превосходными возможностями распознавания документов, что особенно экономит время при зональном сканировании при сборе метаданных. Тем не менее, продукту не хватает интеграции с облачным хранилищем и областей совместного использования.

ПРОФИ

• Интуитивно понятные инструменты администрирования.
• Простая интеграция с Workaday и Quickbooks.
• Плавная реализация рабочего процесса.
• Зональное распознавание, улучшающее общий захват изображений в формах.
• Широкие возможности настройки.

ПРОТИВ

• Возможности обмена и хранения ограничены.
• Цена на локальный вариант высока.
• Варианты ценообразования отстают от продукта «Выбор редакции» по стоимости.

Adobe Document Cloud Standard

Хорошее управление файлами, но с упором на PDF

3,0 В среднем

Итог:

Adobe Document Cloud Standard уступает своим конкурентам в некоторых функциональных возможностях, но превосходно работает с формами и юридическими документами . Однако, чтобы использовать Adobe Document Cloud Standard, вы должны в первую очередь сосредоточиться на файлах PDF.

ПРОФИ

• Сильный в управлении файлами PDF, а также в вводе форм и экспорте документов.
• Мобильная поддержка является дополнительным бонусом.

ПРОТИВ

• Отстает от других продуктов в этой области, когда речь идет о функциях совместного использования и совместной работы.
• Ограниченная поддержка других типов файлов, кроме PDF.

Fluix

Простые рабочие процессы, но не хватает совместной работы

3,0 В среднем

Практический результат:

Fluix предлагает впечатляющие рабочие процессы обработки документов и интеграцию с популярными поставщиками облачных хранилищ, которые уже используют большинство предприятий малого и среднего бизнеса (SMB). Тем не менее, этот инструмент задыхается из-за отсутствия поддержки совместного использования, хранения документов или функций корпоративного уровня, включая сохранение файлов.

ПРОФИ

• Удобные рабочие процессы легко настроить.
• Рабочие процессы специально разработаны для Apple iPad.
• Мощные функции интеграции с облачным хранилищем.

ПРОТИВ

• Отсутствует поддержка основ совместной работы, включая создание документов и обмен ими.
• Сосредоточение внимания на iPad для клиентских устройств вызывает неоднозначную реакцию.
• Нет поддержки Android, но доступно в виде веб-приложения с различными ограничениями.

PaperTracer

Гибкость, но недостаточность для совместной работы и совместного использования

3,0 В среднем

Итог:

PaperTracer достаточно универсален для удовлетворения потребностей в сборе данных. Функции совместной работы и обмена оставляют желать лучшего, но хранение данных, отслеживание и комплексные функции безопасности заслуживают внимания.

ПРОФИ

• Отличный детальный контроль.
• Превосходная обработка данных.
• Множество шаблонов рабочего процесса.
• Множество функций настройки.

ПРОТИВ

• Ограничено ПК, использующими браузеры Microsoft IE 11 с подключаемым модулем Silverlight 5.
• Минимум функций совместной работы и обмена.
• Требования к хранению могут быстро увеличить расходы.

Продан	Список цен	Цена
PaperTracer	Посетите сайт	Посетите сайт	Видеть это (Открывается в новом окне)

Прочтите наш обзор PaperTracer

Руководство по покупке: лучшее программное обеспечение для управления документами , которые сочетают в себе новые способы общения с равным вниманием, уделяемым законным регуляторным потребностям. Во-первых, традиционное хранилище файлов затрудняет управление и поддержание безопасности. Несмотря на то, что существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро снижены или полностью отменены простым перемещением файлов из одной папки в другую. Отслеживание изменений в документе, хранящемся в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка журнала аудита. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного общего доступа к файлам.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре обзора, мы фокусируемся на системах DM, которые могут предложить управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение, а иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранение. и страхование. Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших поставщиков облачных хранилищ и обмена файлами.

Хранение и совместная работа

Даже на самом простом уровне система DM должна иметь возможность хранить документы в самых различных типах файлов, хотя перед покупкой следует тщательно проверить требования вашей организации в этом отношении и сопоставить их с любой потенциальной системой. Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые не каждая система DM может поддерживать.

Кроме того, система DM также должна предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям, определенным пользователем, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в виде функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения исчезло из корпоративной памяти. Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, стоящих за вашими документами, но и повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, таких как Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Тем не менее, вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение — это простая часть. Для большинства организаций это не будет самым важным фактором при оценке системы DM. Совместная работа, такая как совместное использование документов, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступно как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), — это те возможности, которые улучшат ваши эффективность команд.

Другим распространенным сценарием является интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями. Поскольку они обрабатывают документы, которые часто играют центральную роль во многих бизнес-процессах, системы DM могут служить связующим звеном для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции в другие приложения. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другим распространенным сценарием является интеграция клиентского решения DM с другим или настроенным серверным решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса. Это может быть сделано просто потому, что другие данные компании находятся в этом репозитории или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточиться на любых готовых интеграциях, предлагаемых потенциальным поставщиком, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) или на том, есть ли он вообще. Как всегда, если вы можете попробовать, прежде чем купить, то это лучший способ. Большинство из этих поставщиков предлагают по крайней мере 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают бесплатный уровень, хотя обычно он предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может свести на нет цель оценки системы.

Существуют сценарии, в которых компания создает документ просто для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и, как правило, частого. Таким образом, областью внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для обработки таких файлов. Как минимум, эти возможности существуют для оптимизации этой коммуникации и повышения отдачи либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти коммуникационные инструменты также поддерживают отслеживание сообщений и отчетность по ним с течением времени; это функция, которая может быть особенно важной для документов, которые имеют соответствие или юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности. Рендеринг документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF, является еще одной хорошей функцией. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между штатными сотрудниками. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенную функцию электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эту функцию из внешнего источника. Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас тщательного изучения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы также важны. Наличие опции возврата и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться спасителем здравомыслия. История версий — это отличный способ отслеживать, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл поврежден или в нем возникли ошибки. Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текстов и публикации документов для той же цели.

Соблюдение нормативных требований и безопасность

Безопасность является поводом для беспокойства в любом бизнесе и часто имеет первостепенное значение при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть неотложной необходимости соблюдения нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать наперед. Преимущество будут иметь системы, которые могут расширяться вместе с потребностями компании, включая базовые разрешения, а также функции контроля версий. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь вашему бизнесу в будущем.

Компании, связанные с комплаенсом или юридическими вопросами, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские учреждения и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности в качестве основного критерия. Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, менее приятны и должны даже считать обязательными в некоторых случаях.

Хранение файлов — еще одна область, связанная с безопасностью, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах. Многие компании должны по закону хранить записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале, он предложит вам решение для архивирования, чтобы облегчить правильную идентификацию устаревших файлов, не ставя вас под угрозу с юридической точки зрения.

Вопросы соответствия должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В тех случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или действуют другие факторы соответствия, функции совместной работы должны управляться очень тщательно. Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online делает это на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные для соблюдения определенных законов и нормативных актов, основанных на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как контроль доступа, установленный на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных. Но хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ их доставки конкурентами.

Между тем такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соблюдение таких нормативных актов, как Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования(Opens in a new window) (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни(Opens in a new window) (FERPA) , который защищает записи об образовании учащихся.

Обязательно спросите, как будущая система DM может реализовать расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них обеспечивают их через любые поддерживаемые ОС, а другие интегрируются с другими внутренними бизнес-платформами для получения тех же возможностей. Как только вы определите, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не понравится инструмент, если его единственной целью является соблюдение нормативных требований и обеспечение надзора за руководством. Поэтому в идеале ваша система DM также упростит и сделает более эффективными задачи, связанные с DM. Инструменты автоматизации — это одна из областей, в которой система DM может облегчить вашу жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-разному.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачных хранилищ, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже брать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

Большинство этих служб также имеют мобильные приложения с ограниченной или почти полной функциональностью. В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от своего устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также обмен файлами. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но и версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах и ​​даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями. Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. Adobe Document Cloud Standard предлагает мобильные приложения для планшетов и телефонов на базе Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже делать фотографии форм, а затем заполнять их на своем устройстве. Adobe добавила в Document Cloud Standard возможность редактирования PDF-файлов с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции делают эту функциональность простой. В PDF пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также поворачивать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы также могут захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить доступ пользователя к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность изменить владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка являются очень важным элементом, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают живую помощь в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для несрочных проблем или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок со службой поддержки, чтобы вам не пришлось ждать на линии. Для небольших проблем или когда вы все еще изучаете, как использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видеодемонстрации еще лучше. Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления крупными частями вашего бизнеса, то имеет смысл защитить эти инвестиции, только оценив варианты поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Для систем, предназначенных для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуется соглашение о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами. В любом случае, вы должны учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, совместимость также важна. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не соединяете их с настольным программным обеспечением, вам не о чем беспокоиться по сравнению с другими типами программного обеспечения. Однако совместимость браузеров, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса требуется несколько веб-приложений. Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и обратите особое внимание на файлы, создаваемые любым специализированным программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Когда у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединиться в более стандартные форматы файлов, такие как DOCX Microsoft Office и PDF Adobe.