Поддерживаемые форматы электронных документов — ONLYOFFICE

Электронные документы — это одни из наиболее широко используемых компьютерных файлов. Благодаря высокому уровню развития современных компьютерных сетей распространять электронные документы становится удобнее, чем печатные. Многообразие устройств, используемых для представления документов, обуславливает большое количество проприетарных и открытых файловых форматов. Редактор документов работает с самыми популярными из них.

При загрузке или открытии файла на редактирование он будет сконвертирован в формат Office Open XML (DOCX). Это делается для ускорения обработки файла и повышения совместимости.

Следующая таблица содержит форматы, которые можно открыть на просмотр и/или редактирование.

Примечание*: формат OFORM — это формат заполнения формы. Поэтому только поля формы доступны для редактирования.

Следующая таблица содержит форматы, в которые можно скачать документ из меню Файл -> Скачать как.

Вы также можете обратиться к матрице конвертации на сайте api. onlyoffice.com, чтобы узнать о возможности конвертации документов в самые известные форматы файлов.

Форматы	Описание	Просмотр в исходном формате	Просмотр после конвертации в OOXML	Редактирование в исходном формате	Редактирование после конвертации в OOXML
DjVu	Формат файлов, предназначенный главным образом для хранения отсканированных документов, особенно тех, которые содержат комбинацию текста, рисунков и фотографий		+
DOC	Расширение имени файла для текстовых документов, созданных программой Microsoft Word		+		+
DOCM	Macro-Enabled Microsoft Word Document Расширение имени файла для текстовых документов, созданных программой Microsoft Word 2007 (или более поздних версий) с поддержкой макросов		+		+
DOCX	Office Open XML разработанный компанией Microsoft формат файлов на основе XML, сжатых по технологии ZIP. Предназначен для представления электронных таблиц, диаграмм, презентаций и текстовых документов	+		+
DOCXF	Формат для создания, редактирования и совместной работы над Шаблоном формы.	+		+
DOTX	Word Open XML Document Template разработанный компанией Microsoft формат файлов на основе XML, сжатых по технологии ZIP. Предназначен для шаблонов текстовых документов. Шаблон DOTX содержит настройки форматирования, стили и т.д. и может использоваться для создания множества документов со схожим форматированием		+		+
EPUB	Electronic Publication Бесплатный открытый стандарт для электронных книг, созданный Международным форумом по цифровым публикациям (International Digital Publishing Forum)		+		+
FB2	Расширение для электронных книг, позволяющее читать книги на компьютере или мобильных устройствах		+		+
HTML	HyperText Markup Language Основной язык разметки веб-страниц		+		+
ODT	Формат текстовых файлов OpenDocument, открытый стандарт для электронных документов		+		+
OFORM	Формат для заполнения Формы. Поля формы являются заполняемыми, но пользователи не могут изменять форматирование или настройки элементов формы.*	+		+
OTT	OpenDocument Document Template Формат текстовых файлов OpenDocument для шаблонов текстовых документов. Шаблон OTT содержит настройки форматирования, стили и т.д. и может использоваться для создания множества документов со схожим форматированием		+		+
PDF	Portable Document Format Формат файлов, используемый для представления документов независимо от программного обеспечения, аппаратных средств и операционных систем		+
PDF/A	Portable Document Format / A Подмножество формата PDF, содержащее ограниченный набор возможностей представления данных. Данный формат является стандартом ISO и предназначен для долгосрочного архивного хранения электронных документов.		+
RTF	Rich Text Format Формат документов, разработанный компанией Microsoft, для кроссплатформенного обмена документами		+		+
TXT	Расширение имени файла для текстовых файлов, как правило, с минимальным форматированием		+		+
XML	Расширяемый язык разметки (XML). Простой и гибкий язык разметки, созданный на основе SGML (ISO 8879) и предназначенный для хранения и передачи данных		+		+
XPS	Open XML Paper Specification Открытый бесплатный формат фиксированной разметки, разработанный компанией Microsoft		+
Исходный формат	Можно скачать как
DjVu	DjVu, PDF
DOC	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
DOCM	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
DOCX	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
DOCXF	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
DOTX	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
EPUB	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
FB2	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
HTML	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
ODT	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
OFORM	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
OTT	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
PDF	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, OFORM, PDF, RTF, TXT
PDF/A	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, OFORM, PDF, RTF, TXT
RTF	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
TXT	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
XML	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT
XPS	DOCX, DOCXF, DOTX, EPUB, FB2, HTML, ODT, OFORM, OTT, PDF, PDF/A, RTF, TXT, XPS

Форматы электронных документов — Диадок

Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.

Содержание

• Электронные и бумажные документы
• Что такое форматы электронных документов
• В чем разница между форматами и формами электронных документов
• Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
• Перечень форматов, утвержденных ФНС России
• Форматы и формы электронных документов в Диадоке

Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими

Оставить заявку

Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.

Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.

При этом стоит разделять:

• документ в электронном виде — изначально создается как бумажный, только затем переводится в цифровой формат (образ),
• электронный документ — сразу формируется в нужном формате.

Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.

Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).

ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):

• простая,
• неквалифицированная,
• квалифицированная.

Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.

Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:

• договоры, соглашения, контракты,
• счета-фактуры,
• первичные учетные документы — универсальные передаточные и корректировочные документы, акты приемы работ, документы о передаче товаров.

Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.

Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот

Подключиться

Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.

У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.

В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.

Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.

Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.

Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:

• кассовые документы, например приходный и расходный кассовый ордер,
• транспортная накладная,
• железнодорожные накладные и другие.

Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами

Оставить заявку

Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:

• Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат. Это файлы с расширением XML. Такие ЭД заполняются в соответствии с правилами.

  Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие,  штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.

  В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.

  К ряду документов — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные, но не обязательные требования. Их можно составлять в собственных форматах.

• Неформализованные документы не имеют утвержденного формата. К ним относятся ценовые листы, ведомости за выполненные работы, техническая документация, счета на оплату. Могут быть представлены в любом формате — DOX, PDF, JPEG, XLSX и т.д. При этом важно соблюдать требования к первичным документам, описанные в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.

Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:

• УПД. Документ объединяет в себе счет-фактуру и сведения из первичного учетного документа, документа о передаче имущественных прав или об отгрузке товаров. Формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
• Электронный счет-фактура. Аналог бумажного СФ, удостоверяет отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формат утвержден тем же приказом.
• Универсальный корректировочный документ (УКД). Совмещает корректировочный СФ и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Формат утвержден приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
• Акт о расхождении по форме ТОРГ-2. Документ о расхождениях в количестве (качестве) товара. Формат утвержден приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@.
• Товарная накладная по форме ТОРГ-12. Оформляется при продаже товаров поставщиком покупателю. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Оформляется заказчиком и исполнителем для подтверждения работ или оказанных услуг. Формат утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.

Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы

Оставить заявку

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.

Формализованные

• акт приемки-сдачи работ,
• ТОРГ-12,
• счет-фактура, в том числе корректировочный, исправленный,
• универсальный передаточный, корректировочный документы и их исправленные версии.

Полуформализованные

• акт приемки-сдачи работ или услуг (произвольная форма),
• ТОРГ-12 (произвольная форма),
• акт сверки,
• договор,
• внутренняя накладная (ТОРГ 13).

Неформализованные

• информационное письмо,
• договор,
• реестры расходов, актов, акционеров общества,
• ведомость за выполненные работы,
• отчет агента,
• товарно-транспортная накладная,
• ценовой лист,
• кредит-нота,
• транспортная накладная,
• поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора,
• прайс-лист и многие другие.

Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.

Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.

Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.

Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком

Подключиться

Форматы файлов документов (Полное руководство)

Если вы пользуетесь компьютером, то, вероятно, часто взаимодействуете с документами и файлами. Однако вы можете не обращать особого внимания на форматы. Форматы файлов документов играют большую роль в определении того, как компьютер открывает документ и как этот документ будет функционировать.

На вашем компьютере, вероятно, установлены настройки по умолчанию, позволяющие открывать, редактировать и сохранять документы, не беспокоясь о том, в каком формате они могут быть. Это может продолжаться до тех пор, пока вы не решите отправить документ по электронной почте, а получатель не разрешит вы знаете, что они не могут просмотреть файл из-за формата, в котором он находится. Именно тогда, когда знание различных форматов файлов может стать критическим, вам необходимо знать их, а также расширения.

Формат файла документа Терминология

Документ : Вы можете привыкнуть ссылаться на документ как на письменную копию информации. Когда дело доходит до компьютеров, мы используем документ Word для описания любого файла, созданного с помощью программного обеспечения. Это может быть текст, видео, изображения и аудио.

Файл : Файл — это место, где документы или любые данные сохраняются на компьютере. Когда вы создаете документ, вы сохраняете его как файл и даете ему имя файла. Таким образом, документ может называться файлом после его сохранения.

Формат : Это способ сохранения и шифрования данных в файле. Думайте об этом как о языке файла или документа. Например, документ Word будет сохранен в формате DOCX. Это язык, на котором документ будет передаваться. Конкретные данные должны быть сохранены в своем уникальном формате.

Расширение : Расширение — это просто то, что определяет формат, в котором сохранен файл. Например, если ваше имя файла — tom, когда вы его сохраняете, ваш компьютер автоматически добавит расширение docx, чтобы вы сохранили файл как «том.docx». это поможет пользователю узнать формат документа. Однако поймите, что если вы изменили имя файла на tom.pdf, это не изменит формат. Изменение расширения файла не преобразует файл в новый формат. Мы займемся этим позже.

В этом руководстве мы будем ссылаться на приведенные выше термины, поэтому хорошо бы ознакомиться с ними, прежде чем переходить к остальной части руководства.

Теперь давайте рассмотрим некоторые распространенные типы файлов:

Общие типы файлов

Существует множество типов файлов, но некоторые из них используются чаще, чем другие. Вы сталкивались со многими типами файлов в этом списке, но вы также можете познакомиться с новыми.

Текстовые файлы : Печатание, вероятно, является наиболее распространенным занятием людей на компьютере, и все, что они печатают, сохраняется в виде текстового файла. Ваш документ Word будет примером текстового файла после его сохранения. Существует множество форматов текстовых файлов, которые мы в конечном итоге увидим.

Файлы изображений : Существуют различные типы файлов изображений, с которыми вы могли взаимодействовать. Некоторые из них тяжелее других, и есть файлы изображений, которые подходят для определенных приложений, таких как веб-сайты, в то время как другие сжаты для более удобного хранения.

Аудиофайлы : Если вы сохранили музыку на своем компьютере или другом музыкальном устройстве, вам нужно было сохранить аудиофайл, такой как MP3 или Wav. Это распространенные форматы аудиофайлов.

Интернет-файлы : Интернет создает смесь файлов, потому что он используется для обмена файлами. Вы обнаружите, что упомянутые выше файлы, такие как текст, аудио и изображения, также являются интернет-файлами с другим форматированием. Некоторые форматы файлов документов для интернет-файлов включают HTML, JavaScript и RSS среди многих других.

Электронная таблица : Если вы много работаете с цифрами, то эти файлы вам знакомы. Файлы Microsoft Excel являются наиболее распространенными форматами файлов для электронных таблиц.

Видеофайл : Видео сохраняются очень многими способами, и вы можете столкнуться с несколькими типами видеофайлов при загрузке видео в Интернете. Однако распространенные типы включают проигрыватель Windows Media, MP4, Adobe Flash и MPEG.

Как мы уже говорили, существует несколько типов файлов. Вышеупомянутые являются наиболее распространенными, и они могут дать вам четкое представление о том, что они из себя представляют. Чтобы различные типы файлов функционировали должным образом, они зависят от форматирования документа. Ниже приведены некоторые из распространенных типов форматирования документов.

Распространенные типы форматирования документов

Из приведенных выше определений форматов файлов и расширений вы, должно быть, поняли, что они связаны между собой. Хотя мы упоминаем распространенные форматы, мы будем идентифицировать их по их расширениям, поэтому это также может служить списком расширений файлов.

.Doc : это был более ранний формат текстовых файлов, используемый Microsoft. Вы по-прежнему можете использовать этот формат для файлов, хотя есть новый вариант, который используется чаще. Когда вы сохраняете документ Word, вы можете сохранить его в формате DOC Word, но некоторые программы могут не открыть документ.

.Docx : Более 1 миллиарда человек используют Microsoft Word, поэтому Docx является наиболее распространенным форматом файлов Word. Это расширение формата документа Microsoft Word. Он заменил .doc и может быть прочитан различными программами. Этот формат представляет собой сжатый архив для многих файлов с добавленными файлами, содержащими таблицы стилей и дополнительную информацию. В первую очередь это файл на основе XML. Однако эти файлы нельзя прочитать с помощью текстового редактора, хотя вы можете разархивировать их, а затем проверить файлы, из которых они состоят. Существуют и другие приложения, кроме MS Word, которые могут создавать файлы DOCX. Open Office — одно из таких приложений, как и LibreOffice.

DOCM : Эти документы мало чем отличаются от файлов docx только тем, что содержат встроенный код макросов. Код помогает автоматизировать файлы docx. Макросы особенно полезны при выполнении повторяющихся задач в Word, таких как ввод данных.

‍ .TXT : Это чисто текстовые документы, к которым не применяется форматирование. Типичный документ TXT будет использоваться для ведения заметок. Многие программисты используют их для написания кода или инструкций. Практически любая программа может открывать и читать этот формат. На своем ПК вы можете создавать эти файлы с помощью Блокнота для Microsoft и Apple TextEdit на Mac.

.HTML : Теперь познакомьтесь с языком, который также является форматом файла. HTML означает язык гипертекстовой разметки. Он используется для веб-страниц как язык и как формат обычного текстового файла. Вы можете просмотреть этот формат в обычном текстовом редакторе, таком как Блокнот, который покажет вам определенные функции текста, которые являются командами, и вы не сможете увидеть их на реальной веб-странице. Формат HTML — это закулисный текст, который заставляет веб-сайты работать должным образом.

.PDF : Если вам интересно, почему большинство людей запрашивают формат PDF, то это потому, что этот формат можно просматривать в любой среде. Это переносимый формат документа, который подходит для обмена любыми файлами. Файл PDF будет отображать документ именно так, как задумал его создатель. Он также готов к печати. Однако PDF-документы нельзя редактировать, поскольку они доступны только для чтения. Вы можете использовать различные приложения для просмотра файла с расширением .PDF, хотя Adobe Reader будет стандартным выбором.

PPT и PPTX : Люди, создающие презентации, часто знакомы с этими расширениями файлов. Файлы презентаций PowerPoint обычно сохраняются в формате PPTX. Этот формат поддерживает текст, изображение, а также видео и может быть открыт в различных программах, хотя Microsoft является программой по умолчанию для файлов PPTX.

PPTM: Документы PPTM можно использовать для автоматизации определенных функций в презентации. Эти документы похожи на файлы PPT, но содержат макросы, которые представляют собой встроенные инструкции, определяющие выполнение определенных задач простым нажатием одной кнопки.

XLS и XLSM : Если вы имеете дело с файлами, которые содержат много данных, особенно в виде таблиц или графиков, вы столкнетесь с файлами с этими расширениями. Расширения XLS и XLSM обычно используются в электронных таблицах Microsoft Excel. Однако существует множество других программ, которые могут создавать, редактировать и сохранять эти файлы.

XLSX: Хотя файлы XLSX изначально были разработаны для Microsoft Excel, их можно открыть с помощью любого приложения для работы с электронными таблицами. Файлы хранятся в виде файлов Zip, которые используются для открытия документа. Данные в этих документах хранятся в столбцах и строках, что удобно при работе с цифрами.

XLSM: Эти файлы представляют собой электронные таблицы со встроенными макросами. Файлы Xlsm содержат набор инструкций, помогающих автоматизировать табличные документы. Инструменты разработчика необходимы для записи макросов в электронную таблицу. Они помогают пользователям работать быстрее, автоматизируя повторяющиеся действия.

‍

CSV : Эти файлы упрощают экспорт и импорт файлов данных. Файлы CSV обычно представляют собой файлы, содержащие данные с большим количеством запятых. Лучшей программой для этого будет Notepad++, особенно если данные большие. Многие программисты используют этот формат для хранения своего кода. Вы также можете использовать его для сохранения телефонных контактов, которые вы хотели бы экспортировать.

ODT : Это альтернатива файлу DOCX. Его можно использовать для текста, объектов, изображений и стилей. Файлы ODT представляют собой открытые текстовые файлы документов, которые можно создавать с помощью любых файлов обработки текста. Он обычно используется бесплатными редакторами документов. Если у вас нет программы, которая может открывать эти типы файлов, вы можете преобразовать ее, сохранив как docx.

BMP : Это формат растрового изображения, который используется для хранения карты изображений. В этом файле хранится вся информация о цвете изображения. Сохраняя эти данные изображения, документ будет сохранять разрешение изображения даже при передаче. Однако размер растровых файлов затрудняет частое использование этого формата.

Список форматов документов и их расширений постоянно растет и его невозможно исчерпать. Давайте перейдем к применению этих различных форматов файлов.

DIB: Независимые от устройства растровые изображения — это формат файла, который можно использовать для сохранения графических файлов без устройства отображения. В этом формате можно хранить двумерные изображения. Он поддерживает различные цветовые разрешения и позволяет легко передавать изображения с одного устройства на другое.

GIF: Формат графического обмена — переносимый формат файла растрового изображения, который поддерживает анимацию, а также несколько цветов до 8 бит на пиксель. Этот формат используется в основном для графики и логотипов, но не рекомендуется для фотографий.

JPG/JPEG: Этот формат файлов подходит для Интернета, поскольку он сжимает цифровую информацию. Это не лучший вариант для печати с высоким разрешением, поскольку он сильно ограничивает размер файла.

PNG : файлы PNG похожи на JPEG, это переносимые файлы, используемые в основном для сетевой графики, но в отличие от JPEG они поддерживают прозрачный фон. Формат PNG позволяет пользователю сохранять изображения с большим количеством цветов и делать изображение более четким.

TIFF: Tagged Image File Format — это формат без потерь, который позволяет изображениям сохранять исходное качество. Для фотографий с высоким разрешением наилучшим вариантом для сохранения файлов будет формат TIFF. Этот формат является хорошим вариантом для сохранения качества отсканированного изображения.

PostScript

Файлы с расширением ps — это файлы Adobe PostScript, используемые издателями для печати текста и изображений на одной странице. В сценарий файла пользователь может встроить инструкции по печати. Формат изображения PS также действует как язык программирования.

‍

Выбор форматов автоматизации документов

При выборе форматов автоматизации приоритет отдается уже существующей используемой программе. В большинстве случаев этой программой будет Microsoft Word или аналогичная программа обработки Word. Тот же формат MS Word, который вы используете, подходит для автоматизации. Это означало бы, что автоматические документы будут либо в формате DOCX, либо в формате DOC, поскольку это форматы по умолчанию для большинства пользователей.

Если вам нужно автоматизировать отчеты, вам, вероятно, будет удобно использовать формат Excel, так как цифры чаще всего управляются на листе Excel. Затем вы можете выбрать любое из расширений Excel, чтобы сохранить шаблон документа для автоматизации.

Хотя PDF также можно использовать для шаблонов документов Word, это не простой в использовании формат. Если вы когда-либо пытались скопировать и вставить PDF-документ в Word, вы знаете, с какими трудностями придется столкнуться. Вот почему Docx будет предпочтительнее. Однако, если вы имеете дело с документом, в котором много графиков, вам лучше отформатировать его как PDF. Одним из решений может быть использование шаблона отчета в формате HTML, который может управлять макетом и содержимым файла. Это, однако, требует участия кого-то со знанием CSS.

Форматы файлов для презентаций

Когда вы работаете с презентациями, у вас может быть комбинация файлов документов, от текста до видео, и все промежуточные файлы. PowerPoint может поддерживать различное форматирование текста и документов.

Выбранный формат будет зависеть от типа презентации, которую вы делаете. Например, если в ней много рисунков, вы, вероятно, будете использовать данные из документа Excel, поэтому потребуется формат файла Excel, совместимый с PowerPoint, например .XML, или если презентация состоит из множества графиков, тогда PDF будет быть в правильном формате.

Однако стандартным форматом PowerPoint является PPTX, который можно открывать в различных версиях программ для ПК, а также на смартфоне с установленной программой PowerPoint. Если у вас есть изображения как часть слайд-шоу, вы можете сохранить их в формате jpg, чтобы каждый слайд сохранялся как обычное изображение.

Следующие форматы очень полезны для обмена данными, но в то же время они могут быть опасны, если вы не соблюдаете меры безопасности при работе с ними.

Загрузка исполняемого файла документа

Исполняемые файлы бывают разных типов, но вы можете идентифицировать их по их расширениям, которые показывают формат. После того, как вы нажмете на загрузку этого файла документа, ПК попытается запустить файл. Обычно это не проблема, поскольку форматы исполняемых файлов используются как для автоматических установщиков, так и для приложений. Но с этими форматами есть большая проблема, потому что они также используются людьми, пытающимися заразить ваш компьютер вирусом.

Руководство по форматированию исполняемых файлов предоставляет им те же привилегии, что и авторизованный пользователь, и это означает, что они имеют доступ ко всей системе. Если у вас есть права администратора, файл будет иметь те же права и будет загружать все данные, которые в нем хранятся. Надеюсь, вы видите, как это может быть полезно при установке программного обеспечения или обновлении антивируса, и в то же время вы замечаете, насколько это может быть опасно.

Эмпирическое правило при загрузке такого формата файла документа: не нажимать на какие-либо исполняемые файлы, отправленные из ненадежного источника. Многие злоумышленники дают вирусу имя, которое маскирует его под полезное программное обеспечение или приложение, которое может вас заинтересовать. Если источник такого файла неизвестен, не доверяйте загрузке.

Исполняемые форматы включают следующие расширения:

• .exe — это общее расширение для большинства исполняемых файлов.
• .war — часто используется в приложениях Java.
• .app — это как заархивированные файлы; они выглядят как один файл, но содержат несколько файлов.
• .bin — это расширение используется для двоичных файлов.

Дополнительный исполняемый файл

JAR: Эти файлы представляют собой архивные файлы, сжатые для включения файла манифеста для упрощения выполнения. Документы JAR содержат метаданные, а также ресурсы и загружаются быстрее. Полное приложение и его классы можно развернуть одним запросом.

EAR (приложение Enterprise Java): Java EE использует формат файла EAR для упаковки модулей в архив. Затем эти модули можно одновременно развернуть на сервере приложений. В файлах пользователь может хранить XML-файлы, которые помогают в развертывании модулей.

‍

Сжатые файлы

Сжатые форматы в основном используются для передачи файлов. Если файл очень большой, его можно сжать, чтобы его было легко отправить, и когда получатель получит его, он может разархивировать его для доступа к данным. Исполняемые файлы также могут попасть в эту категорию. Документы Word в формате RFT можно сжимать, так как они обычно занимают много места.

Чтобы открыть файлы в сжатом формате, вам может понадобиться специальное программное обеспечение для конкретного файла, в то время как другие файлы могут открываться автоматически. Большинство обновлений программного обеспечения можно отправлять в виде сжатых файлов, и после загрузки их можно установить без необходимости открытия пользователем.

Еще раз, вы должны быть очень осторожны при работе со сжатыми файлами, хотя они полезны, они могут быть использованы для отправки вирусов. Если вы автоматизировали свою систему, может существовать программное обеспечение, которое может разархивировать сжатые файлы без вашего участия и может заразить систему.

Общие расширения сжатых файлов включают:

• .zip — это сжатые файлы, и они являются наиболее распространенным сжатым расширением.
• .apk — установщики приложений для Android имеют это расширение.
• .exe — архивы, устанавливаемые самостоятельно, используют это расширение.
• .7z — это еще одно расширение почтового индекса.

Rar: Пользователь может использовать WinRAR для создания файлов rar в виде сжатых архивных файлов. Файлы RAR легче архивировать, и для доступа к ним пользователь должен распаковать их, как Zip-файл. Их можно использовать как в Windows, так и в Mac OS.

‍

Скрипты

Скрипты похожи на исполняемые файлы, но они написаны на языке сценариев и не компилируются так, как исполняемые файлы. Для файлов в таком формате, как Postscript, вы можете использовать текстовый редактор, чтобы открыть их и проверить исходный код. Затем эти файлы можно запускать как исполняемые файлы. Они также представляют опасность для вашей системы. Будьте осторожны при работе со скриптами из непроверенных источников.

Развитие технологий упрощает работу с различными документами. Процесс выбора формата файла может выполняться автоматически в зависимости от типа создаваемого документа. Это также упрощается, когда вы используете форматы, которые могут открываться и просматриваться многими программами. Например, обычно используются DOCX, PDF и XML.

Поскольку невозможно сразу освоить все форматы, пользователи должны продолжать учиться на собственном опыте, как только они поймут основы, содержащиеся в этом руководстве.

‍ Bat: Файлы Bat упрощают автоматизацию документов пользователем. Встраивая скрипты в файл, можно добиться автоматизации.

Reg: Используйте файлы reg для добавления и изменения значений в реестре Windows. Пользователь может использовать эти файлы для резервного копирования файлов перед внесением изменений в реестр. Reg-файлы можно использовать для внесения ручных изменений в файлы, к которым уже был предоставлен общий доступ.

‍

Windward предлагает продукты для автоматизации документов и их вывода в различных форматах, включая HTML, PDF, DOCX, XLSX, PPTX и многие другие.

‍

Если вы только что узнали о нас, мы очень рады. Попробуйте Windward с нашей 14-дневной бесплатной пробной версией и начните быстро создавать документы.

Типы файлов документов – Важные обновления и различия

Существует множество форматов документов, все из которых следует знать на базовом уровне. Убедитесь, что вы способны распознавать различия между типами файлов документов, чтобы распространять файлы в правильном формате. Кроме того, изучите специфические нюансы типов файлов документов, чтобы упростить рабочий процесс и уменьшить неточности в использовании форматов. Вот руководство, которое поможет вам получить четкое представление о распространенных типах документов.

Типы файлов документов – DOC и DOCX

Типы файлов DOC и DOCX являются продуктом программного обеспечения Microsoft Word. Первоначально документ Word по умолчанию сохранялся как файл документа DOC, пока программное обеспечение не перешло на расширения DOCX. Тип файла DOC был популярен из-за его связи с Microsoft Office, но у него были свои недостатки. Основным ограничением DOC было ограничение доступа только для пользователей программного обеспечения Microsoft. Это ограничение закончилось преобразованием файла документа DOCX, которое адаптируется к другим источникам обработки текстов.

Файлы DOC и DOCX универсальны и способны выполнять задачи для разных типов пользователей. Файлы содержат текст, а также множество визуальных элементов, включая графики и таблицы. Основная особенность, которую следует учитывать при принятии решения о том, подходит ли этот тип файла для вашего выбора, — это возможность редактирования, которую он предлагает. Стандартное ожидание от любого расширения файла — возможность его редактирования первоначальным создателем. DOC и DOCX делают еще один шаг вперед и предлагают любому, кто получит файл, возможность редактирования.

Поймите разницу между DOC и DOCX, чтобы максимизировать их преимущества.

XLS и XLSX

Файл документа XLS и файл документа XLSX представляют собой программные продукты Microsoft Excel в форме электронной таблицы. Основное использование XLS и XLSX — это администрирование данных, в частности организация и визуализация данных. Как и Microsoft Word, XLSX — это обновленная версия форматов файлов Excel. XLS более доступен для всего спектра пользователей, тогда как XLSX ограничен обновленными системами после создания XLSX. Существуют возможности преобразования, которые разумны, учитывая то, как мы храним эти форматы.

PDF

Файл документа PDF представляет собой переносимый формат документа от Adobe, который стал наиболее распространенным форматом файла, используемым сегодня в Интернете. Формат PDF оптимален для печати документов на бумаге, поскольку он поддерживает исходный предполагаемый макет файла. PDF — лучший вариант по сравнению с DOC и DOCX, когда пользователю нужен более разнообразный выбор визуальных представлений в документе. Большинство браузеров, а также другие программы способны открывать PDF-файлы. Выбирайте PDF для файлов, предназначенных для массового обмена, особенно для документов, которые не подлежат редактированию после доставки и совместного использования. Помните, что файлы PDF защищены от нежелательного редактирования.

Распознайте, когда следует использовать популярный в Интернете тип файла PDF.

HTML

HTML — это язык гипертекстовой разметки, способный отображаться в веб-браузерах. Файл документа HTML сложнее, чем другие, поскольку это веб-страница, зашифрованная с помощью гипертекста.