Что нужно знать о чатах в первую очередь

Чат находится в центре всего, что вы выполняете в Microsoft Teams. От отдельных чатов только с одним другим пользователем до группирования чатов и бесед в каналах — вы уже рассмотрели чат.

В первую очередь необходимо знать следующее:

1. Чаты могут быть один на один или в группе

Иногда вам нужно общаться с кем-то один раз. В других случаях вы хотите иметь небольшой групповой чат. В чатеможно выполнить одно из действий.

Вы запускаете индивидуальные и групповые чаты одинаково: выбирая Новый чат в верхней части списка чатов. В чате вы сможете отправлять сообщения, включающее файлы, ссылки, эмодзи, наклейки и GIF-файлы, независимо от того, что вам нужно для получения сведений.

Ниже приведены дополнительные сведения о каждом типе чата:

Чат один на один

После выбора нового чата введите имя пользователя, создайте сообщение в текстовом поле, а затем выберите «Отправить или нажмите клавишу

ВВОД». Это начинает чат.

Беседа с собой

Примечание: Чат с собой доступен в рамках общедоступной предварительной версии программы и может пройти дополнительные изменения перед выпуском общедоступной версии. Чтобы получить доступ к этой и другим функциям, перейдите Teams общедоступной предварительной версии. 

Если вы хотите создавать черновики сообщений, отправлять файлы с одного устройства на другое или лучше узнать о функциях, вы можете начать чат с собой. Все, что вы можете сделать в обычном чате, вы также можете сделать в чате с собой. По умолчанию он закреплен в верхней части списка чатов.  

Если вы открепите чат и хотите найти его снова, выберите команду «Создать » и введите свое имя в поле

«К«. 

Групповой чат

Используйте групповой чат, когда вам нужно поговорить с небольшой группой людей. Начните так же, как вы начинаете чат один на один: выберите Новый чат в верхней части списка чатов. Нажмите стрелку вниз справа от поля Кому и введите имя для чата в поле Имя группы. Затем введите имена людей, которых вы хотите добавить, в поле Кому.

После начала чата (будь то группа или один к одному) просто выберите его в списке чатов, чтобы возобновить беседу и отправить дополнительные сообщения.

2. Нажмите клавиши SHIFT+ВВОД, чтобы начать новую строку

Если вы нажимаете клавишу ВВОД , чтобы начать новую строку, которая отправляет сообщение, прежде чем будете готовы, попробуйте сделать следующее:

Чтобы начать новый абзац, нажмите клавиши SHIFT+ВВОД , чтобы вставить разрыв строки. Если вы открыли параметры форматирования (дополнительные сведения см. на шаге 3), просто нажмите клавишу ВВОД , чтобы начать новую строку текста, а затем нажмите кнопку «Отправить отправить».

3. Выберите формат, чтобы просмотреть все параметры форматирования

Существует множество параметров форматирования для сообщений.

Чтобы открыть параметры форматирования, выберите под полем, в котором введите сообщение. В этом развернутом представлении выделите текст, который нужно отформатировать, а затем выберите вариант

, например B, I или U , чтобы полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием текста. Существуют также параметры выделения, размера шрифта, цвета шрифта, списков и т. д.

Под полем также находятся варианты доставки, вложение файлов, эмодзи, giphy, наклейки, планирование собрания и т. д. Выберите дополнительные параметры , чтобы найти дополнительные приложения.

4. Чат также происходит в каналах

Когда вы заходите на любой канал Команд, самая первая вкладка — Записи. Думайте об этом как один большой групповой чат. Все пользователи, у которых есть доступ к каналу, могут просматривать сообщения в записях.

В зависимости от организации и языка и региональных параметров необходимо решить, какие сообщения подходят для вкладки

» Записи» в определенном канале.

Кроме того, важно знать, что ответы на сообщение канала остаются вложенными в исходное сообщение. Таким образом, весь поток разговора может легко проследить любой, кто его читает. Это то, что отлично подходит для потоковой беседы.

Чтобы ответить на сообщение канала, обязательно используйте ссылку «Ответить » под сообщением.

5.

Существует несколько способов поиска и поиска сообщений.

В зависимости от того, что вы помните об отправителях сообщения или характеристиках сообщения, другой способ поиска может быть более понятным.

Найти чат по имени человека

Введите имя пользователя в командной строке в верхней части Teams. В списке вы увидите их имя и групповые чаты, частью которых они являются. Выберите их имя, чтобы перейти к чату «один к одному» или групповой чат, чтобы возобновить его.

Найдите сообщение с ключевым словом, которое вы помните

Начните вводить ключевое слово в командной строке в верхней части Teams нажмите клавишу ВВОД. Вы увидите список результатов, включающих ключевое слово.

Фильтр для отображения определенных типов сообщений

В веб-канале действий выберите фильтр а затем дополнительные параметры для отображения определенных типов сообщений, включая непрочитанные сообщения, @mentions, ответы и реакции.

Для более конкретного поиска перейдите в меню «Веб-канал«, щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите пункт «Мое действие».

Найдите ваши сохраненные сообщения

Чтобы сохранить сообщение, наведите на него указатель мыши, выберите дополнительные параметры и нажмите кнопку «Сохранить «.

Чтобы просмотреть список сохраненных сообщений, выберите изображение профиля в верхней части Teams выберите «Сохранено». Или введите /saved в командном поле в верхней части Teams.

6. Скрытие или отключение чатов, чтобы скрыть их

Хотя вы не можете удалить весь разговор в чате в группах, вы можете скрыть чат из списка или отключить его, чтобы перестать получать уведомления. Дополнительные сведения см. в статье скрытие, отключение или закрепление беседы в группах. 

Обратите внимание, что вы можете удалить отдельные отправленные сообщения.

Что нужно знать о групповых чатах в первую очередь

Microsoft Teams

Чат

Чат

Что нужно знать о групповых чатах в первую очередь

Microsoft Teams Еще…Меньше

Существует три способа общения с пользователями в Teams:

• В канале на вкладке «Записи » (со всеми участниками команды, которые следуют за этим каналом)

• В групповом чате (с несколькими людьми одновременно, но за пределами канала)

• org/ListItem»>

  В чате «один к одному» (с одним человеком) 

В первую очередь необходимо знать следующее:

1. Имя группового чата

Рекомендуется использовать имя группового чата, чтобы было понятно, что такое тема беседы.

Чтобы начать и приступить к групповому чату , выберите в верхней части списка чатов. Щелкните стрелку вниз в правой части поля « К», а затем введите имя в поле «Имя группы «. Имя будет отображаться в верхней части группового чата. 

Чтобы переименовать групповой чат , выберите чат группы имен в любое время.

Приведите имя группового чата, чтобы его было легко отслеживать.

2. Закрепление часто используемых групповых чатов

Закрепление — это отличный способ отслеживать чат, даже если он нужен только временно.

 

Чтобы закрепить чат, выделите его, а затем выберите дополнительные параметры >pin.

После закрепления чата перетащите его в нужный порядок. Сделайте это для нескольких чатов, и вы будете иметь все закрепленные чаты в пределах простого доступа.

Открепите чат, если он вам больше не нужен. Существует ограничение в 15 закрепленных чатов. 

Закрепляйте групповые чаты для простого доступа.

3. Общий доступ к файлам и выполнение звонков из группового чата

В групповом чате вы можете делиться файлами и совместно работать над ними. Затем мгновенно вызывайте всю группу людей в чате.

Существует два способа совместного использования файлов в чатах:

1. Перейдите в левую Teams, выделите файл, выберите дополнительные параметры > ссылку «Копировать«, а затем вставьте ссылку непосредственно в сообщение.

2. На панели инструментов под сообщением нажмите кнопку « » и отправьте документ.

На вкладке «Файлы» в чате отображаются все файлы, которыми вы поделились друг с другом.

На вкладке «Файлы» вашего чата отображаются все файлы, к которым был предоставлен общий доступ.

Выберите голосовой , чтобы начать звонок из группового чата.

4. Выберите объем журнала чата, который необходимо включить

При добавлении пользователя в групповой чат вы можете выбрать, какой объем существующей истории чата он будет видеть.

1. Выберите «Вид» и добавьте

2. Выберите команду Добавление пользователей.

3. Введите имена людей, которых вы хотите добавить в чат. Выберите, сколько журналов чатов они будут видеть после добавления.

4. Нажмите Добавить.

Teams сохраняет весь журнал чата, переходя к первому сообщению. Если кто-то покидает группу, его ответы в чате остаются в журнале чата.

При добавлении пользователя в существующий групповой чат (а не один на один) можно включить журнал чата.

Чат боты

Чат-боты – это новые удобные цифровые сервисы для петербуржцев. С их помощью вы сможете найти полезные инструкции и актуальную информацию о популярных госуслугах, контакты нужных вам ведомств и организаций, ссылки на формы обратной связи и не только.

Что такое чат-бот?

Чат-бот – «виртуальный собеседник», имитирующий реальный разговор. Формат «общения» очень простой – вы задаете запрос, а чат-бот предоставляет нужную информацию. При необходимости вы можете уточнить, какие именно сведения вам нужны. Это может сделать и чат-бот, попросив вас конкретизировать запрос с помощью текстовых команд или кнопок меню.

Наши сервисы доступны в приложении Telegram для компьютеров, планшетов и смартфонов, а также в соответствующих разделах портала. Каждый чат-бот посвящен конкретной жизненной ситуации.

Наши чат-боты

Рождение ребенка

Чат-бот «Рождение ребенка» расскажет все, что необходимо знать родителям и тем, кто готовится ими стать: какие документы оформить, как получить материнский капитал и социальную поддержку, как записать ребенка в детский сад и многое другое.

Многодетные семьи

Чат-бот «Многодетные семьи» предоставит информацию о том, какие услуги, выплаты, льготы и скидки положены многодетной семье, а также о том, как получить материнский и земельный капиталы.

Ребенок в детском саду и школе

Чат-бот «Ребенок в детском саду и школе» ответит на вопросы родителей, чьи дети ходят либо вскоре должны пойти в детский сад или в школу в Санкт-Петербурге.

Диалог с властью

Чат-бот «Диалог с властью» поможет обратиться в Администрацию Губернатора и другие органы власти, найти телефоны городских горячих линий, а также узнать, как в досудебном порядке обжаловать предоставление услуги, если были допущены нарушения.

Забота о здоровье

Чат-бот «Забота о здоровье» ответит на вопросы, связанные с медицинской помощью и страхованием, получением льготных лекарств и донорством.

Трудовые отношения

Чат-бот «Трудовые отношения» предоставит полезную информацию о правах работников, расскажет, как оформлять больничные, пособия и выплаты при рождении ребенка, поможет разобраться со всем, что касается трудовой книжки.

Сфера жилья доступным языком

Чат-бот «Сфера жилья доступным языком» предоставит информацию о государственных программах в сфере жилья, действующих в Санкт-Петербурге.

Питомцы Санкт-Петербурга

Чат-бот «Питомцы Санкт-Петербурга» проинформирует о правилах выгула и транспортировки животных, сообщит адреса ближайших ветеринарных клиник, расскажет о вакцинации и чипировании, а также о том, кто и как может получить собаку-поводыря.

Подросткам о госуслугах

Чат-бот «Подросткам о госуслугах» расскажет молодым людям об их правах, доступных госуслугах, особенностях трудоустройства школьников и правилах безопасности в Интернете.

МФЦ

Чат-бот «МФЦ» расскажет о перечне предоставляемых услуг, поможет найти информацию по ключевым словам, отыщет ближайший центр «Мои документы» с помощью отправки геопозиции или ввода адреса, а также проверит статус поданного заявления и запишет на прием.

В Telegram

Проект реализован в рамках экосистемы городских сервисов «Цифровой Петербург».

Управление текстовыми сообщениями и записями чатов

Обмен сообщениями, совместимый с NARA

По мере того, как агентства внедряют телефонные аппараты, текстовые сообщения и чаты, руководство поняло, что они должны привести свои инструменты для совместной работы в соответствие со своей программой Records. Обмен сообщениями, предназначенный для потребительских рынков, должен быть дополнен функциями полного архивирования, хранения записей и соответствия требованиям.

Решение Feith для архивирования сообщений помогает агентствам решать эти задачи, предоставляя всеобъемлющую и доступную для поиска запись всех сообщений SMS, MMS и чатов, отправленных и полученных сотрудниками на их устройствах. Feith предлагает единственное в отрасли полностью сертифицированное Министерством обороны США 5015.02 решение для архивирования федеральных сообщений, принадлежащее и управляемое США.

Федеральный закон о архивах требует, чтобы агентства перехватывали и хранили все электронные сообщения, независимо от их формата, безопасным и соответствующим образом. Компании с десятками тысяч сотрудников ежедневно отправляют миллионы сообщений. RMA IQ от Feith предоставляет функциональные возможности для поддержки миссии по обеспечению соответствия документации в крупных организациях.

Feith предоставляет вам средства для безопасной записи и архивирования сообщений целиком:

• Автоматический захват сообщений с платформ обмена сообщениями и текстовых SMS-сообщений
• Хранить и просматривать сообщения и их метаданные
• Хранить все типы записей в одном репозитории
• Установка политик автоматического хранения
• Экспорт из архива Feith для FOIA

• Пометка содержимого на основе ключевых слов
• Создание юридических запретов одним щелчком мыши
• Архивация разговоров в безопасном хранилище
• Шифрование сообщений во время передачи и хранения
• Поиск по типу сообщения, человеку или фразе
• Создание обращений для внутренней проверки

Как работает архивирование текстовых сообщений?

Решение для архивирования сообщений Feith захватывает текстовые сообщения непосредственно от операторов связи (AT&T, Verizon, T-Mobile и Sprint). Это гарантирует захват всех текстов, независимо от того, какой носитель использует сотрудник. После захвата текстов они сохраняются в безопасном архиве с возможностью поиска. К этому архиву можно получить доступ в любое время из любого места с помощью веб-браузера.

Решение для архивирования сообщений Feith также включает в себя мощный инструмент поиска, который позволяет легко находить нужные сообщения, когда они вам нужны. Инструмент поиска поддерживает множество критериев поиска, включая ключевое слово, дату, отправителя/получателя и многое другое.

Почему важно архивировать сообщения?

• Обеспечение соблюдения федеральных норм: По закону все агентства должны перехватывать сообщения, включая текстовые сообщения, в которых обсуждаются официальные дела агентства. Архивируя мобильные тексты, вы можете убедиться, что ваша организация соблюдает эти правила.
• Поддержание внутренней политики: В дополнение к внешним правилам многие агентства имеют внутреннюю политику в отношении характера и содержания коммуникаций. Архивные текстовые сообщения можно использовать для обеспечения соблюдения этих политик и обеспечения их соблюдения сотрудниками.
• Помощь в расследованиях и судебных разбирательствах: В случае расследования или судебного разбирательства текстовые сообщения могут быть ценным источником информации. Архивируя мобильные тексты, вы можете быть уверены, что эти данные будут доступны, если они понадобятся.

Решение Feith для архивирования сообщений помогает агентствам удовлетворить эти потребности, предоставляя всеобъемлющую запись всех сообщений, отправленных и полученных сотрудниками, независимо от устройства, с возможностью поиска.

Захват и архивирование с нескольких платформ

Благодаря архиву Feith, сертифицированному DoD, сообщения перехватываются непосредственно из источника в контексте их диалога. Все проглатывается в том числе и хранится именно так, как они были сделаны. Разговоры можно записывать с различных коммуникационных платформ; Текстовые сообщения SMS и MMS, Microsoft Teams, Yammer, SharePoint, OneDrive, Skype, Zoom, Slack, Jabber, Blackberry и многое другое. Фейт ежедневно собирает и архивирует миллионы сообщений, помогая предприятиям любого размера.

Организуйте записи для удобного поиска 
Менеджер записей использует Feith для создания и выполнения схем классификации. Их усилия в сочетании с правильными инструментами структурируют записи компании или агентства и экономят время на поиск. Архивные сообщения можно найти, посмотрев, что в них написано, кто их отправил или когда они были отправлены.

Отслеживание сообщений на протяжении всего их жизненного цикла
Менеджер записей создает политики хранения, которые контролируют удаление сообщений. Система следит за часами и уведомляет диспетчера записей, когда приходит время избавиться от журнала разговоров. После того, как менеджер записей даст одобрение, система автоматически удалит сообщения в конце их жизненного цикла.

Комплексные средства обеспечения соответствия и надзора

Настраиваемые внутренние панели, политики и многоуровневые очереди проверки Feith помогают компаниям персонализировать свой опыт соблюдения требований. Комплаенс-офицеры могут работать вместе, собирая разговоры в дела для внутренней проверки. Фейт уведомляет ответственных за соблюдение нормативных требований, если сообщение необходимо просмотреть и передать на более высокий уровень. Одним щелчком мыши удаление записи или набора записей, находящихся на хранении по юридическим причинам, будет приостановлено.

Отметить и заблокировать ненадлежащее поведение
Администраторы могут определять правила рабочего процесса для отправки уведомлений. Специалисты по соблюдению могут создавать политики для автоматической пометки разговоров на основе ключевых слов, что позволяет им действовать в случае явного или расистского поведения, прежде чем оно станет юридической ответственностью.

Резервное копирование и защита важных сообщений 
Параметры гарантии Feith гарантируют правильное резервное копирование всех данных чата в случае аварии. Журналы бесед шифруются как при передаче, так и при хранении. После захвата они хранятся в сертифицированном DoD 5015. 02 архиве. Чаты всегда можно найти и экспортировать для запросов публичных записей.

Быстрый расширенный текстовый поиск и извлечение

Feith позволяет не только записывать, архивировать и удалять записи; он также помогает в использовании, поиске и анализе сохраненных записей. Автоматическое индексирование Feith структурирует огромные объемы журналов сообщений, собирая и систематизируя метаданные разговоров. После захвата эти метаданные и содержимое сообщения можно искать, чтобы точно определить разговор или диапазон разговоров.

Средства поиска для каждого отдела
В диспетчере записей есть возможность фильтрации по лицам, типам сообщений и фразам. Они также могут сэкономить время на обнаружении электронных данных, просматривая единый репозиторий, который централизует электронные записи компании или агентства. При поиске информации команды могут собирать все необходимые данные, включая чаты и сообщения, электронные письма, документы и многое другое.

Сокращение результатов поиска до буквы
Инструменты расширенного поиска Feith могут мгновенно находить ключевые слова или ключевые фразы и даже находить близкие совпадения и орфографические ошибки. Результаты поиска молниеносны, а избранные критерии поиска можно добавить в закладки на потом.

Беспрепятственный поиск и экспорт сообщений
Политики обнаружения также могут использоваться для обнаружения ключевых слов и фраз. Содержимое перехваченных сообщений представлено полностью в естественном, легко читаемом диалоговом формате. Метаданные записываются вместе с журналами чата для обнаружения и извлечения. Если чаты захвачены в архив Feith, к ним можно получить доступ и экспортировать мгновенно и в любом необходимом формате файла.

Фейт предоставляет компаниям инструменты для управления записями сообщений

У Фейта есть инструменты для управления огромным количеством сообщений и сообщений в чатах вашей организации. С Feith компания может записывать и хранить разговоры в легко читаемом и удобном для поиска формате. После архивации все сообщения можно искать и контролировать с помощью тех же инструментов, которые используются для соответствия вашим электронным документам и записи целей соответствия. Feith позволяет вам использовать управление записями корпоративного уровня в чате.

Похожие темы

Удержание чата | Управление записями

Применение автоматического удержания в чате

30 июня 2021 г. Служба управления записями и информацией университета внедрила новые инструменты автоматического хранения, встроенные в Microsoft Teams, Zoom и Skype для бизнеса. С переходом университета на удаленную работу из-за пандемии COVID-19 эти сервисы стали чаще использоваться в кампусе, создавая записи, которыми теперь должны управлять сотрудники.

Несмотря на то, что эти службы упростили возможность оставаться на связи и продуктивно работать в удаленной рабочей среде, сотрудники должны помнить о том, как они используют эти службы. Используя эти цифровые инструменты, сотрудники создают записи, которые могут быть раскрыты по запросу в соответствии с Законом о государственных записях штата Орегон или федеральным законом о свободе информации.

Как государственное учреждение Орегонский университет несет ответственность за обеспечение надлежащего хранения и управления всеми записями, включая сохранение ценных общедоступных записей и уничтожение записей в соответствии с соответствующим графиком хранения.

В соответствии с Политикой управления записями университета чаты, такие как текстовые сообщения и другие временные записи, полученные с помощью коммуникационных технологий, обычно считаются «записями, не подлежащими хранению», что означает, что их можно удалить немедленно или когда они больше не нужны. потому что такие сообщения, как правило, более разговорные и не содержат существенных материалов , которые должны храниться в соответствии с расписанием хранения документации университета. Однако сообщения чата могут подлежать хранению, если они содержат контент, подпадающий под действие Графика хранения записей. В этих случаях этот контент необходимо хранить в более надежном хранилище в течение периода хранения.

Использование этих автоматизированных инструментов хранения сообщений чата поможет сотрудникам управлять своими чатами и уменьшить цифровой беспорядок, поэтому преподавателям, сотрудникам и студентам не придется выполнять трудоемкий процесс индивидуального удаления сотен или тысяч сообщений чата. Автоматическое сохранение чата является частью более крупной инициативы, направленной на то, чтобы помочь сотрудникам и подразделениям университетов эффективно и действенно управлять своими записями. Дополнительная информация о дополнительных ресурсах и автоматизированных процессах будет опубликована, как только они станут доступны.

На следующей веб-странице описаны изменения, которые вступят в силу, необходимые действия и некоторые часто задаваемые вопросы.

Что изменилось

С 30 июня 2021 г. сообщения чата старше 180 дней будут автоматически удаляться. Это применимо к большинству чатов, но для получения дополнительной информации ознакомьтесь с информацией, относящейся к каждой услуге, ниже. Все сообщения чата, затронутые этим процессом, будут удалены через 180 дней без возможности восстановления.

180-дневный срок хранения был выбран потому, что он соответствует общему сроку двух академических семестров. Этого периода достаточно, чтобы ссылаться на временные информационные чаты, для которых предназначены временные информационные чаты, помогая свести к минимуму цифровой беспорядок и защитить конфиденциальность.

Примечание о сообщениях студенческого чата

С помощью этого нового автоматизированного процесса все затронутые сообщения чата между учащимися и преподавателями, между учащимися и сотрудниками и между учащимися автоматически удаляются через 180 дней, чтобы обеспечить единообразие взаимодействия для всех пользователей, помочь учащимся справиться с цифровым беспорядком, и защитить конфиденциальность учащихся.

Этот автоматизированный процесс и дата его вступления в силу применяются к письменным или печатным сообщениям в Microsoft Teams, Zoom и Skype для бизнеса. Файлы, совместно используемые через эти службы, могут подвергаться различным процессам. Ниже описано, что затронуто для каждой платформы:

Microsoft Teams

Skype для бизнеса

Необходимое действие

Проверяйте затронутые чаты до 30 июня 2021 г. и на постоянной основе. Если у вас есть чат, который содержит решение или утверждение по существу, или контент, который иным образом подпадает под действие Графика хранения документации университета, вам потребуется создать запись, которая заменит чат, и сохранить ее в более надежном месте хранения. Дополнительные сведения см. в разделе часто задаваемых вопросов и на странице «Создание записи».

Сотрудникам, у которых нет чатов, содержащих контент, подлежащий хранению, ничего делать не нужно.

Часто задаваемые вопросы

Будут ли автоматически удаляться чаты старше 180 дней после внедрения нового процесса?

Да, если на 30 июня 2021 г. чату было 180 дней или больше, чат был удален в соответствии с новым процессом хранения чата. После 30 июня 2021 года чаты автоматически удаляются по истечении 180 дней.

Если у меня есть запись в чате, которую нужно сохранить, куда мне ее переместить?

Чаты не подходят для хранения записей. Записи, подлежащие сохранению, должны храниться в более надежных местах, таких как OneDrive или файловое хранилище отдела. Дополнительную информацию см. в разделе Создание и ведение записей.

Почему чаты хранятся только 180 дней?

В соответствии с Политикой управления записями университета чаты, такие как текстовые сообщения и другие временные записи, полученные с помощью коммуникационных технологий, считаются «записями, не подлежащими хранению», что означает, что они могут быть удалены немедленно или когда они больше не нужны. Однако сообщения чата могут подлежать хранению, если они содержат существенные решения или утверждения.

Несмотря на то, что чаты, как правило, не подлежат хранению, они по-прежнему считаются публичными записями, подлежащими раскрытию в соответствии с Законом штата Орегон об публичных записях. Вместо того, чтобы просить сотрудников регулярно просматривать и удалять сотни или тысячи чатов, мы можем использовать встроенные функции хранения для этих служб, чтобы помочь сотрудникам управлять своими записями.

180-дневный срок хранения был выбран потому, что он соответствует общему сроку двух академических семестров. Этого периода достаточно, чтобы иметь возможность ссылаться на временные информационные чаты, для которых предназначены чаты, помогая свести к минимуму цифровой беспорядок.

Какая разница, сохраняем мы чаты или удаляем их?

Хранение ненужных записей, в том числе материалов, не подлежащих хранению, а также записей с истекшим сроком хранения, может вызвать ряд проблем. Чрезмерное удержание сотрудников снижает производительность труда, увеличивает операционные расходы и представляет серьезный риск для университета, связанный с законом, конфиденциальностью и безопасностью.

Уничтожение записей чата также может помочь защитить конфиденциальность сотрудников, включая информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, и личную информацию, передаваемую через эти службы.

Если у меня есть чат из Microsoft Teams, который я хочу сохранить, как лучше всего это сделать?

Microsoft Teams не имеет простой функции экспорта, поскольку чаты предназначены для импровизированных офисных разговоров и не должны быть единственной записью важных решений. В тех случаях, когда чат был основной записью, мы рекомендуем использовать функцию интеграции с Outlook, чтобы переместить чат в электронную почту и/или создать документ, который может заменить чат в качестве основной записи.

Под чатами Zoom вы имеете в виду сообщения, которыми обмениваются на собрании Zoom?

Для Zoom автоматическое сохранение применяется к чатам, отправленным с помощью функции мгновенных сообщений Zoom, аналогичной сообщениям Microsoft Teams. Все сообщения, отправленные через эту функцию чата, удаляются через 180 дней.

Zoom не сохраняет автоматически чаты, отправленные во время собрания Zoom, поэтому автоматическое сохранение не применяется. Однако пользователи по-прежнему могут сохранять чаты из совещаний. Обычно они считаются «записями, не подлежащими хранению», и их следует удалять, как только они становятся бесполезными.

Что делать, если я сохранил чаты из собраний Zoom?

Если вы загрузили чаты с собраний Zoom, автоматическое сохранение не повлияет на них. Тем не менее, эти чаты по-прежнему являются записями и обычно считаются «записями, не подлежащими хранению» в соответствии с политикой управления документами университета. Это означает, что эти чаты должны быть удалены, как только они перестанут быть полезными.

Если у вас есть чат, который содержит решение или утверждение по существу, или контент, который иным образом подпадает под действие Графика хранения документации Университета, вам нужно будет создать запись, которая заменит чат, и сохранить ее в более надежном месте хранения.

Почему файлы, совместно используемые в Microsoft Teams, не удаляются автоматически?

Файлы, совместно используемые в Microsoft Teams, размещаются в OneDrive, а не в самой Teams. Файлы OneDrive не включаются в этот процесс хранения.

Примечание. Изображения, скопированные и вставленные в чат Teams, не распознаются как файл и будут удалены после процесса автоматического сохранения. Файлы необходимо перетаскивать или прикреплять с помощью значка скрепки, чтобы они были распознаны как файл и сохранены в OneDrive через чат Teams.

Затронуты ли файлы, совместно используемые в Zoom или Skype для бизнеса?

Нет, файлы, которыми обмениваются через Zoom и Skype для бизнеса, не хранятся в службах и должны быть загружены пользователями.

Затронуты ли записи в этих службах?

Нет, в настоящее время это не влияет на записи, использующие любую из этих служб.

Затронуты ли функции опроса или вопросов и ответов в Zoom?

Нет, функции опроса и вопросов и ответов в Zoom привязаны к функциям собрания и не затрагиваются этим процессом.

Как узнать об удалении чатов в Microsoft Teams?

При автоматическом удалении чатов появится сообщение-баннер, уведомляющее вас об удалении чатов.

Могу ли я использовать другую службу, чтобы избежать этих проблем?

Использование другой услуги не освобождает сотрудника университета от требований Закона о государственных архивах или политик и процедур университета в отношении хранения и уничтожения документации. Такие функции, как этот автоматизированный процесс сохранения чата, призваны помочь сотрудникам выполнять свои обязательства, сохраняя при этом возможность легкого доступа к необходимой им информации.

Что делать, если у меня есть дополнительные вопросы?

Если у вас есть вопрос, на который нет ответа выше, отправьте электронное письмо по адресу [email protected].

Использование чата Teams в Центре продаж

• Статья
• 21.09.2022
• 8 минут на чтение

Примечание

Эта функция развертывается поэтапно и будет доступна во всех географических регионах к 30 сентября 2022 г.

Начинайте разговоры в чате Teams из Центра продаж и связывайте их с записями.

Требования к лицензии и роли

Тип требования	У вас должно быть
Лицензия	Лицензия Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise, Dynamics 365 Sales Professional, Dynamics 365 Team Members или любое приложение Dynamics 365 Customer Engagement Лицензия Microsoft Teams Дополнительная информация: Цены на Dynamics 365 Цены на Microsoft Teams Dynamics 365 Team Members Руководство по лицензированию Dynamics 365
Роли безопасности	Любая основная роль в продажах, например продавец или менеджер по продажам Любая роль, имеющая доступ к записи Dynamics 365 Дополнительные сведения: Основные роли в продажах

Обзор

Теперь вы можете участвовать в чате Teams из Центра продаж. Пока вы работаете над записью о продажах, вы можете начать новый чат Teams или подключить существующий чат к записи и, таким образом, эффективно сотрудничать, не переключая контекст. Подключение всех связанных чатов к записи поможет вам хранить все разговоры, связанные с записью, в одном месте.

Примечание

• Когда вы связываете канал Teams с записью, канал подключается к записи. Однако, в отличие от бесед в чате, к беседам в каналах нельзя получить доступ из Dynamics 365.
• Ваш администратор должен включить эту функцию. Дополнительные сведения см. в разделе Включение или отключение чата Teams в Dynamics 365.
• Чтобы встроенные функции чата Teams работали правильно, убедитесь, что в настройках веб-браузера разрешены всплывающие окна для веб-сайта Dynamics.

Вы можете выполнять следующие действия для совместной работы в Teams из Dynamics 365:

• Начать новый подключенный разговор в чате : чат автоматически подключается к записи.

• Добавление пользователей в существующий подключенный чат : Чат отображается как подключенный чат для всех пользователей, участвующих в разговоре.

• Подключить существующий чат к записи : Весь разговор в чате будет виден всем пользователям, которые участвуют в подключенном чате.

• Доступ ко всем вашим недавним чатам Dynamics 365 : На страницах списка, таких как страница списка возможностей, отображаются все ваши недавние чаты, связанные с записями Dynamics 365.

• Доступ ко всем вашим недавним чатам : 200 ваших самых популярных чатов Teams перечислены в списках и на страницах записей.

• Подключить существующий канал к записи : хотя канал подключен к записи, доступ к беседам канала возможен только из Teams.

• Присоединение к существующему подключенному чату : Просматривайте и легко присоединяйтесь к чатам, которые подключены к записи, к которой у вас есть доступ для записи, даже если вы изначально не были участником чата.

• Переход к записи из подключенного чата : Переход к связанной записи непосредственно из подключенного чата.

Откройте любую запись взаимодействия с клиентами Dynamics 365 и выберите значок чатов и каналов интеграции Teams в правом верхнем углу страницы.

Панель чатов Teams открывает и отображает следующие разделы на вкладке Chat :

• Чаты, подключенные к запись перечисляет чаты Teams, которые либо вы подключили к выбранной записи, либо кто-то другой подключился к вам как к участнику.

• Другие чаты перечисляет 200 самых популярных чатов в Teams. Вы можете выбрать любой существующий разговор и подключить его к записи.

На вкладке Channel перечислены каналы, которые вы подключили к выбранной записи, а также все каналы, к которым подключился кто-то другой, где вы являетесь участником. Если вы подключили запись к каналу с помощью базового или расширенного интерфейса совместной работы, этот канал также отображается на этой вкладке.

Просмотреть все подключенные чаты Dynamics 365

Откройте панель мониторинга или представление списка любой таблицы Dynamics 365 Customer Engagement, например представление списка возможностей, и выберите . Все ваши подключенные чаты Dynamics 365 появятся в разделе чатов, подключенных к записи . В чатах отображаются имена записей, к которым они подключены, и последнее сообщение чата. Вы можете перейти к связанной записи из подключенного чата. Дополнительные сведения см. в разделе Переход к записи из подключенного чата.

Начать подключенный чат Teams в Dynamics 365

Вы можете начать новый подключенный чат или преобразовать существующий чат Teams в подключенный чат, чтобы связать чат с записью Dynamics 365.

1. Откройте любую запись Dynamics 365 Customer Engagement и выберите .

   Открывается панель чатов Teams .

2. Чтобы начать новый подключенный чат с участником, выберите Новый подключенный чат в Чаты, подключенные к запись раздел.

3. Добавьте участников одним из следующих способов:

   • В поле Участники найдите и выберите имена участников, с которыми вы хотите пообщаться.
   • Список предлагаемых контактов автоматически отображается для поля Участники . Выберите имя участника из списка Предлагаемые контакты . В списке Предлагаемые контакты отображаются контакты пользователей, работающих с записью. Дополнительная информация: Как работают предложения контактов

   Имя чата использует имя записи или имена участников, в зависимости от конфигурации, выбранной вашим администратором. Чтобы установить имя чата в качестве имени записи, вы можете попросить администратора включить параметр Использовать название записи в качестве имени чата по умолчанию для подключенных чатов . Вы можете изменить название чата. Рекомендуется указать значимое имя, чтобы вы могли идентифицировать чат, даже если вы находитесь в Teams.

4. После добавления участников выберите Начать чат .

Все участники подключенного чата увидят чат, когда откроют запись в Dynamics 365.

Как работают предложения контактов

Функция предлагаемых контактов поможет вам быстро найти нужных коллег для совместной работы. Это сотрудничество может помочь вам быстрее работать над запросами на продажу.

Если вы не видите рекомендуемые контакты для типа записи, возможно, ваш администратор не включил функцию предлагаемых контактов для этого типа записи. Попросите администратора включить эту возможность для этого типа записи.

Для записи обращения существует два типа предложений контактов: AI и на основе правил. Другие типы записей, включенные для подключенных чатов, могут иметь предложения только на основе правил.

В списке предлагаемых контактов отображаются пользователи, которые подключились или взаимодействовали с записью. Соответственно, предлагаемый контакт может быть одним или несколькими из следующих пользователей в указанном порядке:

• Если запись назначена пользователю, владельцу записи.

• Если запись назначена команде:

• (Применимо только к возможной сделке) Члены отдела продаж, которые связаны с возможностью и зарегистрировали действие на временной шкале записи.

• Пользователи, связавшие чаты с записью.

• Другие пользователи, зарегистрировавшие действие на временной шкале записи.

• (Применимо только для возможности) Все подключенные члены отдела продаж.

Начать подключенный чат с другими участниками онлайн

Вы можете начать подключенный чат с другими участниками, которые находятся в сети и просматривают ту же запись, что и вы. Чтобы начать подключенный чат с одним или несколькими онлайн-участниками, выберите значок пользователя на панели команд вверху, а затем выберите Начать чат Teams . Отобразится всплывающий чат Teams, и вы сможете начать общение.

Примечание

Вы можете начать подключенный чат с другими онлайн-участниками, только если совместное присутствие включено в центре администрирования Power Platform, а чат Teams включен в Dynamics 365 Sales вашим администратором.

В центре администрирования Power Platform системный администратор должен включить функцию Collaboration в вашей среде. Дополнительные сведения см. в разделе Управление параметрами функций.

Подключить или отключить существующий чат от записи

Вы можете подключить чат к одной или нескольким записям. Например, если у вас был чат о лиде, который превратился в возможность, вы также можете связать чат с возможностью. Если позже вы решили, что не хотите, чтобы чат был подключен к лиду, вы можете отключить его.

• Чтобы подключить существующий чат к записи, выберите Другие чаты из раздела , а затем выберите Еще (…) > Подключиться к этой записи .

• Чтобы отключить чат от записи, выберите чат, а затем выберите Еще (…) > Отключиться от этой записи .

Подключение канала Teams к записи

Подключение соответствующих каналов Teams к записи, чтобы все участники могли легко получить доступ к подключенным каналам из записи и следить за беседами.

1. Откройте любую запись Dynamics 365 Customer Engagement и выберите .

   Открывается панель чатов Teams .

   Либо выберите Совместная работа на панели команд, чтобы подключить канал к записи. Дополнительные сведения см. в разделе Расширенные возможности совместной работы с Microsoft Teams.

2. Выберите вкладку Канал . На вкладке перечислены каналы, которые уже подключены к записи.

3. Выберите значок Подключить канал Teams к этой записи в правом верхнем углу панели чатов Teams .

   Откроется диалоговое окно Совместная работа с Microsoft Teams .

4. Чтобы начать новый подключенный канал, выберите Создать новое подключение .

5. Чтобы подключить существующий канал, выберите канал из списка, а затем выберите Начать совместную работу .

Начать обычный чат Teams в Dynamics 365

Вы можете начать обычный разговор в Dynamics 365, если не хотите переключаться на Teams.

Находясь в любой из записей или на панели списка, выберите , а затем выберите значок Создать чат в правом верхнем углу панели чатов Teams . Эта опция запускает индивидуальный или групповой чат, но не подключает его к записи.

Переход к записи из подключенного чата

При просмотре всех подключенных чатов Dynamics 365 с панели мониторинга, в виде списка табличного типа (например, возможности или учетные записи) или при открытии чатов, связанных с записью, отображаются подключенные чаты одно или несколько имен записей, к которым они подключены.