Вне тезиса о том, что данные бухгалтерского учета — это информация, на основе которой принимаются решения, любые рассуждения о бухгалтерии полностью теряют практический смысл.

Следовательно, мы можем много говорить о реальной экономической ситуации, белом и черном бухгалтерском учете, действительной потребности в данных бухгалтерской отчетности, но попытка определить изменение возможностей бухгалтерского учета в связи с применением компьютерных программ требует от нас допущения того, что потребность в данных учета существует, и из этого допущения мы и будем исходить в наших дальнейших рассуждениях.

История экономической мысли знает максимально полярные мнения относительно возможностей бухгалтерского учета: от утверждения о том, что основной причиной возможностей капитализма является бухгалтерская трактовка хозяйственной деятельности фирм (Прудон), до утверждения о том, что метод двойной записи преследует почти исключительно «воровские» цели (Езерский).

Вместе с тем, самые яркие представители бухгалтерской мысли всегда говорили о границах возможности современной им бухгалтерии и всегда мечтали их раздвинуть.

И вот здесь не будет преувеличением сказать о том, что именно компьютеризация бухгалтерского учета во многом способна осуществить самые смелые мечты известных нам великих бухгалтеров.

Уже в начале XX века Фриц Шмидт — автор теории органического баланса — утверждал, что директор фирмы должен видеть ежедневный баланс предприятия, так как очень быстро устаревающие данные о хозяйственных процессах в компании теряют свою актуальность для целей управления. Недостаточная оперативность и ретроспективность бухгалтерской информации традиционно рассматривается как один из основных недостатков бухгалтерии. При этом очевидно, что речь идет именно о техническом дефекте бухгалтерской практики. Как-то, будучи студентом в начале 90-х, я слушал лекции наших британских коллег, которые сравнивали пользователей данных учета с водителем автомобиля, у которого заклеено лобовое стекло, а для управления им оставлены только зеркала заднего вида, глядя в которые водитель и должен управлять машиной, ведя ее вперед.

Решение данной проблемы — это, пожалуй, самая легкая для компьютерной бухгалтерии задача. Технические возможности компьютерных программ позволяют свести время отражения влияния факта хозяйственной жизни, зафиксированного в данных первичного документа, в бухгалтерской отчетности организации к одной секунде. Более того, за ту же секунду менеджеры компании могут увидеть и обусловленную этим изменением динамику результатов анализа данных этой отчетности. Это совершенно фантастическим образом меняет возможности оперативной оценки динамики положения дел как на предприятии в целом, так и в рамках конкретных направлений его деятельности.

Так, кассир в магазине сети розничной торговли, продавая товары, или кладовщик производственной компании, отпуская материалы в цех или покупателям, «считывают» в компьютер штрихкоды соответствующих ценностей, а аналитики аппарата управления фирмой спустя секунду могут оценивать обусловленную этими фактами динамику платежеспособности фирмы.

Такие возможности — это революция в информационном обеспечении управления.

Более того, такая техника регистрации фактов хозяйственной жизни позволяет фактически в режиме «он-лайн» выделять наиболее информативные факты, сигнализируя о них менеджерам фирмы. Основанием такому «сигналу» служит отклонение от нормы, норма определяется управленцами.

Действительно, если «все идет как обычно», то ценность максимально оперативного получения информации снижается. Однако, если факт хозяйственной жизни фирмы «ненормален», степень его информативности резко возрастает, и вот тут чем быстрее менеджмент будет располагать информацией о нем, тем лучше. Эффект таких возможностей сложно переоценить. Так, например, в публичной отчетности Министерства обороны США (www.defenselink.mil/conptroller), играющего не последнюю роль в развитии компьютерных технологий, специально подчеркивается, что достижением организации управления имуществом ВС США является то, что данные инвентаризации ценностей ВС США в любой точке планеты могут анализироваться работниками Генерального штаба уже в день ее проведения. Именно такая оперативность определяется как один из гарантов надлежащего расходования денег налогоплательщиков.

Однако, описываемые нами возможности — это возможности компьютеризированной системы учета, которые теряют смысл в том случае, если оперативность создания и регистрации первичных документов остается без изменений.

Прежде всего, еще до вопроса первичных документов здесь необходимо остановиться на проблеме разрыва, прежде всего временно/го, между системами складского и бухгалтерского (финансового) учета. Если складской учет (даже компьютеризированный по последнему слову техники) ведется автономно от финансового (и/или управленческого) учета, и, соответственно, данные складского учета «передаются» бухгалтерам за определенный период, оперативность получения менеджерами информации существенно снижается.

При этом речь здесь не идет исключительно о складском учете. Не менее актуальным, например, является обособленное ведение учета изменения сумм и условий погашения обязательств фирмы, которые отражаются в ее отчетности как дебиторская и кредиторская задолженность.

Только регистрация любых оцениваемых в деньгах фактов хозяйственной жизни и представление их в отчетности как управленческого, так и финансового, и налогового учетов, в единой информационной системе позволяет реализовать задачу повышения оперативности представления и анализа полезной для управления бухгалтерской информации.

Вместе с тем, составление первичной документации на бумажных носителях делает неизбежным значимый временной лаг между собственно фактом хозяйственной жизни, фиксацией информации о нем в первичном документе и отражением этой информации в регистрах учета и бухгалтерской отчетности. Особенно это касается внешних первичных документов, составляемых контрагентами организации.

Это положение может измениться только в том случае, когда передача первичных документов в электронном виде будет юридически приравнена к их передаче на бумажном носителе. Эти изменения неизбежны, это обычное следствие развития общества. Следует отметить, что банковский бизнес уже сейчас делает серьезные шаги в этом направлении.

Не менее важной проблемой бухгалтерского учета, имеющей уже в большей степени методологическое, чем техническое содержание, является проблема противоречия различных целей учета.

Мы привыкли к определению цели учета как удовлетворению информационных потребностей всех групп пользователей отчетности (об этом говорят и отечественные нормативные документы, и МСФО, и специальная литература в области и теории и практики бухгалтерского учета и анализа бухгалтерской информации). При этом не менее привычно для нас звучит утверждение о том, что отчетность организации должна раскрыть перед пользователями картину платежеспособности фирмы, рентабельности ее деятельности, рисках, связанных со структурой источников финансирования деятельности и т. д. Вместе с тем, очевидно, что большинство базовых задач бухгалтерского учета противоречит друг другу. Это означает, что их одновременная реализация в рамках одной логически выдержанной методологии и единого формата отчетности (модели финансового положения фирмы или его отдельного фрагмента) невозможна.

Наиболее ярко такое противоречие можно видеть, сравнивая возможности бухгалтерского учета по созданию информации о платежеспособности и рентабельности организации. Именно это противоречие привело к формированию в начале XX века двух полярно противоположных балансовых теорий: статической, в основу которой положена идея создания картины платежеспособности компании, и динамической, позволяющей представить информацию о рентабельности ее деятельности.

Действительно, для того, чтобы ответить на вопросы о том, насколько фирма платежеспособна и насколько она рентабельна, необходима совершенно разная информация.

В первом случае нам необходимо знать, какое имущество находится в собственности предприятия, за сколько его можно продать и какова сумма его долгов. Во втором мы должны понять, какова сумма расходов фирмы, какая их часть обусловила получение доходов, как эти доходы могут быть оценены и сопоставить полученные величины. При этом относительно имущества предприятия нас будет интересовать в первую очередь не информация об юридических правах на него, а степень его доходности для организации.

Выполнение системой учета этих двух противоречащих друг другу задач предполагает составление как минимум двух различных балансов (и/или иных отчетных форм), по-разному определяющих понятие активов, пассивов, доходов и расходов, с различными составом, группировкой и оценкой своих статей. На необходимость этого обращал внимание еще А.П. Рудановский, не устававший повторять, что баланс предприятия (некое В) представляет собой объективно существующую реальность, а бухгалтерские балансы (b1, b2, d3, и т. д.) лишь его возможные интерпретации. И чем больше мы имеем таких интерпретаций, тем полнее мы можем раскрыть перед пользователями отчетности картину финансового положения фирмы.

Безусловно, существующая практика официального финансового учета далека от того, чтобы представлять как минимум два баланса.

Согласитесь, что если бухгалтерам сказать о том, что отчетность будет достовернее, если они будут составлять статический и динамический балансы, нас поднимут на смех. Однако почему-то никто не смеется, составляя самостоятельную финансовую и налоговую отчетность фирмы по различным правилам. А ведь это то же самое. Мы просто по-разному интерпретируем (трактуем) целый ряд фактов хозяйственной жизни для целей бухгалтерского и налогового учета. И если бы налоговые декларации по налогу на прибыль нам бы предписывали составлять по балансовой форме, фирмы бы составляли два различных баланса, и никого бы это не удивляло.

Разграничение финансового и налогового учета многими нашими коллегами рассматривается как большая техническая сложность, отнимающая время, делающая необходимым увеличение количества работников в бухгалтерской службе или учреждения специальных отделов налогового учета. При этом, потребности удобства работы бухгалтера полностью отодвигают на задний план потенциальные выгоды, которые может получить фирма, по-разному оценивая результаты своей деятельности для налоговых органов и потенциальных инвесторов.

Вместе с тем, именно применение компьютерных технологий позволяет полностью решить данную проблему, так как фиксируемая в программе информация может преобразовываться в элемент отчетности в любом количестве форматов, независимо квалифицируясь и оцениваясь для каждого из них. Так, например, факт несения предприятием расходов может капитализироваться в финансовом учете и при этом, относясь к группе косвенных затрат в соответствии с главой 25 НК РФ, уменьшать налогооблагаемую прибыль текущего налогового периода. В том случае, если ведение бухгалтерского и налогового учета технически объединено, данные первичного документа, занесенные в программу, могут автоматически одновременно отражаться в регистрах налогового и финансового учета (при этом отражаться по-разному в различных оценках, по-разному влияя на содержание бухгалтерской и налоговой отчетности фирмы).

Эти технические возможности не менее актуальны при организации системы управленческого учета, где как нигде важно представление информации об одних и тех же фактах в различных форматах, задаваемых различными информационными потребностями менеджеров — пользователей соответствующих данных. Ведь ни для кого не секрет, что часто дублирование баз данных финансового и управленческого учета, существенно снижающее оперативность получения информации, вызвано сложностями представления данных, фиксируемых в регистрах бухгалтерского учета в каком-либо ином формате. Сложно иногда бывает убедить наших коллег согласиться с мыслью о том, что реестр дебиторов и дебетовая ведомость к счету 62 — это одно и то же.

Техническое объединение систем управленческого, финансового и налогового учета в единое информационное пространство, наряду с повышением оперативности получения и анализа информации, также очень существенно расширяет информационные горизонты принятия управленческих решений. В этом случае, управленцы именно с технической точки зрения получают возможность комплексного анализа прошлого и текущего состояния дел и комплексного же прогнозирования. При этом автор не раз слышал рассказы менеджеров очень крупных многофилиальных компаний, холдингов о том, что многомиллионные затраты на разработку, приобретение систем управленческого учета и обучение персонала работе с ними, организованных при этом самостоятельно по отношению к системам учета финансового и налогового, заканчивались катастрофическими потерями времени, например, на «войну» за первичные документы между представителями финансового и управленческого учета.

Вместе с тем этих потерь можно было бы избежать при принципиальном изменении подходов к организации системы компьютерного учета.

Подводя итог сказанному, хочется отметить, что технические новации в области бухгалтерского учета и организации экономической информации в целом, которые стали возможны в последние годы, безусловно, имеют сверхважное методологическое значение, так как позволяют значимо повысить полезность бухгалтерской информации, прежде всего, для принятия управленческих решений в компании, как оперативного, так и стратегического характера.

Бухгалтерский учет и компьютерная бухгалтерия

Заменят ли бухгалтеров роботы? Почему власти прицепились к «живым» бухгалтерам

Есть мнение, что профессия бухгалтера в грядущую цифровую эпоху просто устареет и исчезнет, как многие другие.

Безусловно, развитие технологий не оставляет места рутинным операциям, и работа бухгалтера кардинально изменилась, когда счеты заменили калькулятором, и еще раз изменилась, когда бухгалтерия стала вестись в профессиональных программах на ПК. Но сама профессия пока не исчезла. То ли прогресс не так уж скор, то ли все-таки не всех могут заменить машины?

Налоговикам и экономистам осталось работать 10 лет. Потом их заменят роботы

Заместитель министра финансов России Татьяна Нестеренко заявила, что профессия бухгалтера будет уходить с рынка в связи с появлением новых технологий. То есть бухгалтеров, по мнению Минфина, заменят роботы.

Некоторые задачи экономистов и работников налоговой службы через 10 лет смогут выполнять роботы в автоматическом режиме, заявил глава ЦСР Алексей Кудрин.

«Прогнозисты говорят, что через 10 лет треть профессий отомрет. Уйдет часть экономистов и юристов, за которых начнут работать роботы. Я мечтаю, чтобы налоговая служба не выходила на предприятия, а просто в режиме обмена данными проводила аудит», — сказал Кудрин.

Также, по его словам, система смогла бы предупреждать предприятия об ошибках и таким образом избегать выездных проверок и количества судебных решений.

Кудрин подчеркнул, что это одна из важнейших задач России — перестроить систему управления.

«Предполагаю, что за 6 лет можно сократить количество чиновников на треть. Цифровизация и переход на другие модели управления, профилактику любых нарушений существенно сократят потребность в чиновниках и решения будут приниматься автоматически», — отметил глава ЦСР.

При этом, по его словам, в ближайшие годы возникнет острая потребность в программистах, потребуется около 1 млн. таких работников.

Профессии бухгалтеров, юристов и кадровиков скоро будут невостребованы, заявил министр по вопросам открытого правительства Михаил Абызов.

«Уже по текущему анализу в ближайшее время по таким специальностям, как бухгалтера, юристы, административные сотрудники, люди, которые работают в системе управления и учёта кадров, на рынке труда могут оказаться более 3 млн человек, которое будут не востребованы и будут заменены новыми информационными технологиями. Три миллиона человек для Российской Федерации, для страны, которая испытывает дефицит, на сегодняшний день, кадров — это огромный вызов. Почему? Потому что в основе своей это люди…Первое — это женщины, второе — это люди в возрасте от 45 лет до 55 лет, то есть та возрастная когорта, та среда, которая очень тяжела с точки зрения новых навыков образования и новых моделей.

Нам будет их переучить и дать им новую профессию гораздо труднее, чем сделать это по отношению к молодым людям. И к этому вызову мы сейчас должны готовиться. Мы на сегодняшний день инструментов и механизмов, которые бы противопоставили этому вызову не имеем. И это большая, серьёзная проблема, которую надо будет решать. Решать государству не в одиночку».

Посмотрите семь причин, почему бухгалтеров не заменят роботы.

Сведет ли робот дебет с кредитом?

Сегодня пока нет готового решения для полностью автоматизированной передачи деклараций и других данных, ни одна программа не может сама принимать заявления и рассчитывать больничные, электронный документооборот все равно подразумевает, что подписи ставятся вручную и так далее. Получается, что бухгалтер по-прежнему незаменим, даже если речь идет просто про «сведение дебета с кредитом» — добиться этого с помощью инновационных систем на сегодняшний день оказывается невозможно. Возможно, в далеком и пока заоблачном будущем, когда произойдет полная компьютеризация всех существующих отчетов, будет налажен мгновенный обмен данными с любыми органами, компании и сократят штат бухгалтеров.

«В рамках законодательства РФ существует необходимость участия человека как ответственного лица, например, за выписывание каких-либо документов. Поэтому заменить работу такого специалиста не представляется возможным хотя бы на законодательном уровне. Если мы говорим про технологический аспект, часть рутинных и монотонных операций на ПК таких профессий, как бухгалтер, HR или маркетолог, действительно вполне заменима.

При этом отмечу: перевод каких-то функций на откуп машины абсолютно не означает, что мы стоим на пороге полной замены человеческого труда машинным. Мы просто переходим из одного принципа распределения задач в другой, например, на сегодняшний день нам не нужны извозчики гужевого транспорта, поскольку сама профессия потеряла актуальность — их логично заменило не меньшее количество водителей автомобилей. Другими словами, мы просто меняем парадигму, меняем наше видение, взгляд на то, как и где эти люди будут работать. Они приобретут другие навыки, другую специализацию и абсолютно точно будут востребованы», 

— считает Евгений Колесников, руководитель направления «Большие данные и машинное обучение» компании «Инфосистемы Джет».

Но что насчет сложной внутренней отчетности, которая для каждой компании «своя»? К тому же существуют такие профессиональные качества, как глубокие знания налогообложения и законодательства. Компании уже сегодня ценят таких сотрудников, которые умеют оптимизировать налоги. И государство никогда не будет создавать искусственный интеллект, способный решать такие задачи, даже если это окажется возможно. Конечно, не все бухгалтеры обладают такими качествами и знаниями, и сегодня можно размышлять о сокращениях, но только в будущем, когда все средства онлайн-обмена будут нормально работать.

«В целом сопутствующие проблемы автоматизации не решены до сих пор, при этом, если завод или какая-то другая компания, которая производит услуги, либо товары, начинает работать эффективнее, то для рынка это безусловно хорошо, — заметил Евгений Колесников. — Мы как потребители начинаем получать услугу или товар дешевле. Они становятся более доступными. Ключевая проблема в бухгалтерии — это юридические аспекты. Как заменить человека на том посту, где он несет непосредственную ответственность за нарушение отчетности, сроков сдачи и т.д? Если на законодательном уровне предусмотрены какие-то изменения в этом вопросе, то технологических проблем здесь не существует».

Справятся ли супертехнологии с основными функциями бухгалтеров, рассуждает в своем блоге Владимир Туров. Вот какую табличку он подготовил.

Получается, что «сведение дебета с кредитом» с помощью инновационных систем практически невозможно. Говорить о том, что компании смогут уволить бухгалтеров, пока рановато. Если только в далеком заоблачном будущем.

Профессия бухгалтер не исчезнет

Представляем офис будущего: почти все профессионалы заменены роботами. Но вот незадача: с одной профессией возникла проблема.

Смотрите прикольное видео от ИПБ России.

И рассказывайте в комментариях, что, по вашему, ждет бухгалтерию лет через 30.

У нас есть замечательная заметка «Тыжбухгалтер: ваша профессия глазами директора и окружающих». Она еще раз доказывает, что никакие высокие технологии рядом с бухгалтерской смекалкой не стояли.

Компьютерная бухгалтерия

Сегодня многие бухгалтеры осознают, что работать гораздо проще и приятнее из дома. Основная масса документации может быть заверена и отправлена в налоговую или иные инстанции с помощью цифровой подписи.

Договоры, счет-фактуры и прочие необходимые документы прекрасно отправляются через электронную почту. Исчезает необходимость в хранении тонн макулатуры, благодаря тому, что появились жесткие диски и системы проверки бухгалтерии. Остается только грамотно подобрать хорошую программу для ведения бухгалтерского учета.

Какой должна быть компьютерная бухгалтерия

Во-первых, программа для бухгалтера должна быть удобной и понятной. Такую можно скачать на странице и бесплатно опробовать. Она не имеет ограничений ни по количеству проводимых операций, ни по времени использования, ни по объемам формирования отчетов. При расширении компании можно будет подобрать платные версии этой же программы, в которые экспортируются все данные. Чем ещё хороша бесплатная бухгалтерская программа «Инфо-Предприятие»? Она регулярно получает обновления и обладает лицензией даже при скачивании демо-версии, так что не возникнет проблем ни с её быстродействием, ни с проверяющими органами.

Кому она подойдет

Если у вас на предприятии работает меньше ста человек, а один бухгалтер справляется со всеми задачами, то бесплатной программы будет вполне достаточно для автоматизации некоторых действий и для обеспечения адекватной жизнедеятельности всей компании. Это идеальный вариант для ИП, ЧП и прочих предприятий малого бизнеса. Она помогает работать с разными системами налогообложения: ОРН, УСН, ЕНВД, УСН на основе патента и ЕСХН.  Также при возникающих вопросах можно смело обращаться за помощью в техподдержку или посмотреть на сайте обучающие видеоинструкции.

Программа помогает формировать пакеты документов для налоговой и бухгалтерской отчетности, а также упрощать и ускорять ежедневно проводимые операции. Также для начинающих бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей будет удобна всплывающая форма подсказки справа от рабочего окна.

Преимущества технического плана

В отличие от гигантов бухгалтерского дела, эта программа обновляется автоматически через Интернет, без участия приходящих программистов или специалистов центра обслуживания. Все пожелания пользователей с форума и писем в техподдержку учитываются при создании следующей версии обновления. Таким образом, обслуживание программы обходится для компании существенно дешевле.

Работа

Также все формы для документов и бланки для создания отчетности можно настроить под себя, например, добавить субсчета или специфическую аналитику. Для приходящего бухгалтера будет удобна возможность использования облачного хранилища, которая дает возможность работать в системе с любого места, при работе в облаке весь функционал сохраняется.

Отчеты

Быстродействие и аккуратность

Весь смысл работы бухгалтерии сводится к тому, что нужно рассчитать и описать все действия, пассивы и активы фирмы, связанные с финансовым вопросом: товары, цены, кредиты, зарплаты, сколько уже отгружено, сколько ожидается, сколько уйдет на налоги в этом квартале, расчеты износа и амортизации оборудования и ещё много чего. Удобнее всего это делать в автоматизированной системе бухгалтерского учета, в которой в любой момент можно обратиться к требуемым цифрам и документам разного типа, а не искать их в кипе бумаг или в непонятном ПО.

Программа не требует обучения

И это правда. Если вы знаете основные схемы работы с бухучетом, и знаете, чего хотите от программы, она будет четко подстроена под вас в кратчайшие сроки. Например, вы можете настроить визарды, или небольшие программы отображения определенной актуальной информации: курсы доллара, работа с импортными товарами, доработка своей специфики.

Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета помогает улучшить работу не только самого бухгалтера, но и всего предприятия, благодаря отлаженности действий, ускорению передачи документов и соблюдению сроков сдачи отчетностей.

Не пропусти самое интересное!
Подписывайтесь на нас в Facebook и Вконтакте!

5 важных вещей, которые не стоит доверять бухгалтеру-аутсорсеру

Бухгалтерский аутсорсинг быстро завоевывает популярность в России. 10 лет назад такой аутсорсинг был представлен в основном бухгалтерами-надомниками. Сейчас большинство бухгалтеров-аутсорсеров перешли на профессиональную основу, создав компании или зарегистрировав ИП. Каких-то официальных правил по взаимодействию с удаленным бухгалтером или бухгалтерской фирмой не существует. Я предлагаю вам свою версию — от человека, который знает систему изнутри.

Итак, никогда не доверяйте:

1. Ключи от интернет-банка

Раньше было принято, что бухгалтер отвечает за платежи, поэтому ему вручался ключ с ЭЦП директора и бухгалтер отправлял платежки.

Иногда при этом случалось, что бухгалтер ошибался, и в платежке появлялся лишний ноль, а сумма в 10 раз больше уходила поставщику каких-нибудь канцтоваров. Или, что страшнее, тому, с кого вернуть нельзя, не будем упоминать всуе? что это за «фирмы-ромашки» такие.

Еще хуже, если бухгалтер исчезал с флэшкой, на которой была ЭЦП. Самое плохое, если после исчезновения бухгалтера, со счета исчезали и деньги. Обычно на этом этапе выяснялось, что бухгалтер был принят по рекомендации, поэтому от него даже не запросили копию паспорта, и никто не знает, где он живет. А тот, кто рекомендовал, разводит руками, сообщая, что «я же не знал, что он окажется таким…».

Справедливости ради нужно сказать, что ситуаций, при которых бухгалтер уводит со счета деньги, не так и много. В основном это случается, если фирма была куплена как «готовая», и бухгалтерский учет продолжили вести «продавцы» компании.

Нынешние интернет-банки часто завязаны на СМС, но и здесь есть разные варианты взаимодействия. В одном из известных банков, например, если вы работаете через токен, подтверждать нужно только реквизиты нового контрагента, а отправка платежа уже существующему контрагенту не подтверждается дополнительными СМС. Какие-то банки полностью всю безопасность ограничивают токеном, не используя СМС вообще.

Не доверяйте ваши деньги стороннему бухгалтеру! Если у вас аутсорсинг, дайте бухгалтеру доступ «только для чтения», чтобы он мог оперативно видеть и проводить ваши платежи, но токены, флэшки и телефон, на который приходят СМС от банка, держите при себе.

2. Первичные документы

Раньше было принято привозить стопку «первички» бухгалтеру, и пусть разбирается. Что же происходило у некоторых не очень аккуратных бухгалтеров: часть «первички» съела собака, часть разрисовал ребенок, на чем-то бабушка селедку почистила, какой-то чек улетел с порывом ветра из окна. И вот уже директор доказывает, что он документы собирал и передавал бухгалтеру, а бухгалтер клянется, что у него идеальный порядок и это просто директор документы не довез. Опись переданных документов, разумеется, никто не составлял.

Еще более неприглядный вариант, когда бухгалтер с документами «пропал». Увы, это случается не так уж и редко, как может показаться.

Чаще всего бухгалтер пропадает перед проверкой. Иногда – при получении грозных писем из налоговой. Иногда бухгалтер может попасть в больницу или уехать в длительный отпуск, не предупредив.

Вполне возможно, что с вашим бухгалтером этого не случится, есть много ответственных бухгалтеров. Но если вы когда-нибудь будете нанимать нового бухгалтера-удаленщика, в котором вы не так уверены, как в нынешнем, вспомните, пожалуйста, о моем совете.

В настоящее время принято передавать копии документов. Причем, сканированные копии. Директор или тот, кому он это поручил, делает сканы и отправляет бухгалтеру по электронной почте. А сами оригиналы директор держит у себя в папочке. Это помогает не только сохранить документы, но и проверить, отсылался ли тот или иной документ, или нет.

Иногда бухгалтеры ругаются, что нет порядка в этой директорской папочке. Это не страшно, т.к. наличие оригиналов всегда важнее наличия порядка без оригиналов.

3. Бухгалтерская база

Причины, по которым не стоит доверять бухгалтеру базу, те же, что и в предыдущих пунктах.

Если бухгалтер «исчез» – вы останетесь без учета. Новый бухгалтер потребует сделать восстановление учета за дополнительную плату. Это справедливо — ему же нужно отталкиваться в учете от каких-то данных и иметь цифры для заполнения деклараций, ведь большинство из них составляется нарастающим итогом за весь год.

Ситуация, когда вы меняете бухгалтера по собственной инициативе, многим сотрудникам кажется обидной: не оценили. Обида нередко приводит к неконструктивному расставанию. Бухгалтерская база может быть поводом для шантажа: «не отдам, пока…». Или для манипуляции: «ах, вы так со мной, вот вам… а не база».  Застрахуйтесь от этого – пусть ваша база «1С» будет у вас в руках.

Способов оставить себе базу много:

• Попросить бухгалтера ежеквартально делать для вас выгрузку базы после составления отчетности. В этом случае максимум, на что вы попадете при исчезновении бухгалтера – восстановление учета текущего квартала.
• Хранить базу на своем сервере, а бухгалтеру предоставить к ней удаленный доступ. Самый надежный вариант, но при этом у вас должен быть мощный компьютер или сервер, который потянет используемую базу. Он должен быть включен круглосуточно и должен адекватно администрироваться. Это расходы на «железо» и сисадмина.
• База в «облаке». Технология достаточно новая у нас, но уже вполне надежная. Наша компания на себе опробовала этот вариант, получается очень удобно и относительно недорого. В режиме онлайн 24/7 и бухгалтер, и клиент имеют доступ к базе, при этом администрирование выполняется профессионалами от провайдера услуги. Я вижу за этим вариантом будущее и хорошие перспективы.

4. Отчетность

Бухгалтеры не привыкли отчитываться о своих действиях. Долгое время они были сами себе хозяева, сдавали что хотели и куда хотели, и никто не разбирался и не хотел разбираться в том, что же у бухгалтера происходит. Это казалось очень сложным.

Я не прошу вас разбираться, я рекомендую раз в квартал запрашивать и получать сканированные копии сданной бухгалтером отчетности. Если что-то случится с бухгалтером, вам не потребуется восстанавливать отчетность в налоговой, все копии у вас будут на руках. А еще по этим сканам вы всегда сможете проверить, все ли сдано в срок, каким способом бухгалтер сдает отчетность, и что в этой отчетности написано.

Я знаю случай, когда бухгалтер сдавал нулевую отчетность просто потому, что он не знал, как заполнять нужные декларации. Сначала надеялся, что потом разберется и сдаст «уточненку». Потом не разобрался, потом стало некогда, а потом все навалилось как снежный ком. Потом меня попросили посмотреть учет, я увидела происходящее, запросила пояснения, и бухгалтер в этот момент «исчез». Появившись через пару месяцев, бухгалтер вернул часть денег, которые ему были уплачены (надо сказать, что это была приличная сумма), а клиент заказал восстановление учета.

5. Учредительные документы

Сейчас уже редко встретишь директоров, которые передают своим удаленным бухгалтерам оригиналы учредительных документов. Однако, я считаю важным упомянуть об этом в статье, т.к. восстанавливать учредительные документы непросто. Особенно это непросто, если у вас «готовая» фирма и директор «не доступен»- это практически патовая ситуация. Ее можно было бы разрешить сменой директора, но директора можно поменять только при наличии учредительных документов (они требуются у нотариуса). Замкнутый круг.

Если вы не успели договориться с вашим бухгалтером-аутсорсером, или бухгалтерской фирмой о вышеперечисленных вещах, это не проблема. Никогда не поздно начать этот разговор и передоговориться. Любая уважающая себя компания или частный профессионал без проблем пойдет вам навстречу.

Зачем компании нужен бухгалтер и бухгалтерский учет?

Первое, что приходит на ум большинству бизнесменов в ответ на этот вопрос, – это то, что необходимость ведения бухгалтерского учета прописана в законе.

Действительно, закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает все организации вести бухучет и сдавать бухгалтерскую отчетность в налоговою инспекцию и органы статистики, а Налоговый, Уголовный кодексы и Кодекс об административных правонарушениях предусматривают серьезные санкции за нарушения в этой сфере.

А еще без бухгалтерской отчетности нельзя:

• выплатить дивиденды. Их можно выплачивать только из чистой прибыли, а она должна быть подтверждена бухгалтерской отчетностью;
• получить кредит в банке. Бухгалтерская отчетность входит в перечень обязательных документов для получения кредита;
• привлечь инвесторов. Данные бухучета и отчетность им нужны для анализа инвестиционной привлекательности фирмы.

Многие относятся к бухучету и составлению бухгалтерской отчетности как к досадной необходимости и нанимают бухгалтера только лишь для того, чтобы соблюсти формальности и избежать претензий контролеров. Учетную политику разрабатывают только потому, что так надо, а в работе не используют. Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет ведут разрозненно, и в итоге тратят на это больше времени и денег. Налоги считают по факту, не пытаясь спланировать и снизить нагрузку. Документооборот спонтанный и неупорядоченный.

В итоге бухгалтерская служба неповоротлива, любые изменения приводят в ужас, а затраты на бухгалтерию несоизмеримо больше пользы, которую она приносит. Такой подход лишает бизнес возможностей, которые можно получить, если организовать по-настоящему эффективную бухгалтерию.

1C-WiseAdvice предлагает посмотреть на необходимость организации бухгалтерского учета под другим углом, с точки зрения пользы для самой организации.

Мы считаем, что бухучет нужен прежде всего для того, чтобы видеть реальное положение дел в компании, получать достоверную информацию в любом разрезе, поддерживать порядок в делах, принимать взвешенные решения, экономить деньги и время. Правила дорожного движения придумали не для того, чтобы собирать штрафы, а чтобы обезопасить участников движения. То же самое с бухгалтерским учетом – он нужен прежде всего бизнесу.

Для того, чтобы бухучет решал задачи бизнеса, мы предлагаем поменять отношение к учету и создать эффективную бухгалтерию, девиз которой «Учет для бизнеса, а не бизнес для учета».

Эффективной мы называем бухгалтерию, когда:

• все данные для бухгалтерского, налогового и управленческого учета накапливаются в единой учетной системе, откуда в любой момент можно получить данные в любом разрезе и для любых целей: руководителям для принятия решений, учредителям для анализа, контролерам для проверок, бухгалтерам для подготовки отчетов и расчета налогов и т.д.;
• вся рутина автоматизирована, а акцент делается на важных учетных процессах, которые влияют на прибыль и налоговую экономию;
• внутренние нормативные документы проработаны и методологически выверены. Они не лежат мертвым грузом от проверки до проверки, а действительно помогают и упорядочивают работу;
• смена главного бухгалтера не катастрофа, потому что бухгалтерия прозрачна, работает как часы и новый сотрудник легко вольется в рабочий процесс;
• компания всегда готова к проверкам и не нужно в авральном режиме наводить порядок, собирать недостающие документы и подчищать хвосты.

В своей компании мы создали именно такую бухгалтерию.

Чтобы выстроить этот идеально работающий механизм и у вас, мы проанализируем ваши бизнес-процессы и налоговую нагрузку, узнаем, как поставлен учет и какие есть проблемы. Затем подготовим проект и план внедрения. Если нужно, закупим и установим программное обеспечение и обучим сотрудников.

На этапе внедрения вы можете столкнуться с сопротивлением персонала или недостатком квалификации, что может свести на нет все усилия. Люди склонны саботировать изменения и предпочитают работать по старинке, даже если это вредит компании.

В такой ситуации мы готовы предоставить свои ресурсы на время обучения или замены кадров, а впоследствии контролировать работу бухгалтерии по новым правилам. Также можем полностью или частично взять бухгалтерию на аутсорсинг, и тогда вам не придется думать о подборе, обучении и адаптации персонала, потому что работать и нести ответственность будем мы.

Посмотрите на необходимость бухгалтерского учета как на инструмент, который поможет фирме зарабатывать, расти и развиваться.

Заказать услугу

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Подписаться

Поделиться статьей

Записки неадекватного главбуха: зачем бухгалтеру мозги и 1С

Еще на заре моей бухгалтерской карьеры я получила на руки одну маленькую, но гордую организацию. Руководитель принес мне здоровенную коробку из-под ксерокса, в которой валом лежали документы, а сверху два талмуда: журнал учета хозяйственных операций и главная книга. Смахните ностальгическую слезу, коллеги. Все это счастье было заполнено от руки и от души перемазано «штрихом». У предыдущего бухгалтера явно не вдруг получилось свести дебет с кредитом.

«Уф! — сказал мой свежеиспеченный начальник. – Значит так. Посмотри все это и скажи, сколько мы должны налогов и каких и кто нам еще не заплатил!»

Я в те поры была молода и крайне исполнительна. Поэтому несколько ночей я провела, уткнувшись в этот самый журнал учета хозяйственных операций и добросовестно рисуя «самолетики». 

Записки неадекватного главбуха

БУХ.1С публикует записки Лены Михалевой – московского главбуха, замученного жизнью и фискальными органами.

Я работаю главным бухгалтером давно – кажется, столько вообще не живут. Веду 8 компаний на разных режимах и с разными – очень разными – руководителями.

Поскольку в прошлой жизни я занималась естественными науками, особенности поведения и мировосприятия разных людей вызывают мой живой интерес.

Среди моих директоров нет двух одинаковых.

Один сбагрил в мои крепкие мужественные руки всю бухгалтерию и расслабился – лишь бы я не мешала ему работать. Второй, наоборот, пытается вникнуть в то, что я делаю, спорит с Налоговым кодексом в лице меня, и готов оторвать мне голову за каждую копейку, уплаченную в бюджет.

При этом, общаясь с коллегами по цеху, я понимаю, что мои подопечные в сравнении с их руководством – это вообще зефир в шоколаде.

Стыдно становится за то, что я еще смею роптать. Но молчать тяжело.

Мои записки – они о наших радостях и проблемах, знакомых каждому, кто отличает дебет от кредита. 

Поколение, изначально работавшее с бухгалтерскими программами, которые сами разве что белье не гладят, сейчас недоуменно пожимает плечами – какие «самолетики»? А более опытные бухгалтеры помнят – большая буква Т, сверху – номер счета, слева – дебет, справа – кредит и выписываешь каждую цифру дважды.

Попутно, разумеется, пришлось править придуманные, видимо, в кошмаре проводки вроде Д26 К51, поэтому количество «штриха» на единицу площади увеличивалось в геометрической прогрессии. Это было крайне трудоемко, и я пошла трясти руководство на предмет покупки бухгалтерской программы.

Некоторое время мы препирались относительно возможности вести бухучет на бумаге, как исстари повелось. Но когда я сказала, что если он хочет получить ответы на свои вопросы хотя бы в этом году, то ему лучше раскошелиться – у меня все-таки появилась 1С. Еще «семерка», кажется.

Конечно, некоторое время ушло на восстановление учета и ввод документов чуть не со времен динозавров. Но зато потом руководство обнаружило, что я могу ответить на любой его вопрос относительно положения дел в организации, нажав всего несколько кнопок.

С тех пор мы не расставались – я и 1С.

Шли годы. Со времен рукописных регистров учет усложнился, отчетность расширилась и углубилась. Уже никому не приходится объяснять необходимость покупки бухгалтерских программ.

Появилась не только сами программы, но и несть числа специально обученных мальчиков и девочек, которые могут научить базовую версию программы вести учет так, как нужно именно вашей организации.

Нет, если завтра случится зомби-апокалипсис и отключат электричество, я смогу вести бухгалтерский и налоговый учет при помощи бумажных регистров, если, конечно, это кому-нибудь будет еще надо. Я даже не убоюсь 25 главы Налогового кодекса и ПБУ 18/02, но давайте будем честными – бухгалтерские программы здорово облегчают нашу жизнь.

Не без экспромтов, конечно. 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0, будучи установленной на мой домашний компьютер, «завесила» все, что было можно, и отказалась сотрудничать. Пришлось покупать под нее отдельный жесткий диск. Но диск купили и все работает.

А, работает еще и этот безумный котик, который то зевает, то вылизывается, пока программа обрабатывает документы. Лично меня он несколько нервирует. Но кому-то ведь нравится?

Да, каждое обновление ожидаешь с трепетом, потому что в любой нестандартной ситуации нужно думать не только о том, как правильно отразить ту или иную операцию в учете, но и как обойти при необходимости логику программы. А у программы, разумеется, свое мнение по любому поводу, и ее логика с каждым обновлением все более и более витиеватая, на мой простой взгляд.

Полностью заменить бухгалтера на программу не получится – при вводе документов 1С порой формирует очень инновационные проводки. Бухгалтер должен понимать и контролировать. Сформировав тот или иной отчет, все равно перепроверяешь и пересчитываешь. Больше по привычке, конечно. Но, стопроцентно полагаться на 1С – не вариант, я считаю. У бухгалтера должны быть мозги и, желательно, соответствующее образование. 

В общем, бухгалтерские программы вообще и 1С, в частности, позволяют нам здорово экономить силы и время. Без них в бухгалтерии, скажем откровенно, делать уже нечего. Как и без мозгов, впрочем.