Как заархивировать и разархивировать файл или папку

Наверняка каждому пользователю Windows знакомо понятие «архивный файл» или просто «архив», а также «архивация». Архивация – это процесс сжатия файла и помещение его в другой файл специального расширения, из которого потом можно достать содержимое (разархивировать или распаковать).

Архивы – очень полезная штука. Они помогают экономить место на диске, а также удобнее переносить или отправлять большое количество файлов. В современном мире, где в любом магазине электроники можно за сравнительно доступные деньги приобрести жесткий диск за 4 Тб, вопрос экономии пространства за счет архивации уже не столь актуален. Время, потраченное на сжатие и распаковку большого объема файлов, зачастую попросту не оправдывает тот объем, который пользователь сэкономил на архивации. Конечно, для долгосрочного хранения больших файлов архиватор поможет сэкономить заметный объем памяти, но в повседневных задачах архивы чаще всего используют именно для упрощения переноса и отправки файлов. Куда проще скопировать на флешку или отправить по почте 1 большой файл вместо 200 небольших.

Существуют разные способы архивации и приложения для работы с архивами. Вы даже можете работать в ними без дополнительного софта вообще. Рассмотрим некоторые из этих приложений.

Как заархивировать файл или папку без программ

Еще с времен Windows Vista в операционную систему Microsoft встроенный простой архиватор, способный работать с ZIP-архивами. Вы можете как паковать файлы, так и распаковывать их и для этого не надо скачивать дополнительные программы.

1. Откройте в Проводнике файлы или папку, которую вы хотите запаковать в ZIP-архив. Выделите их и нажмите правой кнопкой мыши. Выберите Отправить – Сжатая ZIP-папка.
2. Windows начнет сжимать ваши файлы. Время этой процедуры будет зависать от мощности процессора и объема ваших файлов. По завершению процедуры система предложит переименовать созданный архив, готовый к работе.
3. Если вы откроете архив (он откроется как обычная папка), можно будет просмотреть сжатый размер, полный размер (разница между этими показателями будет равняться тому пространству, которое вы сэкономили), а также степень сжатия. К примеру, архивация ISO-файла Windows помогла сэкономить 120 Мб дискового пространства при сжатии 4%.

Обратите внимание: не все файлы одинаково эффективно сжимаются. К примеру, попытка сжать видео не даст практически никакого эффекта, поэтому нет смысла архивовать их ради экономии пространства.

Как распаковать архив в Windows без программ

Ваш архив должен быть в формате ZIP, так как это единственный формат, поддерживаемый системой без дополнительных программ. Достаточно просто открыть архив как обычную папку и скопировать из нее файлы. Как вариант, щелкните по архиву правой кнопкой мыши, выберите Извлечь все, а затем укажите системе, куда надо поместить распакованные файлы. Как вы видите, все работает максимально просто.

Встроенный в Windows архиватор отлично подойдет для тех, кому надо быстро заархивировать файл или папку без приложений, не обращая при этом внимания на параметры сжатия, пароль архива, его формат, алгоритм шифрования и так далее. Простота в данном случае решает. К сожалению, минусом архиватора в Проводнике Windows является отсутствие возможности изменить какой-либо из параметров. Архивы всегда будут в формате ZIP, вы не сможете их защитить паролем или изменить степень защиты. При необходимости изменить эти параметры вам придется воспользоваться сторонними приложениями.

Как заархивировать файл или папку в 7zip

7zip – наша любимая программа для работы с архивами. Простая, бесплатная, функциональная, небольшая и эффективная. Вы можете скачать 7zip на официальном сайте бесплатно. Процедура установки происходит в один клик и занимает несколько секунд.

После установки откройте в Проводнике файлы или папку, которую надо заархивовать, нажмите правую кнопку мыши по ним и выберите 7zip – Добавить к архиву.

Откроется окно, на котором вы сможете задать параметры архивации. Как видите, здесь гораздо больше настроек для архивации, чем в стандартном Проводнике Windows. Вам уже доступен выбор формата архива (по умолчанию используется 7z), уровень сжатия, количество потоков, опция разбиения архива на части, создание SFX-архива (его еще называют самораспаковывающимся архивом, способным извлечь файлы без необходимости в архиваторах) и даже установить пароль с защитой шифрованием.

Если вы новичок, обращайте в первую очередь внимание на параметр Уровень сжатия. Чем выше уровень, тем больше места вы сэкономите, но при этом компьютер потратит больше времени на сжатие. Также можно выбрать один из форматов в списке Формат архива. Совет: формат 7z эффективнее остальных сжимает файлы при архивации.

Чтобы потом распаковать файл на компьютере без архиваторов вообще (очень старые ПК, к примеру, на которых нет даже встроенного архиватора), воспользуйтесь SFX-архивацией, которая упакует файлы в исполняемый exe-файл.

Предупреждение: будьте очень осторожны с SFX-архивами, поскольку самораспаковывающиеся архивы из неизвестных источников часто содержат в себе вирусы. Убедитесь, что вы доверяете источнику файла, а также всегда держите антивирус включенным.

Если вам надо защитить файлы внутри архива, установите пароль в окошке Шифрование. В таком случае для получения доступа к содержимому архива надо будет ввести пароль. Кстати, это один из методов поставить пароль на папку. Вы пакуете файлы в ZIP-архив, после чего сможете открывать архив как любую папку, но при этом система будет требовать пароль для открытия или копирования файлов.

К недостаткам 7zip-архиватора можно отнести отсутствие возможности создавать rar-архивы, которые пользуются большой популярностью среди пользователей архиватора WinRAR. Хотя 7zip может работать с RAR-файлами (и большим количеством других форматов архивов), он не умеет создавать архивы в RAR-формате. В остальном же 7zip идеальное приложение для работы с архивами, которая удовлетворит потребности практически каждого пользователя.

Как разархивировать файл 7zip

Принцип такой же, как и при архивации. Нажимаете правую кнопку по архиву, выбираете 7zip – Открыть архив. После этого просто перетащите его содержимое на окно папки, куда вы хотите распаковать файлы.

Как заархивировать файл или папку в WinRAR

WinRAR по своей сути точно такое же приложение, как и 7zip (если не вникать в более глубокие нюансы), только умеет работать с RAR-файлами (но не поддерживает создание 7z-архивов). Большим недостатком WinRAR для некоторых станет тот факт, что этот архиватор платный и для его работы надо покупать лицензию. Вы можете попробовать демоверсию, чтобы ознакомиться с ее возможностями.

1. Перейдите на официальный сайт WinRAR и нажмите Download WinRAR.
2. Установите приложение, после чего в контекстном меню появятся такие же пункты, как и для 7zip. Принцип работы с WinRAR точно такой же, как и с его бесплатным аналогом.
   Просто нажимаете правую кнопку мыши по файлу или папке, выбираете WinRAR – Добавить в архив. После этого выберите формат архива, степень сжатия и другие нужные параметры.
3. Дождитесь завершения процедуры архивации.

В этой статье мы лишь вкратце описали принцип архивации файлов на примере двух приложений. Их возможностей будет более чем достаточно для работы с подавляющим большинством распространенных форматов архивов. При желании вы можете детальнее изучить возможности 7zip или WinRAR (вы знали, что эти приложения можно использовать для бенмарка процессора?), но это уже тема для отдельной статьи.

Как архивировать материалы из открытых источников

Язык:

• English (UK)

Все картинки в этой статье доступны в полном размере при нажатии на них.

Проводя расследования по открытым источникам, важно задумываться над тем, как архивировать материалы, которые вы изучаете. Например, пользователь может удалить пост в социальной сети уже после публикации вашего расследования, или видео с шокирующими кадрами (например, военного преступления в Сирии) может быть удалено из-за цензурной политики YouTube.

Существуют две основных причины необходимости архивировать все цифровые свидетельства, применяемые в расследовании: сохранение их на случай удаления из оригинального источника и доказательство аудитории, что материал (если он был удален) действительно существовал в том виде, в каком вы его представляете. Скриншоты легко подделать, поэтому крайне важно найти способ сохранять материалы так, чтобы показать, что вы не могли изменить их содержание.

Сторонние платформы для архивирования

Для большей часть контента, в том числе постов в социальных сетях, новостных статей и других веб-страниц, имеется два сервиса, которые обычно срабатывают: Archive.today и Archive.org. Эти сайты сохраняют веб-страницы на собственных серверах, после чего они становятся доступны по ссылке. Кроме того, оба сайта сохраняют страницы на конкретный момент времени, поэтому можно наблюдать изменения между разными архивациями, например до и после вырезания информации из статьи. Мы рекомендуем сохранять материалы на обоих сайтах, чтобы максимизировать количество архивируемого контента. Мы кратко опишем работу обоих сайтов и их эффективность при архивировании страниц различных популярных социальных сетей. В целом Archive.today более приспособлен для сохранения страниц в социальных сетях, так как делает это через специально созданный аккаунт, тогда как archive.org видит только полностью публичные страницы, не требующие аккаунта.

Archive.today

Из двух основных сайтов-архиваторов Archive.is более эффективен при работе с социальными сетями. Однако он действует далеко не так давно, как archive.org. Его следует считать менее стабильным, поскольку он гораздо скромнее по масштабам. Кроме того, этот сайт заблокирован в различных странах, поскольку экстремистский контент иногда распространяется через ссылки на archive. today. Альтернативные ссылки на этот сайт (Archive.is, Archive.li, Archive.ch…) позволяют обойти цензуру некоторых (но не всех) стран, например России, Китая и Финляндии.

Archive.today сохраняет страницы исключительно по запросам пользователей, а не автоматически, как Archive.org. Чтобы сохранить страницу на этом сайте, просто введите в поле в красном прямоугольнике ссылку на страницу, которую хотите сохранить.

Вы также можете архивировать страницы, сохранив закладку в вашем браузере, что позволяет сохранять в один клик страницы, на которых вы находитесь. Для этого сохраните новую страницу в ваших закладках (или избранном) со ссылкой:

javascript:void(open(‘https://archive.today/?run=1&url=’+encodeURIComponent(document.location)))

Теперь просто нажмите на вновь созданную закладку, чтобы сохранить любую страницу, открытую у вас в браузере.

Кроме того, можно перетащить кнопку на заглавной странице Archive.today на вашу панель закладок, чтобы не создавать закладку вручную.

Чтобы проверить, сохраняли ли уже какую-либо ссылку, введите ее в поле в синем прямоугольнике.

Есть более продвинутые способы поиска сохраненных страниц, если вы не знаете точную ссылку. Например, если вы хотите найти все заархивированные статьи Bellingcat с тегом MENA (Middle East North Africa, Ближний восток и Северная Африка), введите в поиск следующее:

Звездочка в конце ссылки позволит найти все статьи на сайте Bellingcat, ссылки на которые начинаются с “news/mena”. Сюда входят все статьи в разделе “MENA” нашего сайта.

В результатах появятся статьи, вручную сохраненные пользователями, которые ввели ссылку, а также страницы со ссылками на базу данных сохраненных страниц Archive.org. В некоторых случаях можно открыть различные версии одной и той же страницы, если в статью вносились изменения.

Еще одна полезная функция Archive.today — возможность сохранить целую страницу как изображение, даже если она очень длинная. Однако это не следует использовать как замену ссылке на архив, поскольку скриншоты можно редактировать после сохранения.

Archive.today относительно успешно архивирует страницы в социальных сетях, однако его работа далеко не идеальна. Ниже приведены сохраненные страницы из различных социальных сетей. Как правило, заархивировать страницу социальной сети, защищенную некими настройками приватности, вроде «эту страницу могут видеть только друзья друзей» на Фейсбуке, с помощью сторонних архиваторов вроде Archive.today или Archive.org практически невозможно.

В примерах ниже нажмите на гиперссылку на каждую из социальных сетей, чтобы просмотреть сохраненную страницу на Archive.today.

Facebook:

Работает довольно хорошо, за исключением фотографий и видео, встроенных в посты.

Instagram:

Не работает.

Twitter:

Работает очень хорошо, за исключением встроенного в твиты контента, в частности фотографий, видео и ссылок.

ВКонтакте (ВК)

Работает очень хорошо, за исключением встроенных фотографий и видео.

Одноклассники (ОК)

Работает очень хорошо, за исключением встроенных фотографий и видео.

YouTube

Может сохранять только метаданные и текст, но не сами видео.

Archive.org

«Интернет-Архив», основанный в 1996 году, уже более 20 лет сохраняет веб-страницы и имеет значительный бюджет, что обеспечивает стабильность, на которую нельзя расчитывать в отношении Archive.today. Хотя у Archive.org есть множество замечательных проектов, в первую очередь нас интересует Internet Archive Wayback Machine (web.archive.org), которая позволяет пользователям архивировать конкретные страницы и просматривать страницы, заархивированные другими пользователями.

Как и в случае с Archive.today, процесс поиска и сохранения веб-страниц очень прост. Введите ссылку в строку поиска вверху страницы, чтобы посмотреть архивные версии. Чтобы сохранить страницу по ссылке, введите ее справа внизу.

В то время как Archive.today сохраняет страницы только по запросам пользователей, Archive.org использует как запросы пользователей, так и скрипты для автоматического сохранения страниц. Например, заглавная страница Bellingcat была сфотографирована более 800 раз со дня покупки домена в мае 2014 года. Наверняка лишь небольшая их часть была сохранена по запросам пользователей.

При сохранении обычных веб-страниц и новостных статей Archive.org часто дает фору Archive.today, поскольку позволяет переходить по клику на другие заархивированные страницы. Например, с помощью Internet Archive Wayback Machine можно перемещаться по значительной части сайта Bellingcat, как будто вы в 2014 году, поскольку все эти страницы были сохранены около 4 лет назад. На Archive.today можно найти гораздо меньше заархивированных страниц.

Archive.org хуже справляется с социальными сетями, чем Archive.today, но все равно иногда пригождается.

Facebook

Хорошо работает с полностью публичными страницами, но, в отличие от Archive.today, не имеет доступа к страницам, которые требуют аккаунта на ФБ.

Instagram

Не работает.

Twitter

Работает очень хорошо, за исключением встроенного в твиты контента, в частности фотографий, видео и ссылок.

ВКонтакте (ВК)

Хорошо работает с полностью публичными страницами, но, в отличие от Archive.today, не имеет доступа к страницам, которые требуют аккаунта в ВК.

Одноклассники (ОК)

Хорошо работает с полностью публичными страницами, но, в отличие от Archive.today, не имеет доступа к страницам, которые требуют аккаунта на ОК.

YouTube

Не очень хорошо работает на основном сайте Wayback Machine, поскольку он плохо сохраняет даже метаданные и текст из видео.

Однако у Archive.org есть отдельный проект под названием YouTube Crawl, который архивирует видео с YouTube вместе с метаданными. Подробнее об участии в их проекте можно прочитать здесь. Это требует бОльших усилий, чем простое решенив в один клик на web.archive.org и archive.today.

Сохранение фотографий и видео

Из предыдущего раздела вы узнали, что ни Archive.org, ни Archive.today не могут сохранять фотографии и видео с Инстаграма и YouTube, а также испытывают проблемы при сохранении фотографий с Фейсбука, ВК и других сайтов. Создание сторонней «нейтральной» платформы для сохранения медиаматериалов с этих сайтов гораздо сложнее. Вместо этого, необходимо скачивать материалы отдельно, а затем предоставлять дополнительные материалы (например, скриншоты с метаданными, материалы на сайтах-зеркалах и т.п.), чтобы доказать подлинность скриншотов и видео.

YouTube

Имеется множество сайтов, позволяющих скачивать видео с YouTube, например KeepVid, Y2Mate и другие. Архивировать видео с YouTube совсем не сложно, если у вас есть достаточно места для их сохранения на жестком диске или в облаке. Не забудьте сделать скриншот метаданных и сохранить страницу на Archive.today, чтобы сохранить название, дату загрузки и описание, даже если само видео не сохранится на странице.

Instagram

К сожалению, архивировать страницы в Instagram очень трудно. Зачастую мы можем разве что надеяться на кросспост на другом сайте (многие сомнительные сайты «заимствуют» контент Instagram и размещают его у себя) или вручную сохранять изображения в полном разрешении.

Чтобы открыть фото в Instagram в полном разрешении, выполните следующую процедуру:

1. Найдите ссылку на фотографию в Instagram и удалите все данные после ее ID. Например, для фотографии со ссылкой instagram.com/p/BfZJzBphUr1/ ID будет BfZJzBphUr1. Если после этого ID есть еще что-то (such as “taken-by=username”), удалите эту часть.
2. Введите в конце ссылки “/media/?size=l”  (строчная L). Для ссылки instagram.com/p/BfZJzBphUr1/ результат будет instagram.com/p/BfZJzBphUr1/media/?size=l
3. Теперь откроется фото Instagram в максимально доступном разрешении в формате JPG. В случае упомянутого выше поста это даст следующий результат.

Чтобы сохранить видео с Instagram, можно воспользоваться различными сайтами вроде KeepVid, например Gramblast и DreDown.

Facebook

Скачивать фотографии в высоком разрешении с Фейсбука значительно проще, чем с Инстаграма, поскольку эта функция встроена в пользовательский интерфейс сайта. Выберите «Опции», а затем «Сохранить» в меню фотографии, чтобы загрузить ее с серверов Фейсбука. Возможно, изображение будет не того же разрешения, что на фотокамере, но это лучшее, что можно загрузить с самого Фейсбука.

Сохранять видео с Фейсбука чуть сложнее, но все равно сравнительно просто. При просмотре видео нажмите на него правой кнопкой и выберите «показать ссылку».

Теперь вы можете копировать эту ссылку и вставить ее на сторонний сайт, чтобы скачать видео.

Как и в случае с YouTube и Instagram, имеется несколько сторонних сайтов, которые позволяют загружать видео с серверов Фейсбука на тот случай, если пользователь, который загрузил материал, удалит его. FBDown.net работает отлично, и на нем мало рекламы и всплывающих окон. Вставив ссылку на видео, которую вы скопировали из источника, вы можете скачать это видео в самом лучшем качестве по ссылке в красном прямоугольнике ниже.

ВК

Сохранять фотографии из ВК в полном разрешении очень просто: нужно выбрать «показать оригинал» в меню фотографии, и она откроется в максимальном доступном разрешении. Даже если пользователь удалит фотографию со своей страницы, ссылка в ВК с изображением в полном разрешении останется навсегда.

Сохранять видео из ВК немного сложнее, чем с YouTube, но это позволяют сделать различные бесплатные (и платные) инструменты.

Например, GetVideo.org позволяет скачивать видео, загруженные в ВК, в оригинальном разрешении. Чтобы получить ссылку на видео, нажмите на него правой кнопкой и выберите «Скопировать ссылку на видео».

Следует отметить, что на GetVideo не следует нажимать “Best Quality”. Вместо этого выберите самое большое конкретное разрешение (напр. 720p). Учитывайте, что файлы с этого сайта скачиваются достаточно медленно.

ОК

Лучший способ сохранять фотографии в полном или почти полном разрешении — выбрать «на весь экран», а затем сохранить изображение или сделать скриншот.

Для скачивания видео с «Одноклассников» есть меньше сайтов, чем для других социальных сетей, однако они всё же существуют, например Video-Download.co.

Другие решения по архивации

Зачастую использовать описанные выше способы скачивания веб-страниц или видео невозможно, поскольку они защищены настройками приватности (что ограничивает доступ с таких сайтов, как Archive. today) или используют малоизвестные платформы для проигрывания видео, с которыми не работают такие сайты, как KeepVid. Все решения, приведенные выше в этом руководстве, бесплатные. Однако некоторые другие платные или условно бесплатные сервисы могут облегчить вам жизнь. Мы не станем рекомендовать вам, как тратить деньги, однако исследователи Bellingcat успешно использовали приведенные ниже решения (а одно даже разработали сами):

Некоторые программные решения позволяют загружать видео с большинства сайтов, даже если там не используется YouTube или другие популярные платформы. Video Download Capture от Apowersoft работает на удивление хорошо для практически всех встроенных видео, а также (в некоторых случаях) лайвстримов. Однако этот сервис требует оплаты для полноценного использования. Эта программа определяет, что в браузере проигрывается видео, а затем (обычно успешно) загружает его из оригинального источника. Если вы пытаетесь скачать конкретное видео и не можете найти другого решения, возможно, стоит воспользоваться пробным периодом этой программы. Если вы не можете воспользоваться пробным периодом или не хотите покупать эту программу, попросите в Твиттере автора этой статьи (@AricToler) помочь скачать конкретное видео.

В  случае, если веб-страницы защищены настройками приватности, очень сложно найти решение, способное создать полноценную стороннюю архивную копию сайта. Простое сохранение страниц в формате HTML крайне неудобно, поскольку создает на жестком диске множество подпапок. Альтернативный вариант — сохранить страницу как PDF, либо распечатав ее в PDF (Файл -> Печать -> Распечатать в PDF), либо воспользовавшись Adobe Create для сохранения страницы в PDF.

При этом вполне возможно изменять содержимое страниц в самом PDF-файле. На данный момент возможно наиболее заслуживающий доверия, пусть и не идеальный способ демонстрации содержимого защищенной страницы — запись экрана (список простых решений для этой процедуры см. здесь) во время просмотра страницы.

Наконец, если вы ведете много онлайн-исследований и хотите воспользоваться автоматическим решением по слежению, чтобы восстановить свои шаги, предлагаем воспользоваться Hunch. ly, разработанным автором Bellingcat и мастером работы с Python Джастином Сейтцем. Когда этот плагин активен, он автоматически сохраняет каждую страницу, которую вы посещаете в ходе расследований. Если одна из этих страниц впоследствии будет удалена, а вы забудете ее заархивировать, на помощь придет Hunch.ly.

Используете ли вы другие сайты и ресурсы для архивации веб-страниц, изображений и видео? Предлагайте свои варианты в комментариях, если вы считаете, что их стоит добавить в это руководство.

Ваш личный проект архивирования: с чего начать?

«Упростить, упростить». — Генри Дэвид Торо, Уолден .

До и после: документы Герберта А. Филбрика. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Большинство из нас просматривают коллекцию личных документов и фотографий, хранящуюся всю жизнь, либо когда у нас есть много свободного времени (обычно на пенсии), либо когда нам приходится иметь дело с вещами умершего близкого человека. Слишком часто работа кажется настолько сложной и непосильной, что наша естественная реакция — разочароваться и сказать: «Я не знаю, с чего начать» или «Это слишком много; Я сделаю это в другой раз» или еще хуже: «Я просто избавлюсь от всего этого».

В Библиотеке Конгресса архивариусы обрабатывают все мыслимые коллекции. Они часто приобретают — наряду с научными и историческими трудами — личные бумаги и сувениры, вещи, имевшие особое значение для владельца, не только письма и фотографии, но и пряди волос, газетные вырезки и документы, запачканные напитками. В одной недавней коллекции был кусок коры. Некоторые коллекции прибывают аккуратно организованными, а другие свалены в импровизированные контейнеры. Как профессиональные архивисты создают порядок из беспорядка? С чего они начинают? И что мы можем узнать из их работы и применить в наших личных архивных проектах?

Для этой статьи я поговорил с Лорой Келлс и Мег Макалир, двумя старшими архивистами отдела рукописей Библиотеки Конгресса. Оба излучают добродушное терпение и непринужденный юмор, которые являются результатом многих лет работы с постоянным потоком часто беспорядочных бумажных и цифровых файлов. [Посмотрите их презентацию под названием «Правда о первоначальном заказе, или Что делать, если ваша коллекция попала в мусорные баки».]

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Меня поразило, что на протяжении всего нашего интервью они редко диктовали, как что-то нужно сделать . Вместо этого они предложили хорошо выдержанный совет по архивированию, но оставили решения на усмотрение человека. В конце концов, их основной посыл был таким: если вы хотите пройти проект и не сойти с ума и не впасть в уныние по этому поводу, начните просто , сначала широко разделяйте элементы и, в конце концов, принимайте свои окончательные решения по сортировке как «достаточно хорошо.»

Начните просто

Во-первых, подойдите к своей коллекции как к единому предмету. Пока не останавливайтесь на отдельных фотографиях или письмах. Думайте обо всей коллекции как о массе взаимосвязанных вещей. Келлс сказал: «Вы напугаете себя, если подумаете: «У меня есть двести вещей». Проект будет казаться больше». Это одна коллекция.

Комки

Подумайте о том, чтобы посвятить дождливые выходные сбору своей коллекции. В этот момент вы будете осматривать его обширный ландшафт. Начните с сортировки предметов из вашей коллекции на то, что Макалир и Келлс умело называют «комками». Это ваш первый проход, так что просто сгруппируйте вещи в общие категории, такие как письма и фотографии. Вы выбираете категории. Будьте последовательны, но примите во внимание, что категории могут пересекаться. Если вы хотите классифицировать глыбы по годам, хорошо. Или этапы жизни человека. Или праздники. Или тип материалов (письма, фото).

«То, что вы пытаетесь сделать, — это идентифицировать уже существующие скопления», — сказал Макалир. «И, надеюсь, комкование происходит естественным образом. Например, вы могли получить все документы вашей бабушки после ее смерти. Это сгусток. Поездки? Это сгусток. Рождественские вещи, это комок. Фотографии, это комок».

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ : Не отвлекайтесь. Не поддавайтесь искушению насладиться чем-то одним прямо сейчас. «Если вы начнете заниматься отдельными элементами в этот момент, то вы утонете», — сказал Макалир. «Вы можете парализовать себя чрезмерным вниманием». Что бы это ни было, как бы оно ни было прекрасно, поместите его в свой законный комок и вернитесь к нему позже.

Фото Лоры Келлс, Библиотека Конгресса.

Будьте реалистичны в отношении рабочего пространства и времени

Есть две важные вещи, о которых вам следует подумать заранее: пространство и время. Ваша коллекция будет занимать место в вашем доме, пока вы будете просматривать ее, поэтому планируйте свое рабочее пространство реалистично. Выделите временное рабочее место, если можете — комнату или угол комнаты — или планируйте распаковывать и переупаковывать свою коллекцию перед каждой сортировкой. «В домах большинства людей не так много места, чтобы хранить вещи в течение длительного времени», — сказал Макалир. «В какой-то момент вам действительно понадобится этот обеденный стол для ужина».

Не ешьте и не пейте в рабочей зоне. Келлс сказал: «Просто отойди. Когда у вас будет большая стопка, и вы дотянетесь до своего напитка и опрокинете его, вам будет очень жаль, если вы прольете кофе на свои документы или фотографии». Макалир сказал: «Это происходит в одно мгновение. Никто из нас этого не предвидит. Это может быть трагично».

Что касается времени, Макалир сказал: «Начинайте , а не с обязательства, что каждый предмет в этой коллекции будет идеально организован». Келлс сказал: «Это может вызвать у вас чувство поражения. Просто начните со слов: «Я хочу улучшить организацию»».

Нет ничего идеального

Рассортировав коллекцию по комочкам, вы можете сложить все в конверты или другие контейнеры и радоваться своим успехам. «Вы можете чувствовать себя хорошо, потому что вы что-то сделали», — сказал Келлс. «Пока есть порядок. Вероятно, внутри этих скоплений царит хаос, но, просто идентифицируя, маркируя и помещая в боксы эти скопления, вы получаете некоторый интеллектуальный контроль над ними, которого у вас не было раньше».

Вы можете оставить проект на этом или продолжить, начиная с грубая сортировка в очищенная сортировка . «Если у вас есть энергия, вы просто работаете слоями и продолжаете совершенствоваться», — сказал Келлс. «Тогда вы можете оценить, сколько времени у вас есть и сколько места у вас есть, чтобы сделать это. Все новое — подливка».

Письма отсортированы по корреспонденту. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Например, вы можете сортировать письма по дате или по теме или сортировать фотографии по местоположению или по тому, кто изображен на каждой фотографии. «Это вопрос постоянного совершенствования, когда вы будете получать все больше и больше информации о содержании с течением времени», — сказал Макалир. «Это как построить дом. Вы начинаете строить структуру дома, а затем добавляете мебель в каждую комнату».

Сейчас самое время выбросить вещи. Решите, действительно ли вы хотите сохранить оплаченные счета, отмененные чеки или списки покупок. Макалир сказал: «В долгосрочной перспективе просто сохраняйте то, что со временем будет цениться. От вас зависит, насколько глубоко вы углубитесь в аранжировку материала. В какой-то момент вы должны сказать себе: «Это намного лучше, чем было». Я знаю, что у меня есть. Это может быть настолько хорошо, насколько это возможно. Я немного упорядочил его, и это сделает его более доступным».

Сканирование

Сканирование — это прекрасный способ сохранить цифровые версии документов и фотографий и поделиться ими. Библиотека Конгресса объясняет основы сканирования в сообщении в блоге и обучающем видео. Вы также можете добавлять описания к своим цифровым фотографиям, почти так же, как вы пишете на обратной стороне бумажной фотографии.

Также сканируйте газетные вырезки. Газета плохо стареет, в сложенном виде может рваться по складкам и крошиться при обращении с ней. Распечатайте отсканированную копию, если вам нужна печатная копия. Компьютерная бумага стареет быстрее, чем газета.

Еще одна причина сканировать фотографии — спасти их. Фотографии могут выцвести из-за своего химического состава или из-за того, что они долгое время находились под прямыми солнечными лучами. (Учреждения регулярно меняют свои коллекции, чтобы избежать ущерба от света и воздействия окружающей среды.) «Сопротивляйтесь идее обрамления вещей», — сказал Макалир. «Они действительно не должны подвергаться воздействию света слишком долго. Вы можете сделать копию и вставить ее в рамку, но держите оригинал подальше от света».

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Если у вас есть сотни фотографий, подумайте, действительно ли вы хотите отсканировать их все. Это может усилить давление на вас. Опять же, будьте реалистичны со своим временем. Подумайте о том, чтобы быть избирательным и сканировать только те фотографии или документы, которые вы цените больше всего. У большинства учреждений нет ресурсов для сканирования всего, поэтому они выборочно оцифровывают свои коллекции; может быть, вы тоже должны.

Диски и цифровые носители информации

Если в коллекцию входят компьютерные диски, проверьте их на наличие вирусов, прежде чем открывать содержимое. Не подвергайте риску все остальное на вашем компьютере. Перед открытием файла сделайте его дубликат и откройте дубликат, чтобы избежать случайных изменений. Таким образом, у вас все еще будет оригинал, если вы что-то испортите.

Если на дисках есть файлы в старом формате, к которым у вас нет доступа, но вы считаете, что эти файлы могут содержать что-то интересное или ценное, заархивируйте эти файлы вместе с другими вашими цифровыми материалами. Вы можете либо найти профессиональную службу для их открытия, либо когда-нибудь вы можете найти ресурс, который позволит вам их открыть.

Цифровое сохранение

Правильно сохраняйте цифровые файлы. Организуйте отсканированные файлы на своем компьютере и создайте их резервные копии на отдельном диске. Если вы приобрели беспорядочные компьютерные файлы, организуйте беспорядок как можно лучше в файловой системе. Чтобы помочь вам снова найти определенные файлы, вы можете переименовать эти файлы, не затрагивая их содержимого.

Архив Истории жизни

Организация личных коллекций может быть способом рассказать историю о своей жизни или жизни любимого человека. «Я не думаю, что люди должны бояться курировать эти коллекции», — сказал Макалир. «Увеличение масштаба и сужение одной конкретной истории или одного конкретного элемента на самом деле может иметь немного большее влияние».

Келлс сказал: «Старые письма дают представление о людях, даже если в письмах и открытках ничего особенного нет. Это показывает вам, что они ценили. Что они делали, что ели, какие праздники отмечали». Макалир сказал: «Буквы дают голос, и, группируя их вместе, вы создаете своего рода повествование».

Что было в ее кошельке или сумочке? Что она держала рядом с собой? «Вероятно, где-то в ящике стола есть определенные вещи, которые рассказывают историю», — сказал Келлс. «Вы можете создать капсулу времени о любимом человеке.

«Не все ценят эти вещи, но если вы их заархивируете, они будут там для кого-то в более позднем поколении. Может быть один человек, который действительно заботится об истории своей семьи и будет рад ей».

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, посетите :

• Страницы Библиотеки Конгресса, посвященные «Уходу за коллекциями» и «Личному цифровому архивированию».
• Контрольный список личного цифрового архивирования из Публичной библиотеки Вашингтона, округ Колумбия.

Как архивировать электронные письма в папке «Входящие» Microsoft Outlook

• Вы можете архивировать электронные письма в Microsoft Outlook, чтобы поддерживать порядок в папке «Входящие», сохраняя важные, несрочные сообщения вне поля зрения.
• Кнопка архивации в верхнем меню папки «Входящие» Outlook позволяет переместить сообщение электронной почты в папку, доступную из панели управления клиента.
• Вы можете архивировать электронные письма только из папки «Входящие», а не из любой другой папки.
• Посетите библиотеку технических справочников Business Insider, чтобы узнать больше.

Многие почтовые клиенты могут архивировать старые электронные письма, и Microsoft Outlook не является исключением.

Архивирование электронной почты перемещает ее из папки «Входящие» в специальную папку, созданную вашим почтовым клиентом, где она легкодоступна, но скрыта от глаз. Эта функция помогает вам сохранять сообщения, которые могут вам понадобиться, не выбирая между их удалением или засорением почтового ящика.

Процесс архивации электронной почты в Outlook занимает всего пару кликов. Поскольку архивирование предназначено для перемещения электронных писем из папки «Входящие» в папку архива, вам необходимо войти в свою учетную запись Outlook и открыть папку «Входящие». В настоящее время вы не можете архивировать электронные письма из других папок, таких как черновики или отправленные.

Если вы хотите очистить свой почтовый ящик, вот как заархивировать электронную почту в Outlook за четыре простых шага.

Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:

Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)

Acer Chromebook 15 (от 358,99 долларов США в Staples)

Как архивировать электронные письма в папке «Входящие» Microsoft Outlook архив.

2. Нажмите кнопку «Архив», расположенную в верхней строке меню папки «Входящие».

Параметр «Архив» находится под панелью поиска входящих сообщений электронной почты и слева от кнопки «Удалить». Крисси Монтелли/Business Insider

3. Чтобы просмотреть заархивированные электронные письма, щелкните папку «Архив» в левой части папки «Входящие».

Папка архива доступна через левое меню под папкой «Удаленные». Крисси Монтелли/Business Insider

• Как использовать скрытую копию в Microsoft Outlook для конфиденциальной отправки электронных писем нескольким людям

• Как создавать папки в Outlook за 4 простых шага

• Как пересылать электронные письма из Outlook в другую учетную запись, создавая «правило» который сделает это за вас автоматически

• Как экспортировать контакты из Outlook для резервного копирования вашей контактной информации или добавить ее в другие программы

• Как настроить учетную запись электронной почты Outlook на вашем iPhone в приложении Почта

Крисси Монтелли

Крисси Монтелли — писательница и создатель контента из Лонг-Айленда, штат Нью-Йорк.