Формы — одни из самых универсальных инструментов в Интернете. Нужна ли вам контактная форма или страница оформления заказа, опрос или справочник студентов, форма — это все, что вам нужно, чтобы легко собрать эту информацию. С Google Forms вы можете создать его бесплатно за несколько минут.

Google Forms — вместе с Документами, Таблицами и Презентациями — является частью набора инструментов онлайн-приложений Google, которые помогут вам сделать больше в браузере бесплатно.Это простой в использовании и один из самых простых способов сохранить данные непосредственно в электронной таблице, а также лучший помощник для электронных таблиц Google Sheets.

Когда вам нужно собрать данные для ваших электронных таблиц, форма — ваш лучший друг. В этой главе давайте подробно рассмотрим функции Google Forms, скрытые инструменты и надстройки, которые помогут вам создавать нужные формы за считанные минуты.

В качестве краткого справочного руководства наша инфографика Google Forms в конце этой главы дает вам краткое изложение всего, что вам нужно, чтобы получить максимальную отдачу от Google Forms.

Знакомство с Google Forms

Google Forms начал свою жизнь как функция Google Таблиц в 2008 году, через два года после первоначального запуска Таблиц. Вы можете добавить форму в электронную таблицу, отформатировать ее на отдельном листе и просмотреть свои ответы формы на другом листе. Это было просто, но работа была сделана.

Со временем Google добавил в формы больше функций, а в начале 2016 года наконец превратил их в отдельное приложение. Сегодня вы можете создавать формы и управлять ими в документах.google.com/forms с шаблонами и быстрым доступом ко всем вашим формам в одном месте.

Google Forms — это теперь полнофункциональный инструмент для создания форм, который поставляется бесплатно с вашей учетной записью Google. Вы можете добавлять стандартные типы вопросов, перетаскивать вопросы в нужном вам порядке, настраивать форму с помощью простых фото или цветовых тем, а также собирать ответы в формах или сохранять их в электронной таблице Google Таблиц.

Давайте начнем с создания быстрой контактной формы, чтобы вы могли убедиться, насколько легко ею пользоваться.

Создание первой формы Google

Самый простой способ начать создание формы — прямо из приложения Google Forms. Перейдите на сайт docs.google.com/forms, затем выберите шаблон или запустите пустую форму.

Также есть ссылка на Google Forms в Документах, Таблицах и Слайдах: нажмите File -> New -> Form , чтобы создать новую пустую форму. Или в Google Таблицах нажмите Инструменты -> Создать форму , чтобы запустить новую пустую форму, которая автоматически связывается с этой таблицей.Это самый быстрый способ перенести данные в новую или существующую электронную таблицу: откройте электронную таблицу, в которой вы хотите данные, запустите форму, и ответы формы будут автоматически сохранены в ней без дополнительных щелчков мышью.

Редактор форм прост. Форма заполняет центр экрана, оставляя место для заголовка и описания, за которыми следуют поля формы. Щелкните поле формы, чтобы отредактировать его и добавить вопрос. Используйте раскрывающийся список рядом с полем, чтобы выбрать тип поля, например множественный выбор, флажки, короткий ответ и т. Д.
Google Forms предлагает несколько вариантов настроек. Плавающая панель инструментов справа позволяет добавлять дополнительные поля формы. В правом верхнем меню вы можете изменить цветовую схему формы, просмотреть форму, использовать кнопку Отправить , чтобы поделиться формой, и получить доступ к другим дополнительным параметрам, включая установку надстроек для форм. Переключитесь с вкладки Вопросы на вкладку Responses в редакторе формы, чтобы увидеть текущие ответы на вашу форму и связать ее с электронной таблицей.

Все, что вам нужно сделать, это добавить свои вопросы и разослать форму, поэтому давайте рассмотрим варианты формы и то, что вы можете сделать с каждым из них.

Параметры поля Google Forms

Google Forms включает 12 типов полей: 9 типов вопросов, а также поля для текста, фотографий и видео. Просто щелкните значок + на правой боковой панели, чтобы добавить новый вопрос, или щелкните значки текста, фото или видео, чтобы добавить мультимедиа в форму.

Каждое поле включает кнопку копирования для дублирования поля, что упрощает добавление похожих вопросов в форму. Также есть кнопка удаления, параметры, позволяющие сделать поле обязательным, и меню с дополнительными параметрами с правой стороны.Вы можете переключать типы вопросов в любое время, однако обратите внимание, что ваши настройки полей и вопросы будут сброшены, если вы переключитесь с множественного выбора, флажка или меню на любой из других типов вопросов. И, чтобы быстро заполнить вопросы в полях, просто нажмите клавишу ВВОД, чтобы начать добавлять еще один.

Подсказка: Случайно удалили элемент формы
или добавили слишком много? Просто нажмите CMD + Z или Ctrl + Z , чтобы отменить, как если бы вы делали это в документе.

Вот что предлагает каждый тип поля:

Заголовок и описание : Поля заголовка и описания автоматически добавляются к каждой форме и полю — хотя описание по умолчанию скрыто в большинстве полей — и вы можете добавить дополнительную заголовок в любом месте с помощью кнопки Tt . Вы можете оставить заголовок и описание пустыми для вопросов, но основной заголовок формы должен быть заполнен.

Описание не включает параметры форматирования, хотя вы можете включать ссылки (в сокращенном формате, например zapier.com , или как полный стиль, например https://zapier.com/ ), и читатели форм могут щелкнуть по ним, чтобы увидеть ваш сайт или связанные материалы.

Краткий ответ : Это поле идеально подходит для запроса небольших фрагментов текста: имен, адресов электронной почты, значений и т. Д. Вы получаете одну строку текста, чтобы ответить на вопрос, хотя на самом деле ваши пользователи могут вводить столько текста, сколько хотят.

Чтобы убедиться, что вы получите нужные ответы, это поле включает в себя проверки данных числа, текста, длины и регулярного выражения.Проверка чисел помогает отслеживать диапазоны значений, а проверка текста идеально подходит для отслеживания адресов электронной почты или ссылок.

Параграф : Во многом то же, что и поле короткого ответа, это поле для текста — длинный текст. Длина и регулярное выражение — единственные доступные здесь проверки данных, поэтому используйте их только тогда, когда вам нужен подробный отзыв или более длинные примечания в ответе.

Множественный выбор : поле по умолчанию для новых вопросов в форме Google. Множественный выбор позволяет вам перечислить варианты и позволить пользователям выбрать один.Затем вы можете настроить переход формы в другой раздел на основе ответа или перетасовать варианты ответов, чтобы избежать предвзятости.

Флажки : Подобно множественному выбору, это поле позволяет вам перечислять ответы и предлагать пользователям выбирать столько, сколько они хотят. Он также включает проверку данных, требующую от пользователей выбора определенного количества параметров. Однако он не включает прыжки по секциям.

Раскрывающийся список : Хотите, чтобы все варианты ответов были в меню? Это поле для тебя.Это то же самое, что и поле множественного выбора — с теми же параметрами перехода и перемешивания раздела — только на этот раз ответы находятся в меню. Это полезно для сохранения компактности формы, когда есть много вариантов ответов.

Линейная шкала : поле, позволяющее людям выбирать число в диапазоне, линейная шкала позволяет вам установить шкалу от 0 или 1 до 2-10 с метками для самого низкого и самого высокого вариантов. И да, смайлики тоже подходят для лейблов.

Сетка с множественным выбором : это, пожалуй, самое запутанное поле, поскольку поля отображаются в виде списка, а не в сетке, как они будут отображаться для читателей.По сути, вы будете добавлять вопросы в виде строк, а параметры — в виде столбцов.

Вы можете включить столько строк и столбцов, сколько хотите, но учтите, что читателям придется прокручивать вправо, чтобы увидеть более 6 столбцов в браузерах для настольных компьютеров или только 3 столбца в мобильных. Вы можете оставить предварительный просмотр формы открытым при настройке вопросов сетки — просто коснитесь значка глаза в правом верхнем углу и обновите страницу, чтобы увидеть свои изменения.

Кроме того, в дополнение к стандартной опции запроса ответов, сетка позволяет вам запрашивать ответ для каждой строки, а также может ограничивать пользователей только одним ответом на столбец.

Дата : Хотите спросить конкретную дату или время, возможно, чтобы запланировать событие или зарегистрировать действие? Поле даты — это то, что вы хотите выбрать. Он может запрашивать дату и месяц, а также, при желании, год и время.

Обратите внимание, что формат даты будет отображаться в формате по умолчанию для вашего местоположения. Если ваша учетная запись Google настроена на английский язык (США), даты будут отформатированы как ММ / ДД / ГГГГ; С другой стороны, в аккаунтах UK English даты будут отображаться в формате DD / MM / YYYY.Ваши пользователи будут видеть параметры даты в формате даты для вашей локали , если они не вошли в свою учетную запись Google, поэтому обязательно помните об этом при создании форм.

Вы можете изменить языковой стандарт своей учетной записи Google вместе с языком учетной записи на странице myaccount.google.com/language.

Время : Время позволяет вам запрашивать время в часах, минутах и ​​(необязательно) секундах, чтобы можно было регистрировать, сколько времени заняло действие.

Изображение : Google Forms позволяет загружать изображения, вставлять их по ссылке или с Google Диска или делать фотографии с собственной веб-камеры (если у вас установлен Flash).Или вы можете искать в Картинках Google фотографии, включая бесплатные стоковые фотографии и изображения из LIFE, которые разрешены для использования на Google Диске.

Видео : Google Forms поддерживает только видео YouTube, которые вы можете добавить либо через поиск, либо по ссылке.

Независимо от того, добавлены ли вы изображения или видео, ваша запись в форме будет иметь стандартный заголовок и описание, а также параметры для изменения размера и отображения видео или изображения по центру, по левому или правому краю.

Разобравшись с вопросами, давайте объединим их и создадим полную форму с разделами и логикой, чтобы направлять пользователей к правильным вопросам.

Формы и логика

Для простых контактных форм требуется всего несколько полей, но более длинные опросы могут быстро заполниться десятками вопросов на одной странице. Вот здесь и пригодятся разделы: они позволяют разбить форму на части, чтобы отвечать на один набор вопросов за раз.

Просто нажмите последнюю кнопку на правой панели инструментов, чтобы добавить раздел под текущим вопросом. Каждый раздел включает собственный заголовок и описание, а также кнопку со стрелкой вверху, чтобы показать или скрыть вопросы и поддерживать порядок в редакторе форм.

Вы можете перетаскивать вопросы между разделами, но не можете переставлять разделы целиком. Вместо этого вы можете переместить вопросы, а затем удалить этот раздел. Или, если вы хотите повторно использовать раздел, просто щелкните меню раздела и выберите Дублировать раздел , чтобы получить еще одну копию этих вопросов.

Это идеальный способ начать форму с логических прыжков. Допустим, вы хотите задать респонденту дополнительные вопросы, основанные на их ответе — возможно, спросить, какое мясо хочет участник мероприятия, но только если он не вегетарианец.

Просто добавьте разделы с дополнительными вопросами, а затем либо добавьте переход к отдельным вопросам с множественным выбором, флажком или меню, либо к самому разделу. Обязательно продумайте, куда направляются люди, которым не следует, видеть эти вопросы, возможно, с альтернативными вопросами в отдельном разделе. Или вы можете отправить их прямо в конец формы, чтобы они отправили свои ответы, если больше не о чем спрашивать.

Будьте изобретательны: разделы и переходы формы позволяют превратить вашу форму в мини-приложение, и они могут стать отличным способом сжать подробные опросы до только самых важных вопросов для каждого человека.

Подсказка: Убедитесь, что , а не , выберите имя вашего текущего раздела, иначе вы закончите цикл, в котором респонденты никогда не смогут добраться до конца вашей формы.

Создайте тест

Еще один способ создать интерактивную форму — использовать режим викторины Google Forms. В настройках формы вы найдете вкладку Викторины . Выберите Сделать это викториной , а затем выберите, показывать ли результаты сразу после отправки формы или позже, когда вы просмотрите ответы.Если вы выберете последнее, ваша форма должна будет требовать от респондентов входа в свою учетную запись Google.

Затем вы можете выбрать отображение пропущенных и правильных ответов, а также значение для каждого параметра, если хотите.

Если эта функция включена, вы увидите новую кнопку Answer Key в левом нижнем углу каждого вопроса. Щелкните его, затем выберите правильный ответ на вопрос. При желании вы можете добавить обратную связь как для правильных, так и для неправильных ответов со ссылкой для респондентов, чтобы просмотреть дополнительную информацию, если хотите.

Обратите внимание, что тесты работают только с вопросами с несколькими вариантами ответов, флажками и раскрывающимися списками.

Создайте свою форму

Есть одно место, где у вас не так много вариантов: дизайн вашей формы. Формы Google включают цвет заголовка или изображение, а также более светлый цвет акцента в качестве фона. По умолчанию новые формы окрашены в фиолетовый цвет, а формы шаблонов часто содержат изображения.

Щелкните значок цветовой палитры в правом верхнем углу, чтобы немного изменить дизайн.Вы можете выбрать один из 15 цветов, каждый из которых является более темным цветом для заголовка с дополнительным оттенком фона.

Щелкните значок фотографии, чтобы выбрать фотографию или рисунок в стиле Google Doodle из библиотеки Google в качестве фотографии заголовка формы. Или выберите одну из своих фотографий с Google Диска или загрузите новую и обрежьте ее, чтобы она соответствовала заголовку формы. После этого формы автоматически выберут цвет фона, соответствующий вашей фотографии.

Некоторые из включенных изображений заголовков представляют собой анимированные GIF-файлы с горящими свечами, движущимися шарами и т. Д.К сожалению, если вы добавите их в форму, они появятся как стандартные неподвижные изображения. Возможно, в будущем Google Forms получит поддержку GIF — на данный момент изображения и цвета являются единственными вариантами дизайна в Forms.

Примечание. Если вы добавите свою фотографию в качестве заголовка, Google сохранит на Диске только ее обрезанную версию.

Хранить ответы формы в электронной таблице

После того, как вы создали форму, вам не нужно ничего делать для сохранения ответов респондентов в Google Forms.По умолчанию он сохраняет каждый ответ на вкладке Responses , показывая сводные графики и списки ответов. В режиме просмотра индивидуальных ответов отображается форма в реальном времени вместе с результатами каждого респондента.

Это отлично подходит для быстрых результатов формы, но для получения дополнительных инструментов для анализа ответов вы можете связать свою форму с электронной таблицей Google Sheets. Просто щелкните зеленый значок «Таблицы» на вкладке «Ответы» или нажмите Выберите пункт назначения ответа в меню, затем создайте новую электронную таблицу или выберите существующую, чтобы сохранить ответы.

Примечание : Вы можете хранить результаты из нескольких форм в одной электронной таблице; ответы каждой формы будут сохранены на отдельном листе. Однако вы не можете сохранить ответы нескольких форм на одном листе.

Одна замечательная вещь в сохранении записей Google Forms в электронной таблице Google Sheets: это быстро . Измените имена полей формы, и они автоматически обновятся в вашей электронной таблице. Получите новую запись, и она появится в таблице, как только получатель нажмет Отправить .

Примечание: Вы можете изменить вопросы формы и варианты ответов в любое время, но если вы это сделаете, это не изменит записи, которые уже были добавлены в вашу электронную таблицу.

Google Forms всегда хранит полную копию всех данных вашей формы, поэтому, если вы случайно удалите что-то из своей электронной таблицы, не беспокойтесь. Просто откройте настройки ответа формы и отсоедините его от вашей электронной таблицы или щелкните Form -> Unlink Form внутри вашей электронной таблицы. Затем повторно подключите форму к электронной таблице, и Google Forms добавит все данные формы обратно на новый лист.

Имея данные формы в электронной таблице, вы можете использовать формулы Google Sheets для расчета значений или создавать собственные графики для визуализации данных. Добавьте в электронную таблицу условное форматирование, и вы сможете сразу увидеть закономерности в ответах формы.

В Таблицах есть еще одно удобное дополнение: уведомления. Google Forms по умолчанию отправляет вам электронное письмо всякий раз, когда форма заполняется, но нажмите Инструменты -> Правила уведомлений в таблицах Google, чтобы получить более подробные параметры.Здесь вы можете получать по электронной почте только один раз в день со сводкой всех ответов или всякий раз, когда в форму вносятся изменения.

Совет: Для получения дополнительных функций вы можете добавить надстройки Google Таблиц, чтобы включать формулы в ответы на опросы, отправлять настраиваемые уведомления и т. Д. Мы подробно рассмотрим их в главе 6.

Поделитесь своей формой

Вы создали форму, и теперь пора поделиться ею со всем миром и получить ответы на свои вопросы. Или, возможно, вы хотите получить отзывы от своей команды о своей форме.В любом случае вот что вам нужно сделать в Google Forms.

Совместная работа с формами

Одной из лучших функций Google Forms является то, что вы можете поделиться основной формой с другими, чтобы они помогали вам создавать и редактировать форму. Те же функции общего доступа, которые вы ожидаете от Google Документов и Таблиц, включены в Формы.

Просто откройте меню «Формы» и выберите Добавить соавторов , затем введите адреса электронной почты отдельных соавторов. Или щелкните ссылку Изменить… , чтобы сделать форму общедоступной в Интернете или только внутри вашей организации.

Совет: Хотите создать собственный шаблон формы? Просто создайте форму, затем щелкните меню формы и выберите Сделать копию . Или поделитесь своей исходной формой, а затем каждый, у кого есть ссылка, сможет сделать свою копию — простой способ создания общих шаблонных форм для групп.

Настройки общего доступа к форме

Когда ваша форма будет завершена, обязательно проверьте настройки формы, прежде чем поделиться ею со всем миром. Щелкните значок шестеренки, чтобы открыть настройки, где вы можете добавить страницу подтверждения в свою форму.Это работает так же, как поле описания формы, но без форматирования, но с поддержкой ссылок.

Вы также можете предоставить доступ к форме только внутри вашей организации или публично всем, у кого есть ссылка. Также есть варианты: собрать их имя пользователя (адрес электронной почты Google Apps) или разрешить только один ответ (для чего респонденты должны войти в свою учетную запись Google).

В параметрах ответа вы можете разрешить пользователям отправлять еще один ответ, редактировать их ответы или просматривать сводку всех ответов.Вы также можете сделать так, чтобы Google показывал индикатор выполнения на основе количества завершенных разделов или менял порядок вопросов.

Интерфейс Google Form на тайском языке с вопросами на английском языке

Следует отметить еще одно: язык. Google покажет интерфейс формы на языке по умолчанию для местоположения ваших получателей. Если ваши читатели, скажем, находятся в Японии, и ваши вопросы формы на английском языке, текст пользовательского интерфейса, например Required и Submit , будет на японском языке, а ваши вопросы — на английском.Если это проблема, вы можете добавить примечание в начало формы, чтобы напомнить людям, что сначала нужно установить свой язык Google с google.com .

Поделиться заполненными формами в Интернете

Готовы получить ответы на вашу форму? Просто нажмите кнопку Отправить в правом верхнем углу, чтобы поделиться формой по электронной почте или в социальных сетях, скопируйте ссылку на форму или получите код для встраивания, чтобы добавить ее на свой сайт.

По ссылке вы можете скопировать полную ссылку или получить укороченную goo.gl / forms / ссылка, чтобы упростить обмен в социальных сетях. Параметр встраивания включает параметры ширины и высоты, чтобы они соответствовали форме в дизайне вашего сайта.

Отправка формы по электронной почте включает дополнительную возможность: включение формы в электронное письмо. Это копирует ваши фактические параметры формы в электронное письмо, и если ваш получатель использует Gmail, он может заполнить форму в своем почтовом ящике Gmail, щелкнуть Отправить и отправить свой ответ, даже не увидев вашу настоящую форму. Однако это работает только в Gmail — Apple Mail показывает поля формы, но не отправляет ответы в Google Forms, в то время как Outlook.com не может даже открыть форму, поэтому вы можете включить в форму заметку для пользователей, не использующих Gmail.

Акция Предварительно заполненная форма

Хотите получить обратную связь с частично заполненной формой? Возможно, контакт нажимает кнопку на вашем сайте, в которой говорится, что ему не нравится один продукт, поэтому вы хотите, чтобы форма опроса отражала это автоматически. Или, может быть, у вас есть форма, которую нужно заполнять аналогичной информацией каждую неделю, и вы не хотите вводить ее повторно.

Для подобных случаев выберите Получить предварительно заполненную ссылку в меню «Формы», затем введите нужные параметры в форме.Нажмите Отправить в конце, и Google предоставит вам уникальную ссылку, чтобы поделиться этой копией формы с предварительно заполненными ответами.

Бумага для общего доступа или PDF-форма

Нужно собирать ответы в автономном режиме? Google Forms тоже может помочь в этом. Просто нажмите Печать в меню «Формы», и Google Forms создаст копию вашей формы в стиле бюллетеня, которую вы сможете распечатать или сохранить в формате PDF.

Сетки и варианты с множественным выбором показывают кнопки-таблетки для заполнения, а текстовые поля содержат пустые строки для ответов.После того, как респонденты заполнили ваши бумажные формы, просто введите их ответы в электронную таблицу Google Таблиц, чтобы сохранить их вместе с другими записями формы.

Дополнения для Google Форм

Google Forms великолепен сам по себе, но есть шанс, что в нем все еще отсутствуют некоторые функции, которые вам нужны. Надстройки для форм позволяют добавлять в формы дополнительные функции, получать настраиваемые уведомления, превращать выходы из формы в документы и многое другое.

В меню Google Forms спрятана целая библиотека надстроек.Просто щелкните меню, выберите Надстройки… , затем найдите надстройку, которую хотите установить. Затем вы получите новый значок пазла в Google Forms с меню, в котором перечислены все ваши дополнения.

Большинство надстроек Google Forms запускаются во всплывающем окне в правом нижнем углу редактора форм, и они могут также включать панель параметров, которая открывается в центре редактора. Чтобы открыть надстройку, просто выберите ее в меню надстроек, управляйте ее настройками во всплывающем окне надстройки, и она автоматически запустится в фоновом режиме.Нет пункта меню для управления надстройками или их удаления; вместо этого просто снова откройте панель надстроек, найдите надстройку, которую вы хотите удалить, нажмите зеленую кнопку Управление , а затем выберите Удалить в ее меню.

Вот некоторые из лучших дополнений к формам для начала:

• Все вопросы требуются? добавляет простой переключатель, позволяющий задавать все вопросы — или нет — одним щелчком мыши.
• CheckItOut позволяет вам возвращать или выгружать элементы с помощью формы, по сути, путем переупорядочивания данных из одной категории в другую в электронной таблице.Это отличный инструмент для управления инвентарем или общими элементами, или его можно творчески использовать, например, для утверждения задач или выполнения других заданий, когда вам нужно перемещать элементы между двумя категориями.
• Choice Eliminator 2 удаляет варианты из вопросов с множественным выбором, списка или флажка, если они уже были выбраны. Это отличный способ, скажем, создать форму регистрации, в которой каждый респондент может выбрать один день, или форму заказа для товаров с ограниченным количеством.
• Data Director добавляет ответы формы на альтернативные листы и отправляет уведомления по электронной почте в зависимости от условий.Вы можете использовать его для автоматической сортировки всех похожих записей на разных листах.
• docAppender добавляет результаты формы в конец документа Google Docs, а не в электронную таблицу. Каждый ответ может быть добавлен к уникальным документам на основе вопросов формы, или каждый из них может быть добавлен в один и тот же документ.
• formLimiter ограничивает количество ответов на вашу форму. Он может отслеживать количество ответов, дату и время или заданное значение в вашей таблице результатов, а затем отключит вашу форму, как только это произойдет.
• Уведомления о формах отправляет вам настраиваемые уведомления по электронной почте и, при необходимости, формирует респондентов с подробной информацией о результатах формы и благодарственным сообщением.
• Form Publisher создает шаблоны документов Google Docs, PDF-файлы или уникальные электронные таблицы для каждой записи, а затем отправляет их по электронной почте.
• Экспорт полей формы превращает поля Google Forms в данные JSON для импорта в другие приложения для форм.
• formRanger предварительно заполняет варианты ответов в вопросах с множественным выбором или флажками из таблицы в электронной таблице.Это дает вам простой способ добавить вопросы о данных, которые вы уже сохранили в электронной таблице.
• formRecycler импортирует вопросы из других форм, чтобы быстро использовать их повторно без копирования всей формы.
• г (математика) добавляет в формы графики и функции. Введите формулу в формате LaTeX или добавьте функцию в график, а затем вставьте ее как изображение в форму.

Или, если вы храните данные своей формы в электронной таблице Google Таблиц, существует множество надстроек для Таблиц, позволяющих делать больше с вашими данными, которые мы рассмотрим в главе 6.

Сборка надстроек с помощью скрипта Google Apps

Нужно получать файлы в форме Google? Для этого нет надстройки, но вы можете использовать скрипт Google Apps, чтобы принимать файлы во вторичной форме и добавлять их на Google Диск. Это лишь одна из многих вещей, которые вы можете сделать с помощью скрипта Google Apps, языка сценариев для создания макросов и надстроек в приложениях Google, о которых мы поговорим в главе 7 этой книги.

Apps позволяют добавлять параметры формы, отправлять уведомления и многое другое с помощью всего нескольких строк кода Javascript.Вы можете найти скрипты Google Apps в Интернете или научиться создавать свои собственные с помощью руководств Google по созданию надстроек для форм.

Интегрируйте формы Google с MailChimp, Salesforce, Trello и др.

Еще один способ улучшить ваши формы — это интеграция с Zapier. Благодаря подключению к тысячам приложений Zapier может сохранять данные вашей формы в других приложениях, отправлять вам настраиваемые уведомления и помещать формы в центр ваших рабочих процессов.

Есть только одна загвоздка: ваши формы должны быть связаны с электронной таблицей Google Sheets для работы с Zapier.Просто убедитесь, что записи вашей формы сохраняются в электронной таблице, затем подключите ее к Zapier и создайте собственные рабочие процессы, необходимые для выполнения работы непосредственно из форм.

Вот несколько популярных интеграций для начала:

Получите уведомление о заполнении формы

Хотите получать уведомления всякий раз, когда ваша форма заполняется или когда в нее добавляются определенные записи? Zapier может отправлять вам индивидуальные уведомления по электронной почте с фильтрами, которые отслеживают нужный текст.Или вы можете отправлять уведомления в Slack, SMS или любой другой инструмент связи, который хотите.

Сохранение записей формы в базе данных или электронной таблице по вашему выбору

Для более настраиваемого способа сохранения данных формы Zapier может направлять записи формы на несколько листов электронной таблицы в любой таблице или приложении базы данных, которое вы хотите. Благодаря автоматической сортировке данных вы сможете работать с формой еще быстрее.

Сохранение новых контактов в CRM

Убедитесь, что вы всегда можете связаться с людьми, которые заполняют ваши формы, зарегистрировав их контактную информацию в своей адресной книге или приложении менеджера по работе с клиентами (CRM).Zapier может добавлять новые контакты в вашу CRM, сохранять заметки с информацией о том, что они написали в форме, и даже обновлять существующие контакты, чтобы они регистрировались каждый раз, когда они заполняют одну из ваших форм.

Расширьте свой список рассылки по электронной почте

Используйте свою форму, чтобы расширить свои маркетинговые усилия и оставаться на связи со своими поклонниками. Просто подключите его к своей электронной рассылке и добавьте всех, кто заполняет форму, в свой список рассылки. Или, если вы хотите добавить их в другой список, вы можете использовать Zapier, чтобы удалить их из одного списка, а затем добавить их в другой.

Превратите записи формы в задачи и проекты

У вашей команды есть дела, которые нужно сделать, и форма может стать неотъемлемой частью вашего рабочего процесса, когда вы подключены к вашему списку дел или приложению для управления проектами. Затем Zapier может начинать новые проекты, добавлять задачи и события и следить за тем, чтобы все было готово для выполнения вашей работы.

Создание документов из записей формы

Для создания более настраиваемых документов инструменты шаблонов, такие как WebMerge, могут использовать данные формы, создавать PDF-документы из шаблонов и сохранять или отправлять их куда угодно.Или вы можете создавать текстовые файлы из записей формы для отдельных копий каждой записи.

Если вам нужно провести простой опрос или динамический опрос с настраиваемыми вопросами для разных типов ответов, в Google Forms есть все необходимые инструменты. Это не самый мощный или настраиваемый конструктор форм. Вместо этого им невероятно легко пользоваться прямо из учетной записи Google.

А благодаря глубокой интеграции с Google Таблицами и множеству надстроек он может быть мощным инструментом для сбора данных и их анализа, не покидая Google Apps.

В следующий раз, когда вам понадобится новая форма или опрос, попробуйте Google Forms. С этими советами и приемами это может быть удобный инструмент формы, который вам всегда был нужен.

Подробнее обо всем пакете Google Apps:

Памятка по вашим формам Google

Имея так много скрытых функций, вам может потребоваться быстрый способ ссылаться на ваши любимые функции Google Forms. Эта инфографика — именно то, что вам нужно.

Вы можете загрузить высококачественную копию этой инфографики вместе с копией этой книги, чтобы распечатать, повесить рядом с вашим столом или поделиться с коллегами, чтобы облегчить вам совместную работу в Google Таблицах.

Теперь, когда вы изучили основы работы с таблицами Google и знаете, как собирать данные в форме, давайте объединим их и создадим быстрое приложение внутри электронной таблицы. В главе 3 вы узнаете, как создать полноценное приложение CRM внутри электронной таблицы, где вы можете извлекать данные из Интернета о своих контактах и ​​даже обращаться к ним с помощью автоматических электронных писем.

Перейти к главе 3!

Как создать форму RSVP в Google Forms

Итак, вы планируете день рождения вашего сына, посвящение ребенка, вечеринку по раскрытию пола, ужин после работы, конференцию или любое другое мероприятие, и вы хотите, чтобы это было действительно огромным успехом, да ? Тогда жизненно важно, чтобы приглашенные гости ответили на приглашение.

RSVP-ing дает организатору или организатору мероприятия представление о том, сколько человек будет присутствовать и как правильно спланировать свое присутствие.

Интересный факт: RSVP — это аббревиатура от французского Répondez s’il vous plaît, которое означает Пожалуйста, ответьте .

Когда вы отправляете приглашения на мероприятие, следующее, чего стоит ожидать, — это ответ ваших гостей, подтверждающий их доступность (или отсутствие) для участия. Когда они это сделают, вы узнаете количество людей, для которых вам нужно организовать еду, напитки и т. Д.

Однако, чтобы гарантировать, что ваши гости откликнутся, вы должны упростить им задачу. И один из способов добиться этого — использовать популярный инструмент администрирования Google, Google Forms. Мы уже написали об этом кучу статей, обязательно проверьте.

Мы расскажем, как легко создать форму RSVP для ваших гостей в Google Forms.

Создание приглашения RSVP с помощью форм Google

Посетите формы Google на своем ПК или мобильном телефоне.

Примечание: В этом руководстве мы будем использовать браузер ПК.

Для использования Google Forms у вас должна быть учетная запись Google. Если у вас нет активной учетной записи Google на вашем устройстве / браузере, вам потребуется войти в систему или зарегистрировать новую учетную запись.

Одно из прекрасных свойств Google Forms — наличие предустановленных шаблонов.Нажмите на опцию шаблона RSVP на домашней странице, чтобы начать создание формы RSVP.

Вы можете создать свою настраиваемую форму, но в предустановленном шаблоне есть основные вещи, которые вы захотите использовать в форме RSVP. Недостающие параметры можно добавить вручную. Однако выбор предустановленного шаблона RSVP сэкономит ваше время и нервы.

Настройка формы RSVP

Хотя в предустановленном шаблоне RSVP в Google Forms есть несколько основных вопросов RSVP, вы также можете настроить форму в зависимости от ваших личных предпочтений или характера вашего мероприятия.

Вот как можно выполнить базовую настройку формы Google, которая вам пригодится при создании формы RSVP.

Совет 1: Коснитесь раздела Событие RSVP , чтобы переименовать форму RSVP. Идеальным названием для вашей формы было бы Название мероприятия + RSVP , например, RSVP выставки собак, RSVP на день рождения Джона и т. Д.

Совет 2: Коснитесь раздела под заголовком, чтобы изменить адрес и добавить соответствующие каналы связи (например, номер телефона, адрес электронной почты, идентификатор в социальных сетях и т. Д.)) где ваши гости смогут связаться с вами.

Совет 3: В шаблоне RSVP в Google Forms есть заранее заданные вопросы. Просто коснитесь поля вопроса, чтобы отредактировать его.

Совет 4: Если вы не хотите, чтобы какие-либо из предустановленных вопросов в вашей форме RSVP, просто выберите поле вопроса, чтобы отредактировать его, и нажмите значок корзины, чтобы удалить его.

Совместное использование формы RSVP Ссылка

Когда вы закончите настройку формы RSVP, самое время поделиться ею с людьми, которых вы хотите пригласить на свое мероприятие.Вот как отправить ответ на приглашение вашим гостям в Google Forms.

1. По электронной почте

Вы можете отправить форму RSVP прямо на адреса электронной почты людей, которых вы пригласили на свое мероприятие.

Шаг 1: В правом верхнем углу только что созданной формы RSVP нажмите кнопку «Отправить».

Шаг 2: В новом всплывающем окне введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите отправить форму RSVP.

Совет: Разделите несколько адресов электронной почты запятыми.

Шаг 3: Хотя это необязательно, вы можете ввести несколько дополнительных слов в разделе «Сообщение».

Шаг 4: Нажмите «Отправить», чтобы переслать форму RSVP на указанные адреса электронной почты.

Отличный совет: Отметьте опцию «Включить форму в электронное письмо», чтобы встроить форму в электронное письмо получателя. Это дает вашим гостям возможность напрямую заполнить форму RSVP, не покидая своего почтового ящика.

2. Через URL (ссылки)

Помимо отправки формы RSVP непосредственно гостям по электронной почте, вы также можете создать ссылку, по которой к вашей форме можно будет получить доступ через Интернет.

Вот как.

Шаг 1: Нажмите кнопку «Отправить» в правом верхнем углу формы RSVP.

Шаг 2: Перейдите в раздел «Ссылка» окна отправки формы.

Шаг 3: Установите флажок «Сократить URL-адрес», чтобы создать уменьшенную версию URL-ссылки вашей формы.

Шаг 4: Нажмите кнопку «Копировать», чтобы скопировать ссылку в буфер обмена вашего устройства.

Теперь вы можете поделиться ссылкой RSVP с вашими гостями в виде текста, SMS или через приложения для обмена мгновенными сообщениями, такие как WhatsApp, iMessage, Telegram и т. Д.

Вы также можете включить ссылку RSVP в физическое приглашение на ваше мероприятие или, что еще лучше, преобразовать ее в QR-код.

Примечание: Вы должны сообщить своим гостям, чтобы они никому не передавали ссылку на форму RSVP. Это сделано для того, чтобы незваные гости не могли заполнить форму.

3. Через социальные сети

Вы также можете поделиться ссылкой формы RSVP на свои каналы в социальных сетях. Вам следует использовать эту функцию, если вы планируете публичное мероприятие и вам нужно иметь представление о потенциальных посетителях.

Шаг 1: Нажмите кнопку «Отправить» в правом верхнем углу формы.

Шаг 2: Коснитесь значка Facebook, чтобы поделиться своим ответом на приглашение на стену или страницу Facebook, или коснитесь значка Twitter, чтобы поделиться в Twitter.

Спланируйте свои мероприятия с помощью Google Forms

При правильном планировании мероприятие будет успешным. Чтобы спланировать правильно, вам также необходимо правильно ответить на ваш ответ. Настройте RSVP вашего мероприятия с помощью Google Forms и используйте ответы, чтобы правильно спланировать ваше мероприятие.

Далее: Знаете ли вы, что можно автоматически сохранять каждый ответ Google Form на разных листах на основе ответов ваших гостей? Ознакомьтесь с различными способами сделать это в статье, указанной ниже.

Последнее обновление 15 ноя, 2019
Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную целостность. Содержание остается непредвзятым и подлинным.