Как оптимизировать рабочую нагрузку, чтобы не тратить время на пустяки

Шаг 1: Анализируйте

Первый шаг на пути к тому, чтобы вернуть утраченное время – понять, как вы его проводите. Четко определите каждую свою обязанность, оцените время, которое вы на нее тратите, и подумайте, сможете ли вы ее оптимизировать.

Используйте для этого специальный журнал или инструмент вроде Toggl. При помощи него ответьте на следующие вопросы:

• Какие задачи вы выполняете регулярно?
• Какой цели они служат?
• Сколько времени на них уходит?
• Можно ли их оптимизировать?

Нет метода лучше для оценки рабочих задач, чем матрица Эйзенхауэра. Этот инструмент может в десять раз увеличить вашу эффективность на работе. Его изобрел 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, когда пытался приоритезировать все свои дела. В итоге получилась матрица, состоящая из четырех квадрантов, которые классифицируют занятия по двум параметрам: срочность и важность.

Вот как она выглядит:

Фото: Medium

Вы знаете, какой квадрант занимает наибольшую часть вашей рабочей недели? Вот несколько критериев:

• Квадрант I: Вам кажется, что вы постоянно тушите костры и работаете в аварийном режиме. Большинство ваших проектов требуют немедленного внимания из-за горящих дедлайнов.
• Квадрант II: Вы чувствуете, что у вас все получается, потому что вы осторожно планируете, готовитесь и предотвращаете проблемы до их возникновения. Вы можете тратить время на сложные проекты, новые возможности, обучение и построение отношений.
• Квадрант III: Большую часть вашего времени вы тратите на занятия, которые немедленно требуют вашего внимания, но не обязательно связаны с вашими приоритетами. Вы ходите на несрочные совещания, позволяете другим вас отвлекать и разбираете некритичные телефонные звонки и электронные письма.
  Вам кажется, что вы постоянно занимаетесь делами, важными для других, но не для вас.
• Квадрант IV: У вас часто складывается ощущение, что вы тратите время впустую. Вы занимаетесь работой, не связанной напрямую с вашими целями, смотрите сериалы, играете в игры и сидите в социальных сетях.

Как только вы поймете суть матрицы, вы сможете оптимизировать свою работу в стиле Эйзенхауэра:

1. Проанализируйте свое расписание и составьте список всех рабочих занятий. Особое внимание обратите на повторяющиеся процессы, такие как еженедельные встречи, отчеты и электронные письма, поскольку их можно легко оптимизировать. Не стесняйтесь добавлять задачи, которыми вы хотели бы заниматься, но у вас нет на это времени.
2. Классифицируйте дела согласно их срочности и важности при помощи матрицы Эйзенхауэра.
3. Посчитайте время, которое вы тратите на разные занятия в каждом квадранте. Для самых повторяющихся задач это не будет проблемой. Однако с социальными сетями все куда сложнее – вы ведь сидите в них, пока работаете над чем-то другим. Поэтому вы можете воспользоваться инструментами вроде Webtime Tracker и RescueTime, которые помогут вам понять, сколько времени у вас уходит на фейсбук и инстаграм.

Как оптимизировать повседневные задачи при помощи матрицы Эйзенхауэра

Фото: Unsplash

Успешные люди 70% своего времени тратят на проекты из второго квадранта. В результате они достигают своих целей, активно предотвращают кризисы и ведут более сбалансированный и спокойный образ жизни.

Большинство людей, однако, практически не занимаются делами из второго квадранта, потому что они заняты первым, третьим и четвертым. Тем не менее, утраченное время вернуть очень просто, и вот как упорядочить свои задачи в каждом квадранте:

• Квадрант I: Сперва фокусируйтесь на срочных и важных задачах.
• Квадрант II: Выделяйте время для важных, но несрочных занятий.
• Квадрант III: Устраняйте, оптимизируйте, делегируйте или автоматизируйте как можно больше срочных, но неважных задач.
• Квадрант IV: Полностью устраните все несрочные и неважные дела.

Шаг 2: Бросайте бесполезные занятия

Это самая эффективная и чистая форма упорядочивания: ничто не нужно оптимизировать, автоматизировать или делегировать, если это можно просто вычеркнуть из своего расписания. После определения задач, которые вы хотите упорядочить, разбейте их на максимально мелкие части и уберите все, что не играет никакой роли.

Вот две стратегии, которые всегда работают:

• Применяйте закон Парето, согласно которому 20% усилий дают 80 % результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата. Фокусируйтесь на самых важных занятиях и забудьте об остальных.
• Научитесь говорить «нет»: Когда вам поручают новую задачу, вместо «Как я могу это сделать?» спросите «Могу ли я отказаться?».

То же самое можно сделать и с вашими занятиями в интернете:

• При помощи Unroll.Me отпишитесь от новостных рассылок, которые вы больше не хотите получать.
• Отпишитесь от людей в социальных сетях, неактуальных подкастов и каналов на YouTube.
• Используйте инструменты вроде StayFocusd, Freedom и Offtime, чтобы заблокировать определенные сайты и приложения во время работы.
• Просто удалите свои аккаунты на Facebook, Instagram, Netflix и т.д.

Фото: Unsplash

Как не отвлекаться на работе:

• Подавайте неочевидные сигналы, что вас не стоит отвлекать (например, наденьте наушники или закройте дверь).
• Согласуйте с командой время, когда вас не нужно отвлекать. Определите темы, с которыми не стоит обращаться к коллегам.

Откажитесь от ненужных совещаний:

• Не посещайте совещания, где ваше присутствие не обязательно.
• Полностью отмените ненужные совещания.
• Замените встречу электронным письмом, если это возможно.
• Сократите частоту проведения совещаний.

Входящие телефонные звонки:

• Не указывайте свой номер телефона в подписи к электронному письму или визитке.
• Просите людей сперва писать вам на почту, а не звонить.

Рабочая рутина:

Рабочая рутина в каждой компании разная, но вот несколько общих примеров:

• Трудоемкие презентации или отчеты, которые легко можно обобщить в письме.
• Разные программы подготовки, конференции и встречи за чашкой кофе.

Вот несколько стратегий, как освободить от них свое время:

• Перед началом нового проекта задавайте себе вопрос: «Этот проект связан с моими целями и приоритетами?»
• Научитесь говорить «нет»: вежливо отклоняйте просьбы других людей.
• Не бойтесь спорить с начальником, если вы не видите смысла в определенной задаче. Но не стоит просто выражать несогласие, всегда предлагайте альтернативу.

Шаг 3: Оптимизируйте

Фото: Unsplash

Вот несколько способов, как оптимизировать свои занятия:

• Группируйте похожие задачи и выполняйте их в один присест.
• Выработайте привычку. Выделяйте временные интервалы для занятий. В итоге задача станет рутинной для вашего мозга и вы будете выполнять ее на автопилоте.
• Установите временной лимит. Согласно закону Паркинсона, «работа заполняет время, отпущенное на нее». Временной лимит на определенные задания заставит вас работать эффективнее!
• Документируйте все повторяющиеся процессы при помощи инструментов вроде Pipefy, Manifest.ly или Kissflow.
• Создавайте шаблоны для повторяющихся задач.
• Не забывайте про креативность! Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с повторяющимся занятием, ответьте на вопрос: «Можно ли выполнить его еще эффективнее?»

Шаг 4: Автоматизируйте

Обычно это самая веселая часть! Суть автоматизации заключается в использовании технологий для выполнения ручных и времязатратных процессов. Вот как можно упростить свою жизнь при помощи автоматизации:

• Использовать инструменты вроде IFTTT для выполнения простых задач, связанных с приложениями и сайтами. Например: автоматически публиковать пост из Facebook на LinkedIn и Twitter.
• Автоматическая доставка: Сервисы вроде Amazon Subscribe & Save будут автоматически пополнять ваши запасы продуктов и личной гигиены в соответствии с вашим графиком.

Есть огромное количество способов автоматизировать бизнес-процессы. Поищите полезные инструменты в Google или спросите своих знакомых, которые выполняют похожие задачи.

Шаг 5: Делегируйте

Делегировать задачи порой очень сложно, потому что мы считаем, что только мы можем нормально справиться с работой. Однако такой образ мышления мешает успеху и счастью; только забыв об эго, мы сможем достичь желаемых результатов для себя и для компании.  

Фото: Unsplash

Аутсорсинг – это идея покупки времени за деньги. Чтобы понять, стоит ли вам обращать на него внимание, ответьте на следующие вопросы:

• Сколько стоит час моей работы?
• Какие задачи я могу делегировать за меньшие деньги?

Делегируйте все, что не связано с вашими целями или не соответствует вашим сильным сторонам.

Три способа, как это сделать:

• Делегируйте простые задачи виртуальным ассистентам.
• Делегируйте целые проекты командам или фрилансерам, но четко объясните цели и приоритеты и регулярно проверяйте результаты.
• Чтобы делегировать решения, ответьте на вопрос: «С какими проблемами ко мне постоянно подходят сотрудники?» Затем составьте план действий для этих ситуаций и отправьте его команде. Например, установите правило вроде «покупки дешевле $50 не требуют одобрения» и доверяйте персоналу.

Источник.

---

Материалы по теме:

Чем полезно мышление разработчика и как ему научиться

Трудности с удержанием внимания? В этом есть свои плюсы

Самые важные дела лучше выполнять сразу после пробуждения

Сделайте подвижность стилем жизни — и мозг скажет вам спасибо

Как оптимизировать рабочий процесс: полезные советы и лайфхаки

Оптимизация рабочего процесса — это область, над которой люди бьются уже много десятков лет. Поэтому материала, методик, лайфхаков на эту тему можно найти большое количество. У кого-то они работают, у кого-то — нет, к этому нужно быть готовыми, потому что все люди разные. Оптимизация собственного рабочего процесса — это индивидуальное действие, которое требует подбора личного набора методик и подходов с ориентацией на вашу индивидуальность.

Девиз многих современных работающих людей: «Времени нет, а дел невпроворот». Поэтому для многих оптимизация работы — это надежда на спасение от прокрастинации, эмоционального выгорания, проблемных дедлайнов и т. д. К сожалению, человечество еще не придумало какого-то действенного метода, чтобы, применив его, можно было сразу оптимизировать свою работу, время и эффективность. Но есть методики и лайфхаки, которые работают у других людей, — о них мы сегодня и поговорим. Вполне вероятно, что вы сможете подобрать что-то и для себя.

 

Оптимизация рабочего процесса

Оптимизация рабочего процесса или рабочего времени может быть достигнута разными путями. Для удобства мы разделили пути достижения на 2 части:

• методики, которые потребуют от вас каких-то усилий, но позволят сэкономить больше времени и энергии;

• лайфхаки, которые займут у вас немного времени.

Оптимизация рабочего времени в первую очередь нужна для того, чтобы научиться управлять своим временем и энергией. А это умение даст возможность больше успевать и лучше себя чувствовать.

 

Оптимизация рабочего процесса: методики

1. «Съешь лягушку». Название этой методики придумал сам Марк Твен, и очень сложно определить, с какого времени она используется. Суть ее в том, что каждого человека окружают такие задачи, которые не вызывают интереса, и их вообще не хочется делать, но они обязательны к исполнению в любом случае, — вот как раз с них-то и нужно начинать свою работу. Почему? Потому что чем дольше вы перекладываете такие дела «на потом», тем сложнее будет за них взяться, плюс все время, пока они будут не реализованы, они будут «висеть над вами тяжким грузом». Чем раньше вы их выполните, тем быстрее эмоционально освободитесь.

2. «Workstation Popcorn». Эта техника подходит для тех, кто в процессе своей работы может менять дислокацию, — в основном это фрилансеры, работающие удаленно. Работает эта техника следующим образом. Во-первых, нужно разбить свои крупные задачи на несколько более мелких или, наоборот, сгруппировать мелкие задачи по общим тематикам. Потому нужно определить несколько рабочих мест в вашем районе или городе, где вас будет окружать тихая рабочая атмосфера. Каждую отдельную группу задач нужно будет выполнять в новом рабочем месте. Смена рабочей обстановки очень помогает сосредотачиваться на разноплановых задачах. Также это добавляет движения в «сидячую работу», и, что самое важное, дом будет местом отдыха, а не местом работы.

3. «Должен, следует, хочу». Это очень простая методика. Все, что нужно, — это разделить все ваши дела на 3 группы: что вы обязательно должны сделать сегодня; что следует сделать, следуя вашим планам на будущее; что вы хотите сделать ради своего удовольствия. Все, что нужно делать дальше, — это следить за балансом этих групп,чтобы вы выполняли дела из разных групп. Причем необязательно, чтобы в один день все было четко сбалансировано, — вы можете в один день сделать перевес в сторону одних дел, в другой день сделать перевес в сторону других дел.

4. «FocusWill». Эта методика подходит для тех, кто может работать не в тишине. Суть ее сводится к тому, что нужно правильно подобрать фоновую музыку для вашей работы. Музыка не должна быть навязчивой и отвлекать вас от работы, а наоборот, должна расслаблять вас и приносить вам новые идеи. Для тех кто не может самостоятельно подобрать себе музыкальный фон, в сети есть множество специализированных сервисов, которые сделают это за вас.

5. «Не разрушайте цепочку». Это не столько оптимизация рабочего процесса, сколько методика самоконтроля, которая дает дополнительную мотивацию, чтобы завершить все задуманное. Суть ее в том, что вам нужны действия на каждый день, календарь и маркер. Как только вы выполните все задуманное, зачеркиваете в календаре соответствующую дату, и вы свободны! Как только у вас появится несколько «крестиков» подряд, то вам не захочется прерывать эту цепочку, что даст вам дополнительную мотивацию к действиям. Можно расценивать эту методику как простой психологический трюк.

6. «Биологический пик». Это интересная, но и одновременно сложная методика. Суть ее в том, что каждый человек в течение рабочего дня чувствует «колебания» в энергии, мотивированности и концентрации. То есть, когда эти показатели «на высоте», человек показывает максимальную работоспособность; как только они «падают», то падает и работоспособность. Важно отследить моменты, «когда» происходят эти колебания. Для этого нужно провести серьезную работу над собой — в течение 3-4 недель наблюдать за показателями энергии, концентрации и мотивированности, потом все это наложить на график, чтобы посмотреть и проанализировать «колебания». Это будет не что иное, как биологические часы работоспособности. Как только у вас на руках будет такой график, можно смело подстраивать под него вашу работу: когда показатели максимальные, можно выполнять ответственную работу, а в моменты спадов можно дать себе отдохнуть или перекусить.

 

Оптимизация рабочего времени: небольшие лайфхаки

Медики позволяют наладить общий рабочий процесс и контролировать глобальные показатели вашей работоспособности. Но есть множество мелких проблем, на которые также нужно обращать внимание или исключать их. Каждая такая «проблема» по отдельности, может, и не сохранит вам много времени, но когда их набираются десятки, это экономит вам кучу времени. Ведь, как мы знаем, любое крупное дело состоит из множества мелких моментов, и оптимизация рабочего процесса — это не исключение.

1. Не смотрите телевизор — лучше потратьте это время на что-то полезное.

2. Не нужно стремиться к идеалу, когда выполняете второстепенные дела.

3. Когда переписываетесь с коллегами или по e-mail, то пишите только по существу и максимально коротко.

4. Если много печатаете, то учитесь печатать вслепую, так как это увеличивает скорость печати.

5. Планируйте свой день.

6. Составьте список дел на тот случай, когда от основной работы вам захочется прокрастинировать.

7. Если на выполнение какой-то задачи нужно менее 2-х минут, то выполните ее прямо сейчас, и не нужно ее вносить в свой список дел.

8. Необходимо планировать даже свободное время.

9. Иногда нужно выделять время для того, чтобы полностью «отойти» от рабочих дел.

10. Вносите в свою жизнь спорт — это источник дополнительной энергии.

11. Следите за питанием — чем хуже питание, тем меньше энергии.

12. Кофе пить нужно в меру, когда необходимо сосредоточиться. Если его пить много, то оно перестает помогать.

13. Старайтесь высыпаться — во сне человеческие ресурсы восстанавливаются.

14. Алкоголь еще никому не помогал в долгосрочной перспективе.

15. Если есть возможность, то поспите немного днем.

16. Найдите свой способ для снятия стресса: музыка, спорт, книга, медитация, массаж.

17. В любой работе делайте перерывы, чтобы отвлечься и отдохнуть.

18. Нужно понимать, что большинству людей нет дела до ваших денег, вашего успеха и вашего внешнего вида, поэтому перестаньте кому-то что-то доказывать, и у вас освободится очень много времени.

19. Иногда нужно сбавить обороты, чтобы заметить жизнь вокруг себя.

20. Если делаете что-то важное, не связанное с интернетом, то отключите его, тогда он не будет провоцировать вас, чтобы отвлечься.

21. Не нужно зацикливаться на том, чтобы сделать максимально больше; нужно делать то, что важно.

22. Помимо долгосрочных целей, ставьте небольшие и достижимые, чтобы получать удовлетворение от их достижения.

23. Не нужно бездумно сидеть в интернете, придавая этому действию осознанность.

24. Проверяйте электронную почту по расписанию, а не через каждые полчаса. При условии, что проверка почты — это не часть ваших обязанностей по работе.

25. Не забывайте поощрять себя за различные достижения.

 

Заключение

Оптимизация рабочего процесса бывает разной: иногда нужны огромные усилия лично над собой, а иногда важно просто применять в работе правильный софт, который ускоряет ваш рабочий процесс. Поэтому нужно искать собственные пути оптимизации рабочего времени, которые будут работать именно у вас. Как мы уже говорили, то, что работает у одних, не обязательно будет работать у других людей.

Как оптимизировать рабочие процессы

Кэтрин Мэннинг 3 декабря 2020 г. Процессы рабочего процесса

Когда вы можете повысить эффективность рабочего процесса при одновременном снижении затрат, вы достигаете оптимизации рабочего процесса. Цель состоит в том, чтобы обеспечить протекание рабочих процессов с максимальной эффективностью. Вы должны применять автоматизацию, но только тогда, когда ваши процессы работают по назначению. Перед этим оптимизируйте рабочие процессы. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о рабочих процессах и нескольких методах оптимизации.

Что такое рабочие процессы?

Рабочий процесс включает в себя повторяющиеся задачи, выполнение которых необходимо для достижения цели организации. Рабочий процесс также включает повторяющиеся задачи, необходимые для выполнения определенного задания. Процессы и рабочие процессы должны быть разработаны уникальным образом для достижения связанных с ними целей и задач.

Зачем оптимизировать рабочие процессы?

Оптимизация рабочего процесса позволяет снизить нагрузку и сэкономить время. Вот еще несколько преимуществ, перечисленных ниже:

1. Экономьте на расходах:   Когда вы сможете оптимизировать свои рабочие процессы, вам потребуется меньше времени от ваших сотрудников и меньше ресурсов, необходимых для выполнения процессов. В результате ваша организация, скорее всего, сэкономит деньги и ресурсы, которые можно использовать в другом месте и более стратегически.
2. Повышение производительности: Если сотрудники принимают участие в более эффективных рабочих процессах, они могут лучше управлять своим графиком, поскольку у них будет более точное представление о том, сколько времени требуется и где требуется их вклад. Вместо того, чтобы тратить время на ненужные задачи, они могут сосредоточиться на более важной и более стратегической работе.
3. Улучшение коммуникации: Оптимизированные рабочие процессы улучшают коммуникацию, поскольку у сотрудников будет больше времени для совместной работы и своевременного завершения своих процессов. Они не будут загружены ненужными делами.
4. Улучшение управления временем: Поскольку рабочие процессы станут менее утомительными, сотрудники смогут улучшить свое управление временем, расставляя приоритеты для своих самых важных задач.
5. Уменьшение риска: Оптимизированные рабочие процессы прокладывают путь к большей прозрачности, чтобы сотрудники могли быстрее выявлять ошибки. Кроме того, оптимизированные рабочие процессы также могут способствовать лучшему соблюдению отраслевых норм.

Как понять, что пришло время оптимизировать рабочие процессы? Что ж, ответьте на следующие вопросы, чтобы получить ответ:

• Процессы занимают намного больше времени, чем ожидалось?
• Постоянно ли возникают ошибки?
• Есть ли узкие места?
• Есть ли в ваших рабочих процессах утомительные и расточительные шаги?
• Достигаете ли вы желаемых целей?
• Было бы лучше, если бы ваши рабочие процессы были оптимизированы?

Если вы ответили «да» на любой из приведенных выше вопросов, то, возможно, пришло время серьезно взглянуть и предпринять реальные шаги для эффективной оптимизации ваших рабочих процессов. На самом деле, вы, вероятно, уже можете придумать множество вариантов улучшения. Теперь давайте рассмотрим тактики оптимизации ваших рабочих процессов.

Подключить свои основные данные

Примером процесса, который выиграет от оптимизации, является открытие нового счета. Это кажется довольно простым. Новый клиент заполняет множество форм; сотрудник компании просматривает формы и утверждает их. Однако все усложняется, когда формы отправляются не в нужный отдел или требуют многократного утверждения. Группа утверждения должна вручную ввести все данные приложения, такие как номера социального страхования, номера телефонов и домашние адреса.

Высокая вероятность ручных ошибок возникает, если у группы утверждения нет всех необходимых данных или клиент недоступен. Они могут увеличить время обработки, что приведет к разочарованию всех вокруг. Кроме того, утверждение может быть или не быть сделано на основе неточных данных.

Одним из наиболее эффективных способов исправления этой ситуации является добавление основных данных. Например, компания может создать автоматизированную форму, которая оформляет другие документы на основе отправленных ответов. Это уменьшит количество ошибок, совершаемых вручную, и время обработки. Кроме того, клиент оценит более быстрое время отклика.

Включите условные шаги

Если у вас хороший рабочий процесс, но все же не хватает некоторых ожиданий, вам не нужно полностью переделывать весь процесс. Вместо этого вы можете создавать условные задачи, которые будут выполняться только по определенному сценарию. Добавление условной задачи помогает сэкономить время, необходимое для создания совершенно новых рабочих процессов. У вас могут быть рабочие процессы, которые в целом работают хорошо, но вы можете извлечь выгоду из нескольких настроек здесь и там. Итак, теперь у рабочих процессов есть несколько путей в зависимости от условия.

Создание рейтингов

Ранжируйте свои рабочие процессы в порядке важности и используйте шкалу от 1 до 10. 1 будет самым важным рабочим процессом. Использование системы ранжирования поможет вам определить, какой рабочий процесс требует немедленного внимания, и создаст эффект снежного кома для достижения комплексной оптимизации рабочего процесса.

Сопоставить процессы

Было бы полезно, если бы вы не пытались развернуть все свои рабочие процессы только из памяти — это рецепт ошибки. Потратьте время, чтобы спланировать и задокументировать каждый процесс от начала до конца как рабочий процесс. Это не только служит доказательством, но и помогает каждому заинтересованному лицу запомнить каждую задачу.

Получить отзыв

Помните, что заинтересованные стороны играют решающую роль в эффективном выполнении ваших рабочих процессов. Это люди с практическим опытом. Обычно есть много мелких деталей, которые можно было бы улучшить, но которые часто упускают из виду все, кроме опытных. Например, проведите собрание, чтобы обсудить, как улучшить каждый рабочий процесс в вашем списке, и попросите сотрудников представить свои предложения анонимно.

Автоматизируйте свои процессы

Processmaker — это отмеченное наградами решение для рабочих процессов, которое помогает оптимизировать ваши рабочие процессы. Processmaker упрощает извлечение и хранение данных из центрального репозитория и автоматизирует этапы рабочего процесса с визуализацией с помощью диаграмм, отчетов и графиков.

Внесение усовершенствований

Рабочие процессы должны постоянно совершенствоваться по мере изменения ожиданий и требований потребителей. Работа над процессом оптимизации даст вам практику и даст представление о том, как вы собираетесь вносить улучшения в будущем. Помните обо всех шагах, описанных выше, чтобы обеспечить наиболее выгодный и актуальный результат.

В заключение

 Не пора ли вам понять, почему ваши рабочие процессы замедляют ваши ежедневные операции, а не улучшают вашу прибыль? По мере масштабирования ваших операций ваши рабочие процессы также должны улучшаться, чтобы гарантировать устранение всех узких мест и утомительных задач для лучшей экономии времени и средств. Открытие ваших рабочих процессов для тактик оптимизации не только помогает повысить вовлеченность сотрудников, но и улучшает качество обслуживания клиентов, что, в свою очередь, может повысить прибыльность.

оптимизация рабочего процесса

Рекомендуемый

Запросить демонстрацию

Как повысить производительность на работе — бизнес-руководства

Филлис Коркки

Иллюстрации Антуана Корбино

Часто ли вы замечаете, что ваш рабочий день выходит из-под контроля? Вы начинаете каждый день с плана сделать так много, но вскоре обнаруживаете, что отвлекаетесь, сосредотачиваетесь на малоприоритетных задачах и просто откладываете дела на потом. Так как же восстановить контроль над своим временем? Универсальные списки того, как повысить продуктивность, не работают; мы расскажем о методах повышения производительности, которые можно адаптировать к вашей личности и стилю работы.

Три основы продуктивности

Используйте эти принципы, которые помогут вам в течение рабочего дня.

Все рабочие и рабочие дни уникальны. С меньшим количеством компаний и сотрудников, придерживающихся традиционного рабочего дня с 9 до 5, различия в наших рабочих днях становятся более заметными. Но если оставить в стороне эти различия, ко всем нашим советам по продуктивности применимы три всеобъемлющие идеи:

1. Доверяйте небольшим шагам . Вы не можете рассчитывать на то, что за один день изменятся многолетние рабочие привычки. Небольшие изменения в том, как вы работаете, могут постепенно привести к большим изменениям в производительности. Попробуйте один совет, чтобы начать, и продолжайте добавлять новые, когда найдете стратегии, которые лучше всего подходят для вас.

2. Будьте ответственными. Будь то еженедельные встречи с коллегой или установка собственных сроков и объявление их другим, необходимость отчитываться перед кем-то часто может заставить вас выполнить работу.

3. Прости себя. Вы человек: смиритесь с тем, что иногда вы будете ошибаться, отвлекаться и у вас будет плохой день. Важнее двигаться дальше, чем зацикливаться на своих ошибках.

Для многозадачности

Если вы пытаетесь делать три дела одновременно, вы часто добиваетесь очень малого.

Биологическая невозможность

Думаете, что сможете сделать больше, выполняя несколько задач одновременно? Попробуйте позвонить своему коллеге, набрав электронное письмо и проверив свою страницу в Facebook. Вам может казаться, что вы работаете продуктивно, но, вероятно, вы не выполняете ни одну из этих задач эффективно.

У всех нас есть ограниченный объем когнитивной пропускной способности — количество мыслей и воспоминаний, которые мы можем удерживать в уме в любой момент времени. Ваш мозг может обманывать себя, думая, что у него больше возможностей, чем на самом деле, но на самом деле он работает очень усердно, чтобы обрабатывать несколько мыслей одновременно, когда вы переключаетесь между задачами. Ваша способность выполнять задачи зависит от того, насколько хорошо вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз, будь то пять минут или час.

«Многозадачность невозможна по-человечески», — сказал Эрл К. Миллер, профессор неврологии Института обучения и памяти Пикауэра при Массачусетском технологическом институте.

Больше ошибок и меньше творчества

Когда вы работаете в режиме многозадачности, вы, как правило, совершаете больше ошибок. По словам доктора Миллера, когда вы переключаетесь между задачами, нейронные сети вашего мозга должны вернуться, чтобы выяснить, где они остановились, а затем перенастроиться. Эта дополнительная активность заставляет вас замедляться, и ошибки становятся более вероятными.

«Люди гораздо более эффективны, если они выполняют одну задачу, — сказал он.

Многозадачность также мешает творчеству, сказал он. По-настоящему инновационное мышление возникает, когда мы позволяем нашему мозгу следовать логическому пути связанных мыслей и идей, и это более вероятно, когда мы можем сосредоточиться на одном мысленном пути в течение длительного периода времени.

Мозг подобен мышце: он становится сильнее с использованием, сказал доктор Миллер. Как и в случае с физическими упражнениями, чем больше мы укрепляем наши ментальные связи, сосредотачиваясь на одной задаче, исключая все остальные, тем лучше мы можем работать.

Как работать в однозадачном режиме

В меру своих возможностей создайте рабочую среду, которая поощряет выполнение одной задачи за раз. Вероятно, нереалистично думать, что мы можем выделять часы на одну задачу, но даже выполнение одной задачи в течение пяти минут может повысить производительность.

Вот несколько небольших изменений, которые вы можете внести:

Избавьтесь от искушения: Активно сопротивляйтесь желанию проверить посторонние социальные сети, пока вы работаете над задачей. Некоторым работникам, возможно, придется зайти так далеко, чтобы установить программы, предотвращающие отвлечение, такие как SelfControl, Freedom, StayFocusd и Anti-Social, которые блокируют доступ к наиболее захватывающим частям Интернета на определенные периоды времени.

Работа только на одном экране: Уберите свой мобильный телефон и выключите второй монитор.

Перемещение: Если вы обнаружите, что теряете концентрацию, перечитывая одно и то же предложение снова и снова, или если ваши мысли постоянно отвлекаются от темы, встаньте и ненадолго пройдитесь, сказал доктор Миллер. Короткая прогулка по офису поднимет настроение, уменьшит чувство голода и поможет сосредоточиться.

Работа с интервалами: Установите таймер на 5 или 10 минут и посвятите это время выполнению задания. Затем позвольте себе минуту отвлечься, если вы вернетесь к своей задаче еще на пять или десять минут.

​Когда отвлекающие факторы берут верх

Склонность отвлекаться является изначальной, так что простите себя, если вы это делаете. По словам доктора Миллера, он возник еще в первые дни нашей жизни, когда нам нужно было мгновенно реагировать на львов, тигров и других хищников, которые угрожали нам. Каждый сенсорный ввод был очень интересным, и наша реакция на него иногда была вопросом жизни или смерти. Наш мозг не отказался от этого древнего механизма выживания; мы все еще жаждем этого информационного похлопывания по плечу, сказал он.

К счастью, чем больше мы концентрируемся на одной задаче за раз и игнорируем отвлекающие факторы, тем больше мы тренируем префронтальную кору — более развитую часть нашего мозга. Тогда становится легче сосредоточиться.

Подробнее об управлении отвлекающими факторами

Для прокрастинаторов

Ответственность — перед собой или перед другим человеком — может иметь решающее значение для вашей продуктивности.

Быть ответственным

Чтобы бороться с прокрастинацией, найдите ответственного партнера. Это может быть коллега или руководитель, роль которого заключается в получении регулярных отчетов о ходе выполнения вашего проекта. Человек, которого вы выберете, должен будет серьезно отнестись к своей роли, выражая разочарование, если вы не достигли своей цели, и признательность, если вам это удалось. Некоторые заядлые прокрастинаторы даже соглашаются на поощрения или наказания в соответствии со своими дедлайнами, в зависимости от того, что их больше всего мотивирует. Наградой может быть бесплатный обед; наказанием может быть электронное письмо в отдел, сообщающее, что крайний срок не для меня.

Не сбиться с пути

Списки дел работают, чтобы держать вас подотчетными, потому что они помогают вам оставаться на пути к выполнению самой важной работы — если вы используете их эффективно, то есть.

Перед тем, как уйти с работы, составьте список из пяти-восьми целей, которые вы хотели бы выполнить на следующий день, — сказала Джули Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту из Нью-Йорка. В отдельный список добавьте любые личные дела, которые необходимо выполнить в этот день, например, бронирование авиабилета в отпуск или покупка подарка на день рождения. Этот список должен содержать не более двух-трех пунктов. Будьте реалистичны в отношении того, что вы можете сделать за рабочий день, и не поддавайтесь желанию составить список дел на всю неделю, что может привести к стрессу и перегрузке.

Сделайте пункты в вашем списке дел конкретными, реалистичными и простыми — не упаковывайте тайно восемь или 10 задач в один огромный пункт, например «завершить проект». Вместо этого разбейте свой проект на небольшие отдельные компоненты.

Недостатки списка дел

Поскольку наш первобытный разум жаждет отвлечься, классический список дел может предотвратить прерывание вашего дня. Но люди также подвержены так называемой «структурированной прокрастинации», когда, чтобы не работать над сложной задачей, они тратят время на гораздо более легкую. Ответ на электронное письмо или отметка «Нравится» публикации на Facebook может быть формой структурированной прокрастинации. Написание списка дел также может быть формой структурированной прокрастинации. Итак, уделяйте себе пять минут или меньше, чтобы каждое утро составлять список дел. Держите его сфокусированным и кратким, чтобы вы не тратили больше времени на проверку элементов, чем на их выполнение.

Ведущие списки

Некоторым людям нравится хранить свои списки на бумаге, делая выразительные и удовлетворяющие их галочки каждый раз, когда они выполняют задачу. Другие предпочитают компьютерный маршрут. В этом случае доступно множество приложений, в том числе следующие:

• Todoist: это приложение хорошо работает на многих платформах и имеет множество функций, таких как напоминания, заметки и возможность синхронизации ваших списков с вашими устройствами.
• «Помни о молоке»: включает функцию, которая позволяет пользователям делиться задачами с другими, например с коллегами и членами семьи.
• Evernote: это приложение для создания заметок позволяет создавать списки дел в форме личных блокнотов.

Чтобы избежать путаницы, выберите для своих списков бумажную или цифровую форму, так как совмещать и то, и другое может быть сложно.

За рабочим столом

Место, где вы работаете, может иметь такое же значение, как и то, как вы работаете.

Что ваш стол говорит о вас

Не существует единственно правильного способа организовать рабочий стол. Но ваше физическое рабочее пространство может иметь большое влияние на производительность. Это «может либо зарядить вас энергией, либо истощить вашу энергию», — сказала г-жа Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту.

В целом, только 25 процентов беспорядка на столе связаны с организационными навыками, утверждает г-жа Моргенштерн, остальное связано с тайм-менеджментом. «С каждой бумагой на вашем столе связана задача, и эта задача потребует времени». У вас было достаточно времени, чтобы все сделать? По ее словам, неконтролируемые стопы бумаги могут быть признаком того, что вам нужно делегировать полномочия.

Спросите себя: Стопки на вашем столе те же, что были три недели назад, или они двигаются? Пока они не застаиваются, у вас, вероятно, все в порядке. с некоторым беспорядком, сказала г-жа Моргенштерн.

В большинстве случаев держите свой стол чистым, за исключением проекта, которым вы занимаетесь в данный момент, вместе с оборудованием, необходимым для его завершения, сказала она. Вы также должны создать пространство для «внутренней зоны» — совершенно новых вещей, которые только что поступили, — и «вне зоны» для вещей, которые закончены и нуждаются в распространении.

Один из самых простых способов начать менять свое рабочее место — потратить последние 10 минут рабочего дня на подготовку стола к следующему дню. Тогда вам не придется начинать свой день со вчерашнего беспорядка, сказала мисс Моргенштерн. Если вы начнете с рабочего стола, подготовленного к предстоящему дню, это может сильно повлиять на ваше мышление и продуктивность.

Для пользователей компьютеров (всех)

Компьютеры не только ускоряют темп работы, но и замедляют ее.

Знай свой компьютер

Непонимание возможностей своего компьютера может серьезно снизить производительность. Некоторые люди опасаются, что обращение за технической помощью выставит их некомпетентными, но на самом деле все наоборот, согласно исследованию .

Обратитесь за советом по технологиям, если вы считаете, что компьютерная или онлайн-задача занимает больше времени, чем должно. Возможно, вы не знаете, как эффективно использовать определенный тип технологии, или вы не знаете, каковы прошлые практики компании в определенной области. Приложите усилия, чтобы найти людей, которые могут заполнить пробелы в ваших знаниях, уважая при этом их время и обязанности.

Менеджеры могут помочь в этом процессе, предлагая регулярные информационные сессии и руководства для конкретных компаний, связанные с такими технологиями, как электронная почта, Excel, Microsoft Word, Slack и другими. Программа наставничества – еще один вариант.

Возьмите под контроль свой почтовый ящик

Вы постоянно останавливаетесь, чтобы проверить электронную почту? Электронная почта — идеальный способ практиковать структурированную прокрастинацию — когда вы работаете над легкой, неважной задачей, а не над более сложной, но важной.

Электронная почта похожа на жизнь: она беспорядочна, несовершенна, полна неожиданностей, и каждый ведет себя по-своему. Идеальной системы электронной почты не существует. Эксперты могут продвигать ценность таких методов, как «Ноль входящих», когда вы пытаетесь очищать свой почтовый ящик каждый день, но даже если ваш почтовый ящик пуст, ваша рабочая жизнь — со всеми ее вопросами без ответов, незавершенными проектами и сложными проблемами — останется полный. Примите ежедневную задачу держать под контролем свою рабочую жизнь, используя электронную почту как своего союзника, а не врага.

Вот несколько приемов, которые помогут вашей электронной почте работать на вас:

• Каждый день выделяйте определенное время для обработки электронной почты. Это может быть несколько раз в день или пять минут каждый час, сказала г-жа Моргенштерн, эксперт по тайм-менеджменту. «Уделите электронной почте все свое внимание, когда вы работаете над ней», — сказала она.
• Разделите электронную почту на группы. При сканировании электронной почты разделите сообщения на две группы: те, которые требуют быстрых ответов, и те, которые требуют вдумчивых ответов. Попробуйте «правило двух минут», популяризированное Дэвидом Алленом, автором книги «Getting Things Done». Если вы можете обойтись без электронного письма за две минуты, сделайте это сейчас; если нет, сделайте это позже в назначенное время. Если электронные письма потребуют нескольких дней размышлений, выиграйте себе немного времени, подтвердив получение в тот же день и сказав, что ответите позже. Поставьте перед собой цель довести дело до конца.
• Попробуйте определить электронные письма, которые вы активно избегаете. Часто в электронных письмах, которых вы избегаете, есть эмоциональная составляющая, говорит г-жа Моргенштерн, потому что они предполагают отказ кому-то или принятие трудного решения. Вместо того, чтобы откладывать ответ, вы, скорее всего, сэкономите время, отвечая лично или по телефону, где ваш тон и индивидуальность будут более понятны, чем пытаться написать идеальный дипломатический ответ в электронном письме.
• Отключить уведомления. Некоторые эксперты по электронной почте советуют проверять электронную почту только два или три раза в день, но во многих рабочих средах это нереально — очень важное сообщение от начальника или клиента может потребовать быстрого ответа. Но почти все может подождать 20 минут. Итак, отключите уведомления по электронной почте на 20–30 минут, когда вам нужно сосредоточиться на чем-то другом.

Получить помощь

Потратьте неделю или две на выявление проблем с электронной почтой, которые постоянно расстраивают вас или замедляют работу. Затем найдите в своей компании «гуру электронной почты» и узнайте, не захочет ли этот человек пообщаться с вами в течение получаса, чтобы объяснить различные возможности вашей системы электронной почты. Вашим гуру может быть суперэффективный коллега или кто-то из службы технической поддержки, но это должен быть кто-то, кто может показать вам, как использовать встроенные функции, о которых вы можете не знать, например, фильтры, которые могут блокировать неважные сообщения и отправлять их в спам. Спросите, как вы можете использовать метки, папки, фильтры, архивы, помеченные сообщения, списки отписки и другие функции, чтобы тратить меньше времени на электронную почту.

В вашем офисе нет знатока электронной почты? Существует множество онлайн-ресурсов с советами по управлению электронной почтой. Но если какая-то техника вам не подходит, откажитесь от нее.

Подробнее о создании продуктивного рабочего пространства

Для тех, кто обладает властью

Неудивительно, что то, как вы относитесь к своему телу, может влиять на то, как работает ваш разум.

Двигайтесь больше

Непрерывная работа в течение долгих часов не означает, что вы делаете больше. Иногда лучший способ что-то сделать — это , а не , чтобы поработать над ним какое-то время.

Сидеть в течение длительного времени просто вредно для вас, но это также плохо для вашей способности быть продуктивным. Когда вы встаете и двигаетесь, улучшается приток крови к мозгу, что улучшает когнитивные функции. Алан Хедж, профессор эргономики в Корнеллском университете, предлагает рабочим одновременно сидеть, стоять и ходить, чтобы постоянно менять положение тела и давать мозгу отдохнуть от работы.

Как сделать офисную работу более продуктивной

Комбинация сидения, стояния и ходьбы по времени поможет вам работать лучше.

1. Посиди 20 минут и работай.
2. Постоять восемь минут и работать.
3. Прекратите работать и прогуляйтесь две минуты.
4. Повторить.

Делайте длинные перерывы

Где вы были в последний раз, когда вам пришла в голову отличная идея? Ваш стол? Или когда вы были в душе, когда гуляли с собакой или отвозили детей в школу?

Работа по 10-12 часов в день может принести вам баллы у некоторых боссов, но это не очень хорошо для творчества. Вместо того, чтобы завершить работу, может намеренно сделать перерыв в работе на срок до 10 часов. Это позволит новым идеям замариноваться в вашем подсознании, заставляя ваши нейроны создавать новые связи.

Сон — один из самых эффективных способов сделать долгий перерыв, поэтому постарайтесь не расправляться с ним быстро. Исследования показывают, что сон позволяет нашему мозгу создавать новые и неожиданные связи, ведущие к озарениям и прорывам, что объясняет, почему нам так часто приходят в голову блестящие идеи во время утреннего душа.

Научитесь определять признаки умственной усталости, например, перечитывать одно и то же предложение снова и снова на веб-сайтах или писать электронные письма, не имея в виду реальных целей или приоритетов. Не чувствуйте себя виноватым из-за перерыва, или ухода на тот день, когда вы можете подумать, что вашему мозгу нужно время для перезарядки.

Попробуй вздремнуть

Довольно часто в полдень чувствуется «послеобеденный провал». Ваше тело естественным образом хочет заснуть примерно через семь часов после пробуждения, и это усиливается эффектами пищеварения. К сожалению, эта биологическая реальность сталкивается с экономической: большинство офисов не одобряют сон.

Если есть возможность вздремнуть на работе 20 минут (например, если вы работаете дома), обязательно сделайте это. Чтобы максимально увеличить свою энергию, может быть хорошей идеей выпить чашку кофе перед сном. Исследования показали, что этот метод, вероятно, работает, потому что короткий дневной сон помогает очистить мозг от вызывающего сон соединения аденозина. Между тем, кофеину требуется около 20 минут, чтобы проявить свой физиологический эффект — он начинает действовать как раз в тот момент, когда человек просыпается.

Однако, если о сне не может быть и речи, приучите себя быстро распознавать признаки послеобеденного провала: сонливость и неспособность сосредоточиться. Затем встаньте и пройдитесь, поговорите с коллегой за другим столом или поработайте над чем-то менее требовательным к вашему мозгу, пока сонливость не пройдет.

Борьба со стрессом

Когда мы чувствуем себя подавленными на работе, наша реакция «бей или беги», как правило, вступает в игру, заставляя нас делать быстрые, неглубокие вдохи. Это посылает меньше кислорода в мозг, заставляя нас становиться еще более напряженными и думать менее ясно. Противодействуйте последствиям стресса, дыша более эффективно.

По словам Белисы Вранич, клинического психолога и инструктора по дыханию, большинство людей дышат вертикально, поскольку при вдохе их плечи поднимаются вверх. Многие люди также дышат верхней частью грудной клетки, тогда как большая часть легких находится в середине тела.

Горизонтальное дыхание поначалу может показаться неестественным, но на самом деле именно так дышат животные и маленькие дети. Работая со своим телом, а не против него, вы максимизируете приток крови к своему мозгу — и ваши умственные способности.

Как дышать горизонтально

Эта техника помогает бороться со стрессом, делая более глубокие вдохи.

Обратите внимание на осанку

Когда вы испытываете стресс, вы можете начать поднимать плечи к ушам, сжимать лицо или напрягаться во всем теле. Со временем эти действия становятся настолько привычными, что вы перестаете их осознавать. Цель хорошей осанки состоит в том, чтобы расширять наши тела, а не сжимать их. Хорошая осанка позволяет дышать полнее, предотвращает хроническую боль и мыслит более ясно.

Во время работы старайтесь осознавать любое избыточное напряжение, которое вы держите в своем теле. Например, вы можете напрягать руки гораздо сильнее, чем необходимо, когда печатаете или используете мышь. Если вы начинаете чувствовать какое-либо напряжение, попробуйте растянуть эту часть тела.

Как следить за своей осанкой

Попробуйте это упражнение, чтобы улучшить свою рабочую осанку.

Это упражнение является составной частью Техники Александера, способа научиться избавляться от вредного напряжения в теле. По словам Линдси Ньюиттер, владельца полиции осанки в Нью-Йорке, этот метод предупреждает о практике, называемой «достижением цели», когда люди пытаются забежать вперед и упустить из виду настоящее. Когда вы видите людей, сгорбившихся перед своими экранами, скорее всего, они выигрывают. Хорошая осанка позволяет вам выполнять свою работу в настоящий момент и, следовательно, выполнять ее более эффективно.

Подробнее о вашем теле и продуктивности

Распространенные мифы о продуктивности

Вот правда, скрывающаяся за распространенными заблуждениями об умной работе.

Миф: Люди, которые хорошо справляются с многозадачностью, делают больше.

Факт: Многозадачность — это иллюзия. Исследования показывают, что люди делают больше, если концентрируются на одной задаче за раз. Частое переключение между задачами или уверенность в том, что вы на самом деле делаете более одного дела одновременно, на самом деле замедляют вашу работу.

Миф: Важно, чтобы к концу дня во входящих не было ни одного письма.

Факт: Цель «ноль входящих» работает для одних людей, но не для других. Ключом к управлению электронной почтой является определение определенного времени дня для ее чтения и ответа на нее, чтобы различать электронные письма, которые можно обработать быстро, и те, которые требуют больше времени, а также научиться использовать все функции вашего почтового программного обеспечения (папки). , фильтры и архивы) наиболее удобным для вас способом.

Миф: Во время работы лучше стоять.

Факт: Лучше менять положение в течение дня, выполняя обычный цикл сидения, стояния и движения. Среди прочего, это разнообразие помогает приливать больше крови к вашему мозгу, улучшая ваше познание и, следовательно, вашу производительность.

Миф: Чем больше часов вы работаете, тем больше успеваете.

Факт: В течение рабочего дня важно делать перерывы. Даже пятиминутная прогулка по офису поднимет настроение, не повлияв на способность сосредоточиться. Достаточный отдых и сон могут принести вам больше пользы, чем долгая работа.