Форматы документов: Формат электронного документа | Глоссарий ПитерСофт

Формат электронных документов — Контур.Диадок — СКБ Контур

Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна. 

Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.

В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой

Оставить заявку

Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.  

Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО. 

Счет-фактура

В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.

Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.

Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.

Корректировочный счет-фактура

В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.

Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Товарная накладная

С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.

Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30. 11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Универсальный корректировочный документ (УКД)

В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.

Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами

Подключиться

Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:

  • 63-ФЗ от 06.04.2011. Приравнивает электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажным с подписью и печатью, которые поставлены вручную.
  • 149-ФЗ от 27.07.2006. Ставит в один ряд обмен документами и электронными сообщениями, если те заверены КЭП. 
  • 402-ФЗ от 06.12.2011. Позволяет составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде.
  • Статья 169 ч. 2 НК РФ. Позволяет составлять и подписывать счета-фактуры в электронном виде.
  • Статья 160 п. 2 и 434 п. 2 ГК РФ. Разрешают подписание и оформление документов в электронном виде.

Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.

В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?

При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.

Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:

  1. Распечатать документ.
  2. Подписать его у руководителя и поставить печать организации.
  3. Отсканировать документ и сохранить его в формате jpg, png, pdf или tiff.

Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.

Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?

Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой. 

Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?

В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.

Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.

Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. 

Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?

В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.

Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату. 

Поможем организовать работу с формализованными документами

Подключиться

Форматы файлов офисных пакетов — Академия специальных курсов по информационным технологиям

Общая ситуация с форматами файлов офисных пакетов

Форматы файлов и их неполная совместимость — это самая больная тема, связанная с офисными пакетами. Очень многие, если не большинство проблем пользователей выглядят примерно так: «Мне пришел тут файл, а он показывается неправильно! Что делать?»

Вначале разберемся с ситуацией.

Будем считать, что исторически первыми распространенными форматами документов Office были проприетарные форматы Microsoft: DOC для Word, XLS для Excel, PPT для PowerPoint (не будем углубляться в то, что было раньше). Для простоты будем называть их форматами Office 2003.

Форматы Office 2003 были не совсем удобны по нескольким причинам:

  • это — проприетарные форматы, защищенные патентами Microsoft. Соответственно, при создании своего приложения, которое использовало бы эти форматы, вполне могли возникнуть юридические проблемы;
  • сложность и слабая документированность этих форматов. В DOC и XLS предусмотрена своя файловая система, и каждая новая версия Office добавляла новые компоненты в формат, которые Microsoft документировать не спешила. Кроме того, в этом формате были реализованы явно неудачные решения, такие, как технология «Fast Save» из Office 2003, которая приводила к неконтролируемому распуханию файлов;
  • привязка к конкретным приложениям (то есть Word, Excel и PowerPoint): в DOC/XLS/PPT встречались прямые привязки к структурам соответствующих приложений Microsoft;
  • неполная обратная совместимость: если вы создали файл в Office 2003, то совершенно необязательно, что Office 97 его отобразит правильно.
    Поэтому как только на предприятии у части сотрудников появлялась новая версия Office, приходилось обновлять Office у всех остальных.

Фактически форматы XLS/DOC/PPT стали эффективным средством борьбы против конкурентов Microsoft Office.

Как ответ на проблему, компанией Sun Microsystems (которая владела OpenOffice) при поддержке консорциума OASIS (IBM, Novell, Oracle и другие) в начале 2000-х годов был разработан открытый стандарт OpenDocument (ODT/ODS/ODP и прочие форматы файлов). В 2006 году он был принят как стандарт ISO/IEC 26300, в 2010 году он был принят как стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300—2010, а также был утвержден в качестве государственного стандарта несколькими десятками стран (включая весь Европейский Союз).

Формат OpenDocument оказался очень удачным по сравнению с Office 2003. Физически документ OpenDocument — это ZIP-архив, в котором лежат файлы XML и некоторые двоичные файлы (например, изображения). Структура проста, прозрачна и за счет ZIP-сжатия экономит много места на диске по сравнению с DOC/XLS/PPT.

Microsoft осознал происходящее и создал свой «аналог» OpenDocument — формат Office Open XML (сокращенно OOXML), который сейчас используется для DOCX, XLSX, PPTX и т. п. (с некоторыми оговорками, но о них ниже). Структурно формат оказался похожим на OpenDocument: файлы OOXML представляют из себя ZIP-архив, в который упакованы файлы XML и двоичные файлы.

А дальше Microsoft с большими скандалами и не с первого раза продвинул свой формат в виде стандарта ISO 29500:2008. При этом организация ISO пришлось наступить на горло собственным принципам, согласно которым не рекомендуется на одну и ту же сущность (в данном случае форматы офисных файлов) иметь два конкурирующих стандарта. Про прочие мелочи, такие, как наличие у Microsoft патентов США на форматы OOXML и возможность юридического преследования любой организации, которая, по мнению Microsoft, нарушит условия лицензионного соглашения, просто промолчим: политика есть политика.

Заметим также, что, вообще говоря, документы современных версий Microsoft Office не соответствуют собственному стандарту Microsoft OOXML. Microsoft поделила формат на две части: «strict» (строгий OOXML) и «transitional» (переходный). Переходный формат отличается тем, что в нем есть множество XML-тегов, которые не соответствуют стандарту (Microsoft объясняет, что они необходимы для обратной совместимости). Как работают с этим тегами приложения Microsoft Office — знает только Microsoft. Вы можете сохранить документ Office в строгом соответствии со стандартом ISO 29500 на OOXML, но для этого придется выбрать специальный формат файла (см. рис.)

Сохранение документа в формате strict OOXML

Как вы, наверное, догадываетесь, все приложения Microsoft Office по умолчанию сохраняют документы в нестандартном transitional формате, но формально DOCX/XLSX/PPTX стандартизированы.

Поддержка форматов файлов

Таким образом, в настоящее время на рынке фактически осталось три формата офисных документов:

  1. Исторический формат Office 97-2003 (DOC, XLS, PPT)
  2. Формат Open Document (ODT, ODS, ODP), поддерживаемый ISO, ГОСТ и государственными органами самых разных стран, включая Россию и Евросоюз
  3. Формат Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX), который формально стандартизирован, но реально приложения Microsoft сохраняют документы не в соответствии с разработанным ими же стандартом ISO.

Практически все офисные пакеты поддерживают сохранение документов во всех трех форматах. Но разница в том, какой формат является для офисного пакета родным (native). С файлом в родном формате по понятным причинам работа происходит намного быстрее и эффективнее. При открытии файла в неродном формате этот файл вначале переконвертируется в родной формат, а при сохранении происходит обратное действие, что требует дополнительного расхода ресурсов. Кроме того, в «неродных форматах» чаще всего поддерживается не весь функционал.

Форматы OpenDocument (ODT, ODS, ODP) являются родными только для LibreOffice/OpenOffice (из распространенных офисных пакетов). Соответственно, с документами по ГОСТ наиболее эффективно будет работать LibreOffice.

Для всех остальных распространенных офисных пакетов, которые здесь рассматриваются (Microsoft Office, WPS Office, OnlyOffice/Р7 Офис, Мой Офис) родными форматами являются форматы Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX). Сразу оговоримся, что реально для Microsoft Office родным является его внутренний двоичный формат (в Excel его можно увидеть, если сохранить книгу в формате XLSB), и этот формат наиболее эффективен, но про эти тонкости расскажем чуть позже.

Для Р7 Офис и Мой Офис, которые продвигаются по программе импортозамещения, выбор в качестве родного формата спорного майкрософтовского OOXML вместо ГОСТовского и технически более удачного и стандартизированного OpenDocument представляется достаточно спорным решением. Разработчики обосновывают это тем, что в организациях накоплен большой объем документов в форматах DOCX/XLSX, и для более быстрой работы с ними и был сделан такой выбор. Тут решать им, но рано или поздно отвязываться от форматов Microsoft, на мой взгляд, все-таки придется.

 

Топ 8 форматов файлов документов

Не знаете, как выбрать подходящий и совместимый формат файла документа? Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством, чтобы понять их применимость, а также плюсы и минусы каждого из них. Кроме того, мы рассмотрим приложения, которые могут открывать файлы с разными расширениями.


PDF

Portable Document Format (PDF) разработан Adobe и стандартизирован во всем мире.

Этот тип документа используется для представления документов с текстом, графикой, интерактивными ссылками, аудио- и видеофайлами и т. д.

Источник изображения: Adobe

Следующие преимущества делают PDF наиболее популярным для электронного документооборота:

  • PDF можно открыть в любом веб-браузере — специальное программное обеспечение не требуется
  • Безопасность (водяные знаки, пароли, цифровые подписи и т. д.)
  • Подлинность графики
  • Разнообразное содержимое, включая 3D-модели и интерактивные поля
  • Сжатие без потери качества

PDF разработан с учетом высочайшего уровня защиты содержимого. Однако есть несколько способов бесплатно отредактировать содержимое вашего документа. Узнать как конвертировать PDF в DOCX .

Как открыть PDF : Adobe Acrobat, ABBYY FineReader, Preview, ONLYOFFICE Docs, Chrome (или любой другой браузер)

DOCX

предшественник ДОК. Этот тип файла, разработанный Microsoft, предоставляет больше возможностей для редактирования документа, чем PDF.

Работать с содержимым DOCX можно с помощью традиционных офисных инструментов, сторонних надстроек и макросов. DOCX — хороший выбор, если вы хотите:

  • Делитесь текстовыми документами с кем-либо
  • Скопируйте и отредактируйте содержимое
  • Распечатка текстовых файлов
  • Делайте простые заметки

DOCX не так богат функциями защиты содержимого, как PDF. Узнайте , как конвертировать DOCX в PDF .

Как открыть DOCX : ONLYOFFICE Docs, Microsoft Word, Google Docs, Pages, WPS Office

OFORM и DOCXF

OFORM и DOCXF — собственные форматы, разработанные ONLYOFFICE и доступные для заполнения. С помощью этих расширений вы можете хранить шаблоны вместо того, чтобы создавать подобные документы с нуля. Кроме того, есть бесплатная библиотека OFORM с многочисленными шаблонами для автоматизированного документооборота.

OFORM позволяет заполнять форму, тогда как DOCXF можно редактировать, добавляя новые элементы (поля, поля, кнопки и т. д.).

Форматы в настоящее время поддерживаются только ONLYOFFICE Docs. Узнайте больше об OFORM и DOCXF .

Как открыть OFORM и DOCXF : ONLYOFFICE Docs

XLSX

XLSX — собственный формат электронных таблиц Microsoft Excel, универсальный инструмент для профессионалов, работающих в различных отраслях. Бухгалтерский учет, маркетинг, анализ данных или ежемесячный бюджет — электронные таблицы могут быть полезны буквально в любой задаче.

Функции в ячейках вычисляются на основе операндов и заданных условий. Эта часть электронных таблиц XLSX поначалу может показаться сложной. Но даже при наличии базовых знаний файлы XLSX являются чуть ли не самым мощным и настраиваемым инструментом для автоматизации вашей повседневной жизни. У нас есть несколько быстрых советов по электронным таблицам в TikTok.

Как открыть XLSX : ONLYOFFICE Docs, Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers, WPS Office

PPTX

PPTX знаком всем, кто работает с презентациями и слайдами. Этот формат документа позволяет создавать яркие слайд-шоу с текстом, объектами, эффектами и переходами, анимацией. Презентации PPTX подготовлены для школьных занятий, портфолио продуктов, публичных выступлений.

Слайды — лучший способ визуализировать свои мысли и идеи. Большинство людей лучше запоминают полученную информацию, когда слышат и видят ее одновременно.

Как открыть PPTX : ONLYOFFICE Docs, Microsoft PowerPoint, Google Slides, Keynote, WPS Office

HTML

Язык гипертекстовой разметки (HTML) — это форматы, которые включают в себя текст и теги и размещение каждого фрагмента контента на веб-странице. Все, что вы видите в нашем блоге, разработано с использованием HTML — пробелы, кнопки, изображения и т. д.

Файлы HTML доступны из любого браузера, независимо от используемой операционной системы. Их содержимое можно посмотреть даже в простом блокноте.

Источник изображения: W3schools

При наличии достаточных навыков веб-программисты могут создать черновик страницы в формате DOCX и преобразовать его в HTML . Кроме того, файлы HTML могут содержать другие типы документов — см. , как встроить DOCX в HTML .

Как открыть HTML : Atom, Sublime Text, Блокнот, любой веб-браузер

ODT

OpenDocument Text (ODT) — это формат файла документа с открытым исходным кодом. Таким образом, у вас будет доступ к содержимому, хранящемуся в этом типе файлов, даже в случае юридических изменений. Редакторы, работающие с ODT, предлагают аналогичный набор инструментов для форматирования.

Однако ODT не так широко поддерживается, как DOCX или PDF. Когда вы отправляете такой документ кому-либо, убедитесь, что у него есть подходящее программное обеспечение для его открытия. В противном случае могут возникнуть искажения содержимого или получатели не смогут получить доступ к файлу.

Как открыть ODT : LibreOffice, ONLYOFFICE Docs, OpenOffice Writer

Какой формат документа лучше всего?

Вышеупомянутые форматы документов являются наиболее популярными. Однако универсального расширения, подходящего для каждого случая, не существует. Любой формат файла документа имеет свои сильные и слабые стороны:

  • PDF — безопасный стандарт
  • DOCX доступен для редактирования и широко известен
  • OFORM и DOCXF подходят для заполняемых форм
  • XLSX создает электронные таблицы
  • PPTX создает презентации
  • HTML подходит для создания веб-страниц
  • ODT с открытым исходным кодом

Ваш выбор полностью зависит от задач, которые вы хотите выполнять с помощью документа. Если вы хотите преобразовать документ в другой формат, воспользуйтесь нашим онлайн-конвертером.

ПРЕОБРАЗОВАТЬ СЕЙЧАС

Сервис бесплатный и поддерживает самые популярные форматы файлов документов.

Поддерживаемые форматы документов|Aspose.Words для .NET

Содержание

[ Скрывать ]

Дополнительные сведения о каждом формате файлов см. в вики по форматам файлов.

В следующей таблице указаны форматы входных и выходных файлов, поддерживаемые Aspose.Words для .NET:

Формат
Формат Описание Загрузка Сохранить Замечания
ДОК Microsoft Word 97 — документ 2007 г.  
ТОЧКА Шаблон Microsoft Word 97 — 2007.  
DocPreWord60 Документ имеет формат Word 6 или Word 95.    
DOCX Документ Office Open XML WordprocessingML (без макросов).  
ДОКМ Документ Office Open XML WordprocessingML с поддержкой макросов.  
ДОТКС Шаблон Office Open XML WordprocessingML (без макросов).  
ДОТМ Шаблон Office Open XML WordprocessingML с поддержкой макросов.  
FlatOpc Office Open XML WordprocessingML хранится в простом XML-файле, а не в ZIP-архиве.  
ФлэтОпкМакроэнаблед Office Open XML WordprocessingML с поддержкой макросов Документ хранится в плоском XML-файле, а не в ZIP-архиве.  
FlatOpcTemplate Шаблон Office Open XML WordprocessingML (без макросов), хранящийся в плоском XML-файле, а не в ZIP-архиве.  
FlatOpcTemplateMacroEnabled Шаблон Office Open XML WordprocessingML с поддержкой макросов, хранящийся в плоском XML-файле, а не в ZIP-архиве.  
XML XML-документ.  
RTF в формате RTF.  
WordML Формат Microsoft Word 2003 WordprocessingML.  
HTML Формат HTML или XHTML.  
MHTML Формат MHTML (веб-архив).  
МОБИ MOBI — это формат электронных книг, используемый MobiPocket Reader и Amazon Kindle Reader.  
AZW3 AZW3 — это формат электронных книг, используемый ридерами Amazon Kindle.  
ЧМ CHM (скомпилированная HTML-справка).    
ОДТ Текстовый документ ODF.  
ОТТ Шаблон текстового документа ODF.  
ТХТ Обычный текст.  
МД Документ уценки.  
ПДФ Сохраняет документ в формате PDF (Adobe Portable Document).  
ЭПС Сохраняет документ в формате XPS (XML Paper Specification).    
Ксамлфиксед Сохраняет документ в формате Extensible Application Markup Language (XAML) как фиксированный документ.    
СВГ Сохраняет документ в формате SVG (масштабируемая векторная графика).    
HtmlFixed Сохраняет документ в формате HTML, используя абсолютно позиционированные элементы.    
OpenXps Сохраняет документ в формате OpenXPS (Ecma-388).    
ПС Сохраняет документ в формате PS (PostScript).    
ПКЛ Сохраняет документ в формате PCL (язык управления принтером).    
EPUB Сохраняет документ в формате IDPF EPUB.  
XamlFlow Сохраняет документ в формате Extensible Application Markup Language (XAML) в виде потокового документа.    
Ксамлфлупак Сохраняет документ в формате пакета Extensible Application Markup Language (XAML) в виде потокового документа.    
ТИФФ Визуализирует страницу или страницы документа и сохраняет их в одностраничный или многостраничный файл TIFF.    
PNG Визуализирует страницу документа и сохраняет ее как файл PNG.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

2024 © Все права защищены.